Ревизия расчетов с подотчетными лцами

Подотчетные лица – физические лица, которым выданы наличные деньги, а также другие ценности, обязанные представить отчет об их использовании.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выданные работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и расходы по командировкам.

Наличные деньги выдаются под отчет по расходным кассовым ордерам и только при условии полного отчета по ранее полученным суммам [Приложение Ж].

Ревизор  должен проследить, все ли необходимые подписи поставлены на расходном документе. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером (или лицами на это уполномоченными). Ревизору важно обратить внимание кассира на то, что отсутствие подписи получателя в этих документах расценивается как недостача денежных средств в кассе.

Ревизору также необходимо проверить, не производится ли выдача наличных средств работникам, не указанным в приказе о порядке выдачи подотчётных сумм.

Важным этапом проверки является установление своевременности возврата неиспользованных подотчетных сумм. Лица, получившие деньги на хозяйственные нужды, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу остаток неиспользованной суммы. В авансовом отчете указывается ФИО подотчетного лица, его должность, дата составления отчета, наименование  материальных ценностей, приобретенных им, их количество, сумма.

Неизрасходованные и своевременно не возвращенные подотчетные суммы должны быть удержаны по расчетно-платежной ведомости в бесспорном порядке не позднее 30-дневного периода со дня окончания срока их возвращения.

Ревизору следует выяснить, не числятся ли подотчётные суммы за уже уволенными работниками, а также: принимает ли бухгалтерия авансовые отчёты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах,   подтверждающих расходование подотчётных средств.

Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу. Здесь ревизору следует проследить, была ли при дебетовом сальдо по конкретному работнику на начало месяца выдача ему наличных денег из кассы раньше, чем составлен первый авансовый отчёт за этот месяц. Это нарушение можно увидеть в журнале-ордере или в авансовом отчёте.

Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается. Предприятия часто пренебрегают этим пунктом, в частности, нередко можно увидеть в журнале-ордере или в главной книге проводку  Дт 71-Кт 71. Ревизору следует обратить внимание на фамилию лица, указываемого как «плательщик» в квитанции к приходному ордеру [Приложение З], подтверждающему факт оплаты при закупке ТМЦ подотчётным лицом. Зачастую эта фамилия не совпадает с фамилией подотчётного лица, составившего авансовый отчёт.

Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы  в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса.

Также важно проверить наличие и достоверность документов, приложенных к авансовым отчетам. К документам, подтверждающим факт приобретения (поступления, изготовления, выполнения) продукции, товаров, работ, услуг, относятся: кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру формы № КО-1 с приложением к ним копии товарного чека, квитанции к отрывному талону формы № 20-ФС, квитанция формы № КВ-1, другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами [ 23, стр. 127].

Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем организации.

В бухгалтерском учёте приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам отражается проводками:

Дт 10                                                Кт 71 – на сумму оприходованных материалов;

Дт 20,23,25,26,29…               Кт 71 – на сумму произведённых работником по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов.

Все подотчётные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчёта работника с приложением подтверждающих расходы документов.

В РУПТП «Оршанский льнокомбинат» оплата административно-хозяйственных расходов осуществляется не через кассу предприятия, а с использование личных пластиковых карточек работников. При  этом работнику аванс не выдается, а он использует свои личные денежные средства. Затем после предоставления авансового отчета предприятие возмещает работнику произведенные расходы путем зачисления их на карт-счет работника.

2.3 Проверка правильности ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов по подотчетным суммам в РУПТП «Оршанский льнокомбинат» осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражается дебиторская задолженность работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная под отчет.

Синтетический и аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в машинограмме «Анализ счёта 71», в которой отражаются выданный аванс и возврат задолженности подотчетному лицу. В машинограмме на основании авансового отчета и приложенных к нему документов приводятся фактические расходы за счет выданного аванса, а также возврат неиспользованного аванса в кассу предприятия. Такие записи позволяют контролировать состояние расчетов по каждому подотчетному лицу.

На предприятии к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» открыты следующие субсчета:

71-1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях».

На предприятии директором утвержден список работников предприятия, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги.

Так, например, 28.01.2011г. Зданович Е.Э. проходила медкомиссию. Ею был представлен авансовый отчет на сумму 11880 руб. К авансовому отчету приложен чек на аналогичную сумму оформленный должным образом.

12.02.2011г. Богуславским В.Е. была приобретена лопата снегоуборочная. В тот же день им был предоставлен авансовый отчет на сумму 20000 руб. К нему приложен кассовый и товарный чек. Приобретенный инвентарь оприходован на склад.

05.03.2011г. Трубицким Р.Э. находясь в командировке была приобретена литература на сумму 30900 руб. При возвращении из командировки он предоставил авансовый отчет с приложенными кассовым и товарным чеками.

Таким образом, все авансовые отчеты с приложенными оправдательными документами бухгалтерией были приняты и все произведенные работниками расходы возмещены в полном размере. В бухгалтерском учете за январь-март 2011г. были составлены следующие проводки, представленные в таблице 2.2.

Таблица 2.2 – Корреспонденция счетов по хозяйственно-операционным расходам

Окончание таблицы 2.2

Примечание – Источник: собственная разработка

Далее  рассмотрим правильность бухгалтерского учета командировочных расходов отдельно в пределах Республики Беларусь.

1. Командировка в пределах Республики Беларусь

а) водитель Шевцов В.М. командирован в г. Борисов, г. Минск на УП «Бумажная фабрика Гвоздика» и ООО «Гран система – С» соответственно с 22.06.2011г. по 24.06.2011г. на 3 дня. Авансовый отчет был предоставлен 27.06.2011г..

По этой командировке в бухгалтерском учете были составлены проводки, представленные в таблице 2.3.

Таблица 2.3  – Корреспонденция счетов по командировке в пределах РБ