Организация сбыта строительных материалов в системе маркетинга предприятия и ее совершенствование ( на примере ОАО «Любанский КСМ»)

           Примечание – Источник: собственная разработка на основе данных предприятия.

 Специалисты по маркетингу и  сбыту для  выполнения стоящих перед ним обязанностей    обладают  инициативой  и  внутренней дисциплиной, поскольку они вырабатывают  для  себя  программу действий и выполняют ее. Они  хорошо знают  свой  ассортимент  товаров,  способны к  общению и  легко  усваивают  полученные  сведения, они представляют себе производственные  проблемы  потребителей  и возможности использования товаров или услуг предприятия  для  их  решения. Непрерывно собирают информацию и накапливать идеи, полезные  для  его клиентуры, независимо  от  возможности  получения  коммерческого  эффекта  в обмен на эти сведения, а также постоянно интересуются новыми видами  услуг для своих клиентов.

  Основными задачами отдела маркетинга и сбыта ОАО «Любанский КСМ» являются:

- обеспечение заказами предприятия  на производимую ОАО «Любанский  КСМ» продукцию, продукцию других  поставщиков, заключению договоров  на их поставку, оформление необходимой  для этого документации;

- учет документации, поступающей  от потребителей, контроль соответствия объемов и номенклатуры заказываемой продукции планам производства, действующим стандартам, техническим условиям и другим нормативным документам;

- разработка нормативов запасов  готовой продукции, стандартов предприятия по организации хранения, сбыта и транспортировки продукции, товаров;

- выполнение предприятием заказов, договоров, соблюдение установленных сроков поставок, номенклатуры, комплексности и качества продукции в соответствие с договорными обязательствами;

- определять потребность в подвижном железнодорожном составе, механизмах,

рабочей силе для своевременной отгрузки продукции, оформление соответствующей документации и заявки на подвижной железнодорожный состав;

- подготавливать необходимые справки, расчеты, обоснования и другие материалы для оформления договоров с железной дорогой, заказчиками и ответов на поступающие претензии железной дороги и потребителей, а также претензий к железной дороге и поставщикам при нарушении ими условий заключенных договоров;

- учет отгрузки продукции, расчетов с железной дорогой по оказанным услугам, выполнения условий договоров и заказов;

- своевременное оформление документации  для отправки готовой продукции;

- оформление транспортных, расчетных  и платежных документов на  отправляемые и получаемые по железной дороге грузы;

- контроль за соблюдением сроков  подачи, уборки и нахождения вагонов  под погрузкой-выгрузкой;

- сбор и обработка информации, необходимой для полного владения  положением об условиях транспортирования грузов по железной дороге, уровне тарифов, скидок(наценок) в направлениях поставок продукции предприятия;

- разработка стратегий и планов  маркетинга, сбыта в составе бизнес  планов предприятия;

- оформление отправляемых на  экспорт и поступающих в адрес  предприятия импортных грузов.

    Основными функциями отдела маркетинга и сбыта являются:

-организация выполнения плана  поставки продукции в точном  соответствии с заключенными договорами или документами, приравненными к ним, обеспечение своевременного и полного поступления платежей за отгруженную продукцию, т.е. в организации выполнения плана реализации продукции; - обеспечение производства заказами; своевременное заключение договоров с потребителями и контроль за строгим их выполнением по срокам, количеству и ассортименту поставляемой продукции;

- планирование и регулирование  запасов готовой продукции на  предприятии, контроль за их комплектным состоянием;

- осуществление оперативного учета  и статистической отчетности  по выполнению планов поставки и остаткам готовой продукции на складах предприятия.

Для выполнения функций и задач отдел сбыта взаимодействует с другими подразделениями, которые представлены на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3- Схема взаимосвязей отдела маркетинга и сбыта с другими подразделениями.

Примечание - Источник: Собственная разработка.

 

1. Производственный  отдел. Получает: отчеты о выполнении производственных заданий по объему производства продукции, качеству, заданной номенклатуре (ассортименту); готовой продукции по утвержденной номенклатуре; отчеты о выявлении и устранении обстоятельств, повлекших выпуск брака и несвоевременность сдачи готовой продукции на склад; документацию о сдаче готовой продукции на склад; планы производства продукции и сведения о вносимых изменениях; сведения о мерах, принятых по предупреждению и устранению нарушений хода производственного процесса; сведения о нормах заделов на участках и в цехах и их соблюдении. Предоставляет: план поставок продукции; предложения по изменению сроков и графиков передачи продукции на склад готовой продукции; копий претензий к качеству продукции, направленных контрагентами; сведения об отгрузке продукции; перечень продукции, в сдаче которой допущено отставание от графиков; данные об общем количестве поставленной продукции согласно номенклатуре, предусмотренной заключенными договорами; сведений об отгрузке продукции; бланки заказа на производство.

         2.Технический отдел. Получает: извещения о технологических изменениях, внесенных в выпускаемую продукцию, ее упаковку; проекты введения новых технологий; условия упаковки, погрузочно-разгрузочных работ. Предоставляет: предложения по увеличению объемов производства продукции, пользующейся наибольшим спросом, и по запуску в производство новых видов продукции; информацию о рекламациях к качеству продукции; информацию о объемах реализации продукции по отдельным позициям товарной номенклатуры.

       3. Транспортный участок. Получает: отчеты о передаче товаров покупателям или сдаче сторонним организациям перевозчиками; транспортно-экспедиционную документацию с отметками о передаче и приеме продукции покупателями; отчеты о выполнении планов по погрузке и выгрузке, централизованному вывозу продукции. Предоставляет: планы поставки продукции по заключенным договорам и планов отгрузки; заявки на подачу транспортных средств; инструкции и требования к перевозке продукции различными видами транспорта.

4.Финансово-экономический отдел. Получает: планы реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг) на месяц, квартал, год; планы производства для заключения договоров с контрагентами; утвержденные цены на продукцию (работы, услуги). Предоставляет: планы и графики отгрузки продукции; отчеты о выполнении планов по отгрузке покупателям готовой продукции; данные о состоянии запасов готовой продукции и их соответствии утвержденным нормативам; отчеты о выполнении графиков поставок и других условий договоров; ежемесячные планы сумм денежных средств, которые поступят на расчетный счет предприятия за поставленную продукцию, в разрезе покупателей.

5.Бухгалтерия. Получает: нормы запасов продукции на складах; информацию о дебиторской задолженности (еженедельно). Предоставляет: акты о списании продукции.

6.Юрисконсульт. Получает: результаты правовой экспертизы представленных для визирования договоров, приказов, распоряжений, инструкций; проекты договоров по реализации продукции; предложения по корректировке типовых хозяйственных договоров в зависимости от специфики отдельных контрагентов; заключения и ответы на предъявляемые контрагентами претензии и иски по поводу нарушений предприятием договорных обязательств; согласованные претензии и иски к контрагентам по поводу нарушения ими договорных обязательств; разъяснения действующего законодательства и порядка его применения; анализ изменений и дополнений гражданского законодательства. Предоставляет: приказы, распоряжения, инструкции для визирования и правовой экспертизы; согласованные условия договоров на поставку продукции; предъявленные контрагентами претензии и иски по поводу нарушения или неисполнения предприятием договорных обязательств; сведения о нарушениях контрагентами договорных обязательств, несоблюдении сроков поставок и оплаты поставленной продукции; заявки на поиск необходимых нормативно-правовых документов и на разъяснение действующего законодательства.

7.Отдел кадров. Получает: решения о поощрении работников; копии приказов о приеме, перемещении и увольнении работников; утвержденные графики отпусков; решения аттестационной комиссии. Предоставляет: заявки на поиск специалистов; характеристики на работников, привлекаемых к материальной и дисциплинарной ответственности; объяснительные записки от нарушителей трудовой и профессиональной дисциплины; предложения по составлению графика отпусков; предложения по обучению работников с целью повышения квалификации.

8.Отдел снабжения. Получает: информацию о возможности обеспечения сырьем и материалами планируемых объемов продаж и поступающих заказов. Предоставляет: информацию об необходимых сырье и материалах; планируемые объемы продаж на год, квартал, месяц; заявки на приобретение канцтоваров.

9.Склад готовой продукции. Получает: сведения о состоянии запасов продукции на складе по ассортименту и количеству; отчеты об отгруженной контрагентам продукции; данные о возврате продукции контрагентами. Предоставляет: распоряжения на отгрузку продукции по ассортименту и количеству; информацию о не выполненных заявках потребителей.

10.Административно-хозяйственный  отдел. Предоставляет: заявки на ремонт оборудования, помещений.

Рассмотрим организацию работы отдела маркетинга и  сбыта предприятия ОАО «Любанский КСМ» поподробнее.

  Раз в три месяца на совещании, в котором принимают участие коммерческий директор и  отдел маркетинга и сбыта на котором  разрабатывается план работы отдела  на следующий квартал.

  На этом совещании также анализируется работа отдела за прошедший квартал. При подведении итогов деятельности отдела маркетинга и сбыта предприятия происходит обсуждение следующих вопросов:

• сравнение количества строительных работ в текущем и прошедшем временных периодах;
• анализ клиентов предприятия;
• анализ условий продаж строительных услуг предприятия;
• качественные и количественные характеристики деятельности экономистов;
• выполнение или невыполнение отдельных пунктов плана деятельности отдела в прошедшем квартале, причины невыполнения.

    Непосредственно сбытовую деятельность экономистов по маркетингу и  сбыту можно разделить на две части:

1. «Пассивный» сбыт– работа  с клиентами, которые обратились  на предприятие. Потенциальные покупатели связываются с предприятием по телефону или лично посещают офис. Работа экономистов может состоит в следующем:

• консультация клиентов по стоимости продукции;
• ознакомление клиентов с условиями работы отдела, демонстрация каталога;
• выставление счетов потенциальным клиентам.

2. «Активный» сбыт– поиск и  привлечение новых клиентов. Активный  сбыт также происходит, как по  телефону, так и лично. Он включает  в себя следующие действия:

- поиск потенциальных клиентов с помощью телефона (телемаркетинг), справочников, средств массовой информации, методом опроса уже имеющихся клиентов;

- посещение возможных клиентов с раздачей прайс-листов, проспектов и каталогов;

- посещение специализированных строительных выставок  с раздачей рекламных материалов и сбором различной информации о конкурентах;

- участие в строительных выставках;

- рекламные выступления на строительных семинарах, съездах и конференциях.

 Планирование маркетинговой деятельности предприятия на ближайшие три месяца включает в себя следующее:

• разработка примерного плана рекламных мероприятий на рассматриваемый период и определение экономистов, ответственных за их проведение;
• выявление круга потенциальных клиентов и разработка плана действий на данном рынке;
• определение зоны компетенции и зоны ответственности экономистов при проведении различных сбытовых мероприятий;
• определение сроков проведения различных маркетинговых мероприятий;
• координация деятельности экономистов и коммерческого директора при участии в различных конкурсных торгах.

 К сожалению, составление сбытовых прогнозов на предприятии не практикуется, хотя при разработке плана действий отдела маркетинга и сбыта в какой-то мере учитывается состояние внутренней и внешней среды предприятия, а именно:

- экономическое положение в стране и Минской области;

- изменения в законодательстве РБ;

- деятельность конкурентов.

 Ежемесячно отдел маркетинга и сбыта ОАО «Любанский КСМ» предоставляет директору отчет о проделанной работе.

В отчете перечисляются сбытовые мероприятия, проведенные экономистами за прошедший месяц (отчет по выполненным работам), а также продажи  за месяц (отчет по контрактам). На основании этих отчетов производится сравнение запланированного и выполненного объема работ и происходит некоторая корректировка квартального плана сбытовой деятельности. Ежемесячные отчеты о проделанной работе – главный источник информации директора о деятельности экономистов по маркетингу и  сбыту.