Учет расчетов с подотчетными лицами

      Подотчетными  лицами являются работники организации, которым выданы авансы на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.

      Выдача  наличных денег осуществляется по расходным  кассовым ордерам или расчетно-платежным  ведомостям. Список лиц, которым разрешается  получать денежные средства на эти  цели, утверждается руководителем организации.

      Срок  выдачи денежных средств определен  Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными  средствами в РБ (Постановление НБ РБ от 26.03.2003 г. № 57):

      - не более 3 рабочих дней –  на расходы в месте нахождения  организации;

      - не более 10 рабочих дней –  на расходы вне места расположения  организации;

      - до 3о рабочих дней – в сумме,  не превышающей размер одной  базовой величины.

      Отчет об израсходованных суммах предоставляется  подотчетными лицами не позднее 3 рабочих  дней по истечении срока, на который  они выданы. Неиспользованные денежные средства также в эти сроки  должны быть сданы в кассу.

      При использовании личных денежных средств  составляется авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней со дня приобретения ценностей.

      Подтверждающими факт покупки документами являются квитанция, кассовый чек.

      Инструкция  о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках  в пределах РБ утверждена Постановлением Министерства финансов РБ от 12.04.2000 г. № 35 (с учетом изменений).

      Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. При направлении работника в служебную командировку пишется приказ. Работнику выдается командировочное удостоверение по установленной форме. В командировочном удостоверении делаются отметки о дате прибытия и дате выбытия с места командировки.

      Днем  выбытия в служебную командировку считается день отправления транспортного  средства, а днем прибытия – день приезда указанного транспорта к  месту основной работы. При отправлении  транспорта до 24 часов (включительно) днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие  сутки.

      За  время служебной командировки за работником сохраняется место работы и заработная плата в течение  всего срока служебной командировки.

      При служебных командировках работнику  возмещаются следующие расходы:

      -по  проезду к месту служебной  командировки и обратно;

      -по  найму жилого помещения;

      -суточные;

      -иные  расходы с разрешения нанимателя.

      Порядок и размеры возмещения расходов при  служебных командировках определяется Правительством РБ.

      Аванс на командировочные расходы выдается в пределах сумм на проезд, проживание и суточных. Авансовый отчет по израсходованным суммам предоставляется в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки, а неизрасходованные суммы сдаются в кассу организации.

      К авансовому отчету прилагаются командировочное  удостоверение с отметками о  дне прибытия и дне выбытия  из места командировки, проездные  билеты, счета гостиниц,

отчет о выполненной  работе и другие подтверждающие расходы  документы.

      Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения РБ за границей, и гарантиях и  компенсациях при служебных командировках  за границу утверждено Постановлением Министерства труда РБ от 14.04.2000 г. № 55.

      Направление работника в служебную командировку производится на основании приказа  или приказа и приглашения  зарубежной фирмы. Работнику выдается задание по командировке, в котором  указываются вопросы, которые должны быть решены, план встреч и переговоров.

      Эти документы служат основанием для  расчета валютных средств при направлении работника в служебную командировку за границу.

      Аванс выдается на командировочные расходы  в иностранной валюте.

      При служебных командировках за границу  возмещаются следующие расходы:

      -по  проезду к месту служебной  командировки и обратно – согласно предоставленных проездных билетов;

      -суточные  – а) при проезде по территории  РБ – в белорусских рублях  по нормам, установленным по оплате  служебных командировок в пределах  РБ; б) при проезде и за время  пребывания на иностранной территории  – в иностранной валюте по  нормам, установленным для страны, в которую направлен работник  в командировку; в) день пересечения  границы при выезде из РБ  – по нормам, установленным для  страны, в которую командирован  работник; г) день пересечения  границы при возвращении в  РБ – в белорусских рублях  по нормам для служебных командировок  в пределах РБ.

      -по  найму жилого помещения –согласно представленных счетов гостиниц;

      -иные  расходы с разрешения нанимателя

      День  пересечения границы определяется по отметкам в паспорте. При командировке в страны СНГ день пересечения  границы определяется по проездным  билетам.

      При однодневных командировках суточные выплачиваются в размере 50 % установленной  нормы страны командирования.

      Если  принимаемая сторона принимает  на себя все расходы по командировке, то суточные не выплачиваются. При оплате принимаемой стороной питания суточные выплачиваются в размере 30 %, при  оплате завтраков – 70 % установленной  нормы страны командирования.

      К иным расходам относятся расходы  по получению заграничного паспорта, обмен валюты, медицинское страхование  и т.д.

      При командировании работника на автотранспорте возмещению подлежат расходы по заправке автомобиля, по уплате различных сборов, страхованию автомобиля и т.д.

В двухнедельный срок после возвращения из командировки командированное лицо предоставляет  письменный отчет от итогах командировки. В трехдневный срок после возвращения из командировки предоставляется авансовый отчет об использованной валюте, а оставшаяся валюта сдается в кассу. При несоблюдении сроков возврата неиспользованных денежных средств , выданных под отчет на командировочные и другие расходы – штраф в размере 10 % от суммы невозвращенного аванса.

      За  нецелевое использование валютных средств или не возврат их в  кассу – штраф до 10-ти кратного размера суммы этих средств. 

Для отражения операций по расчетам с подотчетными лицами используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету данного счета отражаются суммы выданных авансов на предстоящие  хозяйственные и командировочные  расходы, выданные суммы перерасхода  по авансовым отчетам. По кредиту  отражаются суммы согласно предоставленных авансовых отчетов и суммы, возвращенные в кассу как неиспользованные.

      Операции  по расчетам с подотчетными лицами ведутся в журнале-ордере 7-АПК. Это  комбинированный регистр с линейно-позиционным  способом записей. В нем совмещается  аналитический и синтетический  учет по счету 71. Основанием для записей  в журнал-ордер 7-АПК служат расходные  кассовые ордера, приходные кассовые ордера, авансовые отчеты.

      Записи  по кредиту счета 71 сверяют с данными  ведомостей 46-АПК, с производственными  отчетами, журналами-ордерами 1-АПК, 2-АПК и др.

      После сверки кредитовый оборот по счету 71 и  по дебету корреспондирующих счетов переносится в Главную книгу.