Т.В.Федосова 
Бухгалтерский учет 
Конспект лекций. Таганрог: ТТИ ЮФУ, 2007

Тема 9.   Учет расчетных и кредитных операций 

9.3. Учет расчетов  с подотчетными  лицами

Подотчетными  лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административные и командировочные расходы.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под  отчет производится на основании  приказа, заявления работника с  разрешительной визой руководителя и др.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы в  размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

В случае направления  в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ):

1.   расходы по проезду;

2.   расходы по найму жилого помещения;

3.   дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

4.   иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры  возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или приказами  организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров (норм), установленных Правительством РФ для  организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Выдача наличных денег под отчет на командировочные  расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых предприятием самостоятельно.

Нормы установлены  Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 г. N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых  за счет средств федерального бюджета":

а) расходов по найму  жилого помещения - в размере фактических  расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в  сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 рублей в сутки;

б) расходов на выплату  суточных - в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке;

в) расходов по проезду  к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос  на обязательное личное страхование  пассажиров на транспорте, оплату услуг  по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах  постельными принадлежностями) - в  размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами. При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере  минимальной стоимости проезда.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:   

Дебет           Счет 71      «Расчеты с подотчетными лицами»                Кредит

Командировочные расходы включаются в издержки производства и обращения в фактически произведенном  размере. Для целей налогообложения  затраты на командировки принимаются в пределах установленных норм. Командировочные расходы сверх норм увеличивают налогооблагаемую базу. НДС по сверхнормативным затратам в зачет бюджету не представляется, а списывается за счет собственных средств предприятия.

Суточные, выданные сверх норм, включаются в совокупный годовой доход подотчетного лица и облагаются налогом на доходы физических лиц. На выданные сверх норм суточные не начисляются страховые взносы по ЕСН.

Пример.  Инженеру Иванову И.И. выдано на командировочные расходы 1500 рублей, срок командировки 3 дня. Иванов И.И. представил квитанцию за проживание в гостинице (двое суток) – 600 рублей, железнодорожные билеты 450 рублей.

В авансовом  отчете Иванова И.И. отражено:

За проживание в гостинице (2 суток)  - 600 рублей без НДС

Проезд – 450 рублей с учетом НДС

Суточные за три дня  - 360 (3х120 руб.) по приказу директора

Всего: 1410 рублей.

Делаем расчет по авансовому отчету

·      За проживание в гостинице

Расходы за проживание в пределах норм 300 х2 =600 руб.,  расходов за проживание сверх норм   нет,

· По проезду

НДС= 450 х 18 / 118 =69 руб., расходы по проезду 450-69=381 руб.

· Суточные:

В пределах норм – 100 х 3 =300 руб, сверх норм – 360-300 =60 руб.

Отражаем перечисленные  операции на счетах:

Для целей налогообложения  принимается сумма в размере 1281 руб., а превышение расходов в сумме 60 рублей присоединяется к балансовой прибыли при расчете налога на прибыль.

Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу предприятия  не позднее 3-х дней по истечении  срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки. (1500-1410 = 90 рублей).

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны  предъявлять в бухгалтерию отчет  об израсходованных суммах с приложением  оправдательных документов, вернуть  неизрасходованные суммы или  получить из кассы перерасходованные  суммы.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. 

Учет расчетов с подотчетными лицами

Учет  расчетов с подотчетными лицами

Операции с подотчетными лицами имеют в управленческом учете  большое значение, поскольку согласно существующим стандартам бухгалтерского учета формируемая финансовая отчетность не дает представления о данном типе операций. Основной целью является учет всех операций, произведенных  подотчетным лицом с наличными  денежными средствами предприятия, а также оперативное получение  информации об остатках на соответствующих  счетах.

Учетная политика

Разнообразие операций с подотчетными лицами обуславливает  проведение как активных так и пассивных операций.

1. Выдача подотчетных средств  
   Предоставление подотчетному лицу денежных средств из кассы предприятия.  
   Корреспондируют два активных счета: 

3. Передача  подотчетных средств  
   Движение наличных денежных средств от одного подотчетного лица к другому.  
   Корреспонденция двух активных счетов: 

5. Возврат подотчетных средств  
   Пополнение кассы предприятия за счет средств, возвращаемых подотчетником.  
   Корреспонденция двух активных счетов: 

6. Если возврат  подотчетных средств осуществляется в валюте, отличной от выданной, то делается проводка, аналогичная возврату средств в той же валюте. При этом пересчитывается остаток средств, остающихся у подотчетного лица, в зависимости от внутреннего курса компании.
8. Обмен валюты подотчетным лицом.  
   В зависимости от соотношения внутреннего и внешнего курсов валют образуется положительная (в случае превышающего внешнего курса) или отрицательная (в случае превышающего внутреннего курса) курсовая разница. Операция описывается следующими проводками: 

10. Авансовый отчет.  
    Приобретение подотчетным лицом какого-либо актива. 
    Корреспондируют два активных счета:

12. Входящий  платеж.  
    Транзакция имеет место при получении подотчетным лицом средств, предназначенных предприятию. В данном случае при уменьшении дебиторской задолженности за счет получения денежных средств для кассы предприятия подотчетное лицо является посредником: