Учет расчетов с подотчетными лицами

Содержание

Введение                                                                                                       3

1 Законодательное  и нормативное регулирование  расчетов с подотчетными лицами                                                                                             5

2 Особенности выдачи наличных денежных средств под отчет             12

3  Оформление  и учет представительских расходов                               17

4 Оформление и учета расчетов с командированными работниками    24                                    

5 Организация учета  расчетов с подотчетными лицами  предприятия   35

Заключение                                                                                                  41

Список использованных источников                                                        43

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Учет расчетов с подотчетными лицами является важным элементом в системе бухгалтерского учета. 

Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Данные суммы выдаются во всех организация, они могут быть начислены на карточку или выдаваться наличными. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций. Помимо денежных средств работникам могут выдаваться под отчет банковские корпоративные карты для оплаты представительских, командировочных и некоторых других расходов. При сдаче отчетов о произведенных расходах подотчетные лица в этом случае в качестве оправдательных документов дополнительно обязаны представить сметы, квитанции электронных терминалов, квитанции банкоматов.

Исходя из этого, была выбрана тема курсовой работы «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

Проблемам бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами посвящены работы многих ученых и  специалистов: Верещаки В.В., Валова С.А., Еремеева О.Н, Колесникова Т.В., Сидоренко Е.Н., Сидоренко В.Б. Этими учеными внесен значительный вклад в области синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.

Цель курсовой работы – на основании нормативных  законодательных актов, научной  и специальной литературы изложить сущность, выдачу наличных денежных средств под отчет, оплата расходов на командировки.

Для достижения намеченной цели в работе поставлены и решены следующие задачи: 

дано, определение кто такие  подотчетные лица;

выявлено, кто  относится к списку подотчетных  лиц;

рассмотрены особенности  выдачи денежных средств под отчет;

установлен  четкий перечень представительских расходов;

рассмотрены особенности  документального оформления покупок  за наличный расчет;

Курсовая работа состоит из введение, пяти разделов, практической части и заключения.

Во введении обоснован выбор темы курсовой работы, ее актуальность, значимость, характеризуется объект и задачи исследования.

В первом разделе представлены: законодательное и нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами, в данной главе раскрыты какими нормами и правилами регламентированы расчеты с подотчетными лицами, а также выделены основные документы, регулирующие расчеты с подотчетными лицами.

Во  втором разделе рассмотрены особенности выдачи наличных денежных средств под отчет, документальное оформление покупок за наличный расчет.

В третьем разделе раскрыто, что относится к представительским расходам, установлен четкий перечень расходов, рассмотрены по каким документам учитываются представительские расходы организации.

В четвертом разделе изучены общие положения подотчетного лица, находящегося в командировке: когда и в каком размере выплачиваются суточные, каковы обязанности работодателя, какими бывают расходы на командировки.

В заключении сделаны резюмирующие выводы по всем разделам работы.

Работа состоит из пяти разделов, включает список источников из 13 наименований, изложена на 44 страницах машинописного текста.

 

1 Законодательное  и нормативное регулирование  расчетов с подотчетными лицами                                                                                     

 

Законодательство  не содержит определений понятий "подотчетное  лицо" и "подотчетные суммы". Однако из норм Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета следует, что подотчетные лица - это лица, с которыми у работодателя есть трудовые отношения, то есть сотрудники организации, которые получают денежные средства под отчет для последующих расходов на определенные цели в интересах выдавшей организации. Соответственно, денежные средства, выданные подотчетным лицам, называются подотчетными суммами [1].

Контроль расчетов с подотчетными лицами - это проверка полноты, достоверности и точности отражения в учете и отчетности расчетов за проверяемый период, а  также соблюдения законодательных  и нормативных документов, регулирующих правила ведения учета и составления отчетности.

Основные законодательные  и нормативные акты, используемые при расчетах с подотчетными лицами:

- Трудовой кодекс;

- Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"[3].

К основным документам, регулирующим учет расчетов с подотчетными лицами, относятся следующие:

1 Федеральный закон «О бухгалтерском  учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ.

В данном законе в статье №6 «Организация бухгалтерского учета в организациях» даны данные:

Ответственность за организацию бухгалтерского учета  в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций.

Руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы:

а) учредить бухгалтерскую  службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

б) ввести в штат должность бухгалтера;

в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

г) вести бухгалтерский  учет лично.

Принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета.

При этом утверждаются:

рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические  и аналитические счета, необходимые  для ведения бухгалтерского учета  в соответствии с требованиями своевременности  и полноты учета и отчетности;

формы первичных  учетных документов, применяемых  для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые  формы первичных учетных документов, а также формы документов для  внутренней бухгалтерской отчетности;

порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств;

правила документооборота и технология обработки учетной  информации;

порядок контроля за хозяйственными операциями, а также  другие решения, необходимые для  организации бухгалтерского учета

Принятая организацией учетная политика применяется последовательно из года в год. Изменение учетной политики может производиться в случаях изменения законодательства Российской Федерации или нормативных актов органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета или существенного изменения условий ее деятельности. В целях обеспечения сопоставимости данных бухгалтерского учета изменения учетной политики должны вводиться с начала финансового года.

2 План счетов бухгалтерского учета (Приказ МФРФ №94н от 31 октября 2000г.).

С 1 января 2001 г. в России действуют План счетов бухгалтерского учета, утвержденные приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н. С 1991 по 2000 г. в России действовал План счетов, утвержденный приказом Минфина СССР от 11 ноября 1991 г. N 56.

План счетов 2001 г. является единым и обязательным к применению в организациях всех отраслей народного хозяйства и видов деятельности (кроме банков и бюджетных учреждений) независимо от подчиненности, формы собственности, организационно-правовой формы, ведущих учет методом двойной записи.

На основании Плана счетов организации утверждают рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических счетов (включая субсчета).

Для учета специфических  операций организации могут по согласованию с Министерством финансов вводить при необходимости в План счетов дополнительные синтетические счета, используя свободные коды счетов.

Субсчета, предусмотренные  в Плане счетов, используются исходя из требований управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчетности. Организации могут уточнять содержание отдельных из них, а также вводить, исключать или объединять дополнительные субсчета.

Следует иметь в виду, что организация не обязана использовать все синтетические счета, приведенные в Плане счетов, - она выбирает те из них, которые ей действительно необходимы. Например, если организация выпускает один вид продукции или оказывает один вид услуг, то все расходы можно считать прямыми и в этом случае отпадает необходимость в использовании счетов 25 "Общепроизводственные расходы" и 26 "Общехозяйственные расходы".

Порядок ведения аналитического учета устанавливается организацией исходя из положений Инструкции по применению Плана счетов и нормативных актов по отдельным разделам учета (учета основных средств, материалов и т.п.).

Новые хозяйственные образования (например, малые предприятия) могут  пользоваться рабочими планами счетов, в которых существенно сокращается  количество применяемых счетов.

В едином Плане счетов счета сгруппированы в восемь разделов. Отдельно выделены забалансовые счета. Основой группировки счетов по разделам являются экономические особенности учитываемых объектов. В каждом разделе отражены экономически однородные виды имущества, обязательств и хозяйственных операций. Разделы расположены в определенной последовательности, в соответствии с характером участия имущества в его кругообороте: разделы со счетами имущества, необходимого для производственного процесса (раздел I "Внеоборотные активы", раздел II - "Производственные запасы"), затем разделы со счетами издержек производства, готовой продукции и товаров, денежных средств и расчетов (разделы III-VI). Таким образом, в первых шести разделах сгруппированы счета имущества и процессов в сферах производства и обращения. Имущество отражено по разделам по принципу ликвидности - от труднореализуемого к легкореализуемому. В последующих разделах (VII, VIII) отражены капитал и финансовые результаты организации[1].

3 Налоговый кодекс Российской  Федерации (гл.21,23,24,25)[1].

Перечисленные  главы Налогового кодекса РФ несут сведения о порядки исчисления и взимания налога: : гл. 21 "Налог на добавленную стоимость", гл. 23 "Налог на доходы физических лиц", гл. 24 "Единый социальный налог", гл. 25 "Налог на прибыль организаций".

Расчеты с подотчетными лицами предполагают соблюдение определенных норм и правил, которые регламентированы такими нормативными актами, как:

 ГК РФ;

 Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет";

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Для того чтобы  порядок выдачи денежных средств  под отчет в организации был  соблюден, необходимо выполнение следующих  условий:

наличие приказа руководителя организации, устанавливающего порядок выдачи работникам подотчетных сумм, который должен в том числе предусматривать:

круг лиц, имеющих  право на получение денег под  отчет;

размеры подотчетных  средств;

сроки их возврата или отчета об израсходовании;

соблюдение  правил выдачи средств под отчет  только сотрудникам, указанным в  приказе о порядке выдачи подотчетных  средств;

соблюдение  правил выдачи денежных средств под  отчет только лицам, отчитавшимся по ранее выданным авансам, и запрещение передачи полученных средств под отчет одним работником другому.

Выдача денег  любому другому физическому лицу, не состоящему с работодателем в  трудовых или гражданско-правовых отношениях, не придает выданной сумме статуса  подотчетных сумм. Эта выплата  регулируется гражданским законодательством, поскольку совершается не в рамках трудовых отношений.

Как правило, список подотчетных лиц, а также порядок  выдачи в организации наличных денег  под отчет устанавливает руководитель.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в каждой организации  или на предприятии. Они осуществляются при оплате:

запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров;

мелкого ремонта  оргтехники, транспортных средств;

расходов на командировки по территории РФ и за границу;