Учет, анализ и аудит затрат на оплату труда работников предприятия

Задачей ИСЦ  вагонного  депо  является:

Разработка и внедрение вместе со службами и структурными подразделениями железной дороги подсистем и комплексов задач с применением математических методов, электронно-вычислительной техники на базе интегрированной обработки первичных документов. Внедрение комплексов задач  по  начисление  заработной  платы,  разработанных другими организациями для железных дорог Украины.

Планомерное и комплексное развитие материально-технической базы, программных средств вычислительной техники, математического и информационного обеспечения, обновление и совершенствование  вычислительной  техники.

Получение, накопление, обработка и сохранение информации, выдача и анализ результатов расчетов и отчетности  по заработной  плате , подготовка  отчетов и передача их в установленные термины соответствующим подразделениям Железной дороги, железным дорогам Украины, руководству Укрзализныци, другим структурам  в соответствии с законодательством  Украины.

Обеспечение надежной эксплуатации АСУ и комплексов задач в    Джанкойском вагонном депо, эффективного использования способов вычислительной техники и других технических средств, которые находятся на балансе.

Формирование и сопровождение информационного и программного фондов по АСУ, что эксплуатируются  в вагонном  депо.

Организация и осуществление   начисления    заработной  платы   во всех службах, структурных подразделениях вагонного  депо. Организация и руководство учетом   заработной  платы  на железной дороге в соответствии с   действующим  законодательством  Украины ,  действующими инструкциями и инструктивными указаниями Укрзализныци, Разработка предложений по дальнейшему усовершенствованию учета и отчетности данной  работы   по  вагонному  депо.

Разработка новых подходов к начислению  заработной  платы в связи со структурными и функциональными изменениями в работе железной дороги.

Своевременное внесение и доведение к подразделениям   вагонного  депо всех изменений в системе   начисления  заработной  платы, инструкций и методологических указаний по вопросам организации и ведение учета, отчетности и осуществление контроля правильности их применения  инструкций.

Контроль за состоянием заработной платы, ее учета и отчетности, обеспечение достоверности отчетных данных, разработка и осуществление мероприятий, которое выключают искривления отчетности и приписки. Организация комплексных ревизий состояния учетно-отчетной дисциплины в структурных подразделениях, службах, отделах  Джанкойского  вагонного  депо. 

Контроль за правильностью оформления табелей учета рабочего  времени всеми  работниками  предприятия.

Организация технического обслуживания способов вычислительной техники, которые находятся на балансе  вагонного  депо.

Поддержание в рабочем состоянии программных средств вычислительной техники, баз данных, нормативно-справочного фонда.

Организация обучение работников,  занимающихся  начислением  заработной платы в  вагонном  депо,  относительно практического использования вычислительной техники, повышение квалификации   данных работников.

Содержание в исправном состоянии способов вычислительной техники, вспомогательного оборудования.

Обеспечение защиты программных средств вычислительной техники, баз данных и другой информации от несанкционированного использования.

Применение прогрессивных форм организации оплаты и стимулирование труда, разработка и внедрение технически обоснованных норм и прогрессивных технологий.

Обеспечение режима секретности, конфиденциальности информации и сохранение коммерческой тайны.

Выдача  справок  работникам  вагонного  депо  по  их  заявлениям  с  разрешения  администрации  предприятия.

Просмотр с участием других служб железной дороги содержания и состава учетных и отчетных показателей, которые характеризуют работу   депо.

Подготовка совместно с другими службами и отделами предложений относительно усовершенствования форм оперативного  учета и отчетности заработной  платы на железной дороге.

Для автоматизированного решения комплекса задач из учета работы по заработной плате, используются такие:

-         сведения о разных видах оплат (DВ 1303);

-         листы временной нетрудоспособности (DВ 1306);

-         сведения других удержаний (DВ 1308).

Перечень и характеристика основных массивов, которые используются для дальнейших решений, а также исходных массивов на участке учета работы и заработной платы, приведены в таблице 2.2.

Таблица 2.4

Перечень и характеристика основных массивов

Массивы для дальнейших решений будут использоваться в следующих учетных циклах, а также для решения задач на сопредельных участках учета (скажем, массив удержаний МRРВ 307 будет использоваться на участке учета затрат на производство для формирования информации о себестоимости выпущенной продукции).

Массивы исходной информации, на основе которых формируются исходные машинограммы и видеограммы необходимые для:

-         контроля и анализа правильности начисления заработной платы, а также осуществления всех видов удержаний из нее, с помощью учетно-отчетных показателей;

-         подготовки управленческих решений, которые касаются данного участка учета;

-         подготовки данных, которые используются с целью подтверждения достоверности информации из учета работы и заработной платы.

Задача начисления зарплаты за первую половину месяца (ZВ 301) предусматривает автоматизированный расчет сумм заработной платы при индивидуальной и бригадной организации работы.

При решении этой задачи используют данные входных массивов МVХВ 301 (массив нарядов), МVХВ 302 (массив рапортов о выработке), которые создаются на основе информации рабочих нарядов (ф. DВ 1301) и рапортов о выработке (ф. DВ 1302). Непосредственно в расчете сумм сдельных заработков принимает участие справочный массив МРS 301 (справочник фамилий рабочих предприятия).

Вследствие выполнения расчетов формируется вспомогательная ведомость "Распечатка нарядов" (ф. DВ 2301), которая включает такие реквизиты: структурное подразделение, табельный номер, вид оплаты, нормированное время, сумма зарплаты.

При получении этого сведения создается массив сдельных заработков в разрезе табельных номеров (МRРВ 301), данные которого используются при начислении заработной платы рабочим за первую и вторую половину месяца.

Расчет аванса (задача ZВ 302) выполняется соответственно  по категории работника.

Порядок его выполнения с помощью ЭВМ предусматривает использование как входные данные информацию справочного массива МРS 301 (справочник фамилий рабочих предприятия), что содержит плановый аванс и массива МRРВ 301 (массив сдельных заработков). Кроме того, в общую сумму аванса по необходимости можно включать суммы таких заработков, которые рассчитываются вручную и содержатся в ведомости на разные оплаты (ф. DВ 1303). Эта информация вводится в ЭВМ перед началом расчета аванса, создавая входной массив МVХВ 303 (массив разных оплат).

Результаты расчетов фиксируются в платежном сведении на выдачу заработной платы за первую половину месяца (ф. DВ 2302). Реквизиты ведомости: порядковый номер, месяц, табельный номер, фамилия, имя, отчество, сумма к выдаче, подпись о получении.

Рассчитанные суммы аванса в разрезе табельных номеров записываются в массив МRРВ 302 (массив аванса), что сохраняется к завершению расчета заработной платы текущего месяца.

Процесс начисления заработной платы рабочим и служащим за месяц (код ZВ 303) можно условно поделить на такие комплексы взаимосвязанных расчетов:

-         начисления основной заработной платы рабочим-сдельщикам;

-         начисления основной заработной платы рабочим-почасовикам;

-         начисления дополнительной заработной платы;

-         расчеты других компенсационных и поощрительных выплат.

Организация процесса реализации расчетов основной, дополнительной зарплаты и других компенсационных и поощрительных выплат работникам повременщикам и сдельщикам предусматривает формирования таких входных массивов:

-         учету рабочего времени (МVХВ 304) - содержит данные из табеля учета использования рабочего времени (DВ 1304);

-         простоев (МVХВ 305) - содержит данные из листков  простоев (DВ 1305);

-         временной нетрудоспособности (МVХВ 306) - содержит данные из листков о временной нетрудоспособности (DВ 1306);

-         доплат (МVХВ 307) - содержит данные из листков на доплату (DВ 1307);

-         актов о браке (МVХВ 309) - содержит данные из актов о браке (DВ 1309).

На основании входных массивов осуществляется начисление заработной платы по разным видам оплат, а также определяется размер выплат за время выполнения государственных обязанностей и вычисляются разного рода доплаты. Кроме того, для начисления зарплаты сдельщикам используется массив сдельных заработков (МRРВ 301), что формируется вследствие решения задачи ZВ 301. Результатом машинного решения задачи ZВ 303 есть формирование и выдача таких исходных документов:

-         сведение выполнения норм выработки рабочими-сдельщиками (ф. DВ 2303) с такими реквизитами: табельный номер, фамилия, имя, отчество, профессия, вид оплаты, время нормированное, время фактическое, процент выполнения, сумма премии;

-         отчет о выплате помощей из социального страхования (ф. DВ 2304). Структура отчета: табельный номер, фамилия, имя, отчество, вид помощи, процент оплаты, сумма;

-         реестр больничных листков (ф. DВ 2305). Структура реестра: табельный номер, фамилия, имя, отчество, номер письма, количество часов, процент оплаты.

Фактически, исходящие документы DВ 2304 и DВ 2305 представляют собой отчеты о выплате помощи рабочим и служащим за дни их болезни, которые подтверждены листками нетрудоспособности.

Для обеспечения расчетов итоговых сумм заработной платы, принадлежащих рабочим и служащим, в составе информационного фонда комплекса задач учета работы и заработной платы формируются массивы:

-         доплат за отклонение от нормальных условий работы (МRРВ 303);

-         временной нетрудоспособности (МRРВ 304);

-         начислений (МRРВ 305),

-         простоев (МRРВ 306).

Они содержат сведения о начисленной основной и дополнительной заработной плате, другие поощрительные и компенсационные выплаты по каждому табельному номеру.

Формируется исходный массив МRVВ 301, который содержит данные о распределении сумм начисленной зарплаты. Эта информация необходимая участку учета затрат на производство для определения сумм заработной платы, которые включаются в производственную себестоимость продукции и сумм заработной платы, которые относятся к затратам отчетного периода. Связь с участком учета затрат на производство осуществляется через общесистемный массив МSVВ 702. Все виды начислений рабочим основных и вспомогательных цехов, а также служащим отображаются на дебете счетов:

15 "Капитальные инвестиции" — заработная плата работникам за выполненную работу, связанную с капитальными инвестициями;

23 "Производство" - заработная плата работникам, занятым в производстве (основному, вспомогательному и т.п.);

24 "Брак в производстве" - заработная плата работникам предприятия, которые выполняли работы по устранению брака или гарантийный ремонт в объеме, который превышает норму;

91 "Общепроизводственные затраты" - зарплата работникам, связанным с организацией производства и управлением цехами, участками, отделениями, бригадами и другими подразделами основного и вспомогательного производства, а также с удержанием и эксплуатацией машин и оборудования;

92 "Административные затраты" - заработная плата работникам административно-управленческого персонала, связанного с управлением и обслуживанием предприятия;

93 "Затраты на сбыт" - заработная плата работникам за выполненные ими работы, которые связаны со сбытом продукции, товаров, работ или услуг предприятия;

94 "Другие затраты операционной деятельности" - заработная плата работникам за выполненные ими работы, которые относятся к другим затратам операционной деятельности;

99 "Чрезвычайные затраты" - заработная плата работникам за выполненные ими работы, которые связаны с предотвращением или ликвидацией последствий чрезвычайных событий;