Ревизия расчетов с подотчетными лцами

Примечание – Источник: собственная разработка.

Рассмотрим типичные ошибки, возникающие при проверки расчетов с подотчетными лицами, представленных в таблице 1.2.

Таблица 1.2 - Типичные ошибки возникающие при проверки расчетов с подотчетными лицами

Примечание - Источник: собственная разработка на основе исследования экономической литературы.

Ревизия  операций расчетов с персоналом по прочим операциям, как и расчеты с подотчетными лицами проверяют, как правило, сплошным способом.

При  проверке  расчетов  с  персоналом  по  прочим  операциям  особое внимание следует уделить проверке расчетов по возмещению материально ущерба, расчетов по мелким недостачам.

В процессе ее необходимо изучить причины возникновения такой задолженности и ее реальность. Практика показывает: что основными причинами недостач. Растрат и хищений являются: несоблюдение условий хранения товарно-материальных ценностей, отсутствие должного контроля и их сохранность, не своевременное и формальное проведение инвентаризаций,  проведенных за весь ревизуемый период. Правильности принятых по ним решений и отражения в бухгалтерском учете установленных отклонений.

Особенно тщательно нужно проверить расчеты по недостачам. Растратам и хищениям, выяснить причины их возникновения. Полностью ли отнесены на виновных лиц суммы недостач, соблюдались ли сроки и порядок рассмотрения случаев недостач, потерь, растрат.

Следует помнить, что выявление при инвентаризациях и других проверках расхождения фактического наличия ценностей по сравнению с данными бухгалтерского учета регулируется в следующем порядке.

Недостача ценностей в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства, сверх норм естественной убыли и потери от порчи ценностей относятся на виновных лиц. Если недостачи ценностей и потери были следствием злоупотреблений. Руководители предприятия, не позднее пяти дней со дня обнаружения недостач и хищений, должны направить дело в судебно-следственные органы и предъявить гражданский иск. Недостачи ценностей сверх норм естественной убыли и потери от порчи материалов и продукции в случаях, когда конкретные виновники недостач и порчи не установлены, организации списывает на издержки производства [ 3, стр. 239].

В дальнейшем следует проверить реальность задолженности по недостачам, растратам и хищениям. Для этого нужно установить правильности документального оформления инвентаризации (инвентаризационных описей, сличительных ведомостей, расписок материально ответственных лиц, протоколов заседаний инвентаризационных комиссий о регулировании отклонений, правильности расчета сумм, отнесенных на материально ответственного лица о погашении недостачи или решения суда).

В обязательном порядке проверяются полнота и своевременность взыскания сумм, числящихся на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Изучая причины. Вызвавшие недостачу, хищения и порчу материальных ценностей, следует установить, не требовало ли материально ответственное лицо принятие мер к обеспечению нормальных условий хранения, приемке и выдачи материальных ценностей.

При этом уточняется, какие меры были приняты предприятием по устранению и недопущению в дальнейшем недостатков в сохранности товарно-материальных ценностей, сырья, готовой продукции [ 7, стр. 207].

1.2 Составление плана и программы ревизии расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

Проведению ревизии в РУПТП «Оршанский льнокомбинат» предшествовала подготовительная работа в контролирующей организации, которая заключается в изучении нормативных актов, инструктивных материалов и отраслевых указаний, касающихся особенностей деятельности контролируемого объекта, его бухгалтерской и статистической отчет­ности, материалов предыдущей ревизии и тематических проверок, поступивших жалоб и другой текущей информации, характери­зующей финансовое состояние контролируемой организации. Подготовительная работа проводится в два этапа: в контролирующей организации, где составляется программа ревизии, и в проверяемой, где составляется рабочий план ревизии. Для главного ревизора-контролера  первый этап начинается после ознакомления его с содержанием приказа (предписания) о прове­дении ревизии. Для остальных специалистов отраслевых и функ­циональных отделов и управлений в контролирующем органе он начинается после сообщения о поручении им проведении ревизии в конкрет­ной организации.

Результаты работы, проведенной в подготовительный период в контролирующей организации, позволяют максимально отразить в составляемой программе ревизии  объем и зада­чи работы каждого исполнителя, обеспечить наиболее полное вы­полнение программы в установленный срок и предостеречь от распыления внимания на малозначительные вопросы. Составле­ние программы ревизии и взаимная увязка ее вопросов в целом возложены на ревизора. Следует отметить, что программа должна быть индивидуальной и зависеть от объекта и задач ревизии, опыта и квали­фикации ревизора. Программа подписывается руководителем контрольно-ревизионной службы и утверждается руководителем контролирующей организации. Один экземпляр программы оста­ется в делах контролирующей организации, второй вручается руководителю организации.

Руководитель группы на основании полученной программы ревизии составил рабочий план проведения ревизии. Он обеспечил более рациональное использование времени при проверке расчетов с подотчетными лицами и расчетов по прочим операциям в РУПТП «Оршанский льнокомбинат». В рабочем плане по проверке операций расчетов с подотчетными лицами и расчетов по прочим операциям указаны: объекты ревизии, объем работ, способ проверки, исполнители и сроки выполнения работ. Рабочий план  был уточнен  на месте ревизии с учетом предварительного изучения положения дел в РУПТП «Оршанский льнокомбинат», подписан главным ревизором и согласован, с руководителем РУПТП «Оршанский льнокомбинат».

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности: балансе предприятия (форма № 1) (стр. баланса 240 – прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 610 – краткосрочные кредиты и займы) [Приложение А]; отчете о движении денежных средств (форма № 4) [Приложение Б]; главной книге; журнале-ордере № 7 [Приложение В];, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

Взаимосвязь между регистрами бухгалтерского учета и проверяемыми первичными документами:

1. Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы предприятия, путем сличения данных ж/о № 1 [Приложение Г] и ж/о № 7 за каждый месяц.

2. Проверяется соответствие сальдо по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (ж/о № 7) и данных Главной книги за каждый месяц.

3. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу по ж/о № 7 с соответствующим итогом по ведомости к ж/о № 1.

4. Проверяется соответствие данных о выданных подотчетных суммах, отраженных в ж/о № 7 и ж/о № 1, данным за отчетный период по форме № 5 приложения к балансу.

5. Сопоставляются месячные обороты по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", отражающие расходы, отнесенные в дебет счетов 08, 10, 26, 41, 91, и т.п. с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.

6. Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах.

7. Проверяется соответствие аналитических данных ж/о № 7 (в разрезе подотчетных лиц) с представленными проверке авансовыми отчетами за конкретный период.

1.3 Обзор нормативных документов и экономической литературы по теме исследования

Историческое понятие «служебная командировка» в советском законодательстве было введено постановлением Совета Народных Комиссаров СССР от 19.06,1940г. № 1047 «Об оплате служебных командировок в пределах Союза ССР». С 1980г. порядок направления работников в командировки определялся Инструкцией о служебных командировках в пределах СССР, утвержденной постановлением Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 15.02.1980г. № 30. Согласно указанной Инструкции служебной командировкой признавалась «поездка работника по распоряжению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы». Данной темой исследования занимался ряд ученых экономистов, в том числе, Н.И. Ладутько [10, с. 99-110],   Г. М. Пупко [21, с. 182-221] и другие.

Так Е. Н. Ладутько отмечает, что  подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы [10, с. 100].

Служебной командировкой, по мнению А. П. Михалкевич признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Не считаются служебными командировка­ми служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной харак­тер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.

В учебнике под общей редакцией Н.С. Стражевой  определены задачи учета расчетов с подотчетными лицами, приведен порядок их синтетического и аналитического учета.

Г. М. Пупко раскрывает методику проведения ревизии  расчетов с подотчетными лицами, а так же с работниками по прочим операция.

В учебном комплексе В.А. Хмельницкого раскрыты цели, задачи, а также нормативно-правовые акты и инструктивные материалы, регулирующие вопросы ревизии расчетов по подотчетным суммам. В учебнике В.Н. Лемеш изложены цели, задачи, нормативные правовые акты, регулирующие объекты проверки, а также ход проведения ревизии. Кроме вышеназванных источников, при написании работы были также использованы учебные пособия А.Н. Сушкевич, И.И. Бочкаревой, А.И. Балдиновой, Р.Ф. Бутынец, Л.И. Ушвицкого, В.Ф. Палий и других авторов.

Правовое регулирование бухгалтерского учета и ревизии расчетов с подотчетными лицами можно представить в следующем иерархическом порядке.

Первый уровень: Законы Республики Беларусь и другие нормативные акты законодательной и исполнительной власти республики, устанавливающие единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета и ревизии.

К данному уровню относятся:

Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» 18 октября 1994 года №3321-ХII (с изменениями и дополнениями 26.12.2007 года №302-З) - определяет правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, устанавливает требования, предъявляемые к составлению и представлению бухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь [15].

Гражданский кодекс Республики Беларусь 7 декабря 1998 г. № 218-З (с изменениями и дополнениями 08.07.2008 № 366-З) определяет правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной деятельности, регулирует отношения между лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, или с их участием, договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения.