Учет расчетов с подотчетными лицами

представительских расходов.

Все эти хозяйственные  операции связаны с выдачей денежных средств под отчет из кассы  организации.

Стоит отметить, что при расходовании выданных под  отчет денежных средств на приобретение имущества (работ, услуг) сумма расчетов с другим юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем не должна превышать предельного размера расчетов наличными деньгами, устанавливаемого ЦБ РФ. В настоящее время в соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" расчеты наличными деньгами в РФ между юридическими лицами в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб.

Приобретение  материальных ценностей, принятие выполненных  работ и оказанных услуг подотчетным  лицом производятся от имени организации на основании выданной ему доверенности. Как определено п. 1 ст. 185 ГК РФ, доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати этой организации. После приобретения материальных ценностей подотчетным лицом они приходуются на склад. Первичные оправдательные документы должны быть оформлены на имя организации.  Не уверена нужен ли данный кусок в этом разделе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Особенности выдачи наличных денежных средств под отчет

 

При выдаче денежных средств под отчет бухгалтер  обязан проверить, имеет ли право работник на получение подотчетных средств, а также нет ли у него задолженности по подотчетным суммам. Согласно Порядку ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу, то есть при наличии задолженности бухгалтер не имеет права выдавать под отчет новые денежные суммы. Списание подотчетных денежных сумм с подотчетного лица производится на основании данных утвержденного авансового отчета. Таким образом, работник должен отчитаться по авансовому отчету и сдать остаток неизрасходованных денег в кассу. За данное правонарушение законодательно меры ответственности не предусмотрены, но при проверках это считается нарушением кассовой дисциплины.

Денежные средства выдаются под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителями организации. Срок, на который выдаются денежные средства под отчет, может  устанавливаться в зависимости  от каждого конкретного случая, либо для отдельных видов операций (например, при выдаче денег для осуществления каких-либо хозяйственных расходов) он может быть закреплен приказом или распоряжением руководителя (в том числе и в учетной политике учреждения).

Возможны два  варианта выдачи денег под отчет - наличный и безналичный. Наличные денежные средства выдаются из кассы организации по расходному кассовому ордеру. В последнее время становится все более популярным безналичный способ выдачи денег под отчет. Он особенно удобен в случае выдачи средств командированному лицу. При этом варианте деньги не выдаются, а перечисляются на карточный счет. И затем свои командировочные расходы сотрудник сможет оплачивать либо с использованием банковской пластиковой карты в безналичном порядке, либо наличными, снятыми со счета при помощи такой карты через банкомат. Согласно Положению ЦБ РФ об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт от 24.12.2004 N 266-П юридическое лицо осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:

 получение  наличных денежных средств в  валюте РФ для осуществления  на территории РФ в соответствии  с порядком, установленным Банком  России, расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;

 оплату расходов  в валюте РФ, связанных с хозяйственной  деятельностью, в том числе  с оплатой командировочных и  представительских расходов, на  территории РФ;

 иные операции в валюте РФ на территории РФ, в отношении которых законодательством РФ, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

получение наличных денежных средств в иностранной  валюте за пределами территории РФ для оплаты командировочных и представительских расходов;

 оплату командировочных  и представительских расходов  в иностранной валюте за пределами  территории РФ;

 иные операции  в иностранной валюте с соблюдением  требований валютного законодательства РФ[11].

Выдача банковской карты  работнику организации отражается как выдача под отчет денежных документов. Такие операции в бухгалтерском  учете отражаются следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50, субсчет 3 "Денежные документы" - выдана под отчет работнику организации расчетная банковская карта;

Дебет 71 Кредит 57 "Переводы в пути" - получены наличные денежные средства;

Дебет 55 СКС Кредит 51 –  зачислены д.средства на специальный  карточный счет при использовании  расчетной банковской карты;

Дебет 55 СКС Кредит 66,67 –  зачислен кредит на специальный карточный  счет при использовании кредитной  банковской карты(открыта кредитная линия);

Дебет 66,67 Кредит 51 – погашена кредитная линия;

Дебет 91.2 Кредит 76 Банк –  отражены расходы по обслуживанию СКС;

Дебет 76 Банк Кредит 51 – оплачены расходы по СКС;

Дебет 76 Банк Кредит 51 – оплачены расходы по изготовлению карты;

Дебет 50.3 Кредит 76 Банк – получена банковская карты;

Дебет 71 Кредит 50.3 – выдана банковская карта работнику;

Дебет 71 Кредит 55 СКС –  отражено снятие д.средств с карты;

Дебет 71 Кредит 55 СКС –  отражены производственные расходы  с помощью карты;

Дебет 50.3 Кредит 71.1 – возвращена работнику карта.

При выдаче работнику из кассы денег под отчет (например, аванса на командировку) делается в  учете запись:

Дебет 71 Кредит 50-1

выданы работнику наличные денежные средства под отчет.

Списание израсходованных  подотчетных сумм по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 10, 08 ...) Кредит 71

списаны расходы  подотчетного лица.

Сумму НДС по расходам, оплаченным подотчетным лицом:

Дебет 19 Кредит 71

учтена сумма  НДС по расходам подотчетных лиц;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

произведен  налоговый вычет (на основании счетов-фактур, полученных от поставщиков товаров, работ, услуг).

Сумма НДС по расходам непроизводственного характера  к вычету не принимается. Такая сумма  списывается проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19

списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Если работник вернул в  кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы:

Дебет 50-1 Кредит 71

возвращены неиспользованные деньги.

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, сделайте в учете запись:

Дебет 94 Кредит 71

отражена сумма невозвращенного  аванса.

В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника:

Дебет 70 Кредит 94

удержана сумма неизрасходованного аванса из зарплаты работника.

Для оплаты командировочных расходов денежные средства могут зачисляться на корпоративную пластиковую карту. В этом случае в учете следует сделать записи:

Дебет 55 Кредит 51 (52)

перечислены денежные средства на специальный карточный  счет;

Дебет 71 Кредит 55

учтена сумма  аванса, выданного работнику для  оплаты командировочных расходов.

Работник, желающий получить наличные деньги под отчет, оформляет заявление в одном  экземпляре. Подписывает заявление  руководитель организации. Как правило, заявление хранят вместе с расходным  ордером, по которому были выданы деньги.

 

Образец заявления:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Срок предоставления авансовых отчетов по всем расходам - три рабочих дня после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу.

Если ранее  было установлено, что окончательный расчет по подотчетным суммам производится в тот же срок, то теперь этот срок должен определить руководитель.

Иными словами, теперь руководитель должен на заявлении  указать срок пользования подотчетным  лицом авансом и срок представления расчета по ним [6].

 

 

 

 

 

 

 

3  Оформление  и учет представительских расходов  

 

К представительским  расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ.

Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты:

по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;

по транспортному  обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;

по буфетному  обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;

по оплате услуг  переводчиков, не состоящих в штате  организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты  на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика  на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период[11].

  Налоговое законодательство не содержит четких требований относительно особенностей документального оформления каждой из статей расходов. Поэтому организации могут самостоятельно выработать подход к документальному подтверждению представительских расходов. За основу можно взять рекомендации Минфина России и ФНС России. Их позиция такова: для документального подтверждения представительских расходов необходима, в частности, смета представительских расходов. По нашему мнению, наличие этого документа, с одной стороны, позволит минимизировать риски предъявления претензий проверяющими. Однако, с другой стороны, на практике величина фактических затрат далеко не всегда совпадает с суммами расходов, указанных в сметах. Значит, практический смысл составления сметы для документального подтверждения представительских расходов не столь очевиден. На наш взгляд, более важным является наличие документов, позволяющих подтвердить деловую цель произведенных расходов[9].

Все расходы как в налоговом, так и в бухгалтерском учете в обязательном порядке должны быть подтверждены документально. Мнение специалистов Минфина о составе документов, подтверждающих представительские расходы, высказано в Письме от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26. Руководствуясь положениями указанного письма, документами, подтверждающими представительские расходы, мы признаем:

приказ (распоряжение) руководителя организации  об осуществлении расходов на указанные  цели;

смету представительских расходов;

первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для  представительских целей, оплаты услуг  сторонних организаций;

отчет о представительских расходах по проведенным представительским  мероприятиям, в котором отражаются:

цель  представительских мероприятий, результаты их проведения;

иные  необходимые данные о проведенных  мероприятиях, а также сумма расходов на представительские цели.

Смета расходов должна включать в себя:

время и место  проведения мероприятий;

состав участников мероприятий;