Учет расчетов с подотчетными лицами

величину расходов на прием и обслуживание делегаций.

Рассмотрим  требования к каждому из перечисленных  документов более подробно.

Во-первых, внутренний нормативный акт организации - приказ или распоряжение руководителя об осуществлении расходов на представительские цели - должен содержать цель мероприятия, состав участников, перечень ответственных за проведение мероприятия лиц и задание по утверждению программы и сметы.

Если представительские  мероприятия проводятся в организации часто, то целесообразно в начале года составить положение о представительских расходах. В нем руководитель утверждает порядок проведения представительских мероприятий, использования денежных средств, контроля за их использованием, документального подтверждения затрат, а также указывает лиц, ответственных за организацию и проведение представительских мероприятий.

Действующие нормы  налогового законодательства не содержат требования о составлении сметы  на проведение представительских расходов, однако официальная позиция Минфина и ФНС заключается в том, что для подтверждения представительских расходов смета необходима (Письмо Минфина РФ от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26). Более того, наличие сметы позволяет отстоять правомерность совершения расходов в арбитражном суде. Примером может служить Постановление ФАС МО от 05.10.2010 N КА-А41/11224-10. В нем арбитры поддержали организацию, указав, что произведенные расходы соответствуют упомянутым в п. 2 ст. 264 НК РФ и документально подтверждены счетами-фактурами, платежными поручениями, бухгалтерскими справками, оборотными ведомостями, реестрами-расчетами учета представительских расходов, исполнительными сметами[7].

Что должен содержать  отчет о представительских расходах, раскрыто в Письме УФНС по г. Москве от 12.04.2007 N 20-12/034115. В нем налоговые органы рекомендуют конкретно по проведенным представительским мероприятиям отразить:

цель представительских  мероприятий и результаты их проведения;

дату и место  проведения;

программу мероприятий;

состав приглашенной делегации;

участников  принимающей стороны;

величину расходов на представительские цели.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

В случае приобретения товаров (услуг) на представительские  цели подотчетным лицом подтверждающими  будут являться первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу, например кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг) и т.д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм[13].

Заметим, что  ответственность за организацию  бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций (п. 1 ст. 6 Закона о бухгалтерском учете).

Представительские расходы могут быть учтены при  определении налоговой базы по налогу на прибыль только при их соответствии критериям, предусмотренным п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть они должны быть обоснованы и подтверждены налогоплательщиком первичными документами, оформленными согласно законодательству РФ.

Согласно п. 2 ст. 9 Закона РФ от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" документы должны быть составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если какой-либо формы в них нет, то учреждение имеет право разработать ее самостоятельно, обязательно включив в нее следующие реквизиты:

наименование;

дату составления;

наименование  организации, от имени которой составлен  документ;

содержание  хозяйственной операции;

измерители  хозяйственной операции в натуральном  и денежном выражении;

наименования  должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи  этих лиц.

В приказе следует  предусмотреть указание о направлении приглашения на официальный прием представителям других организаций, а также о цели их прибытия. В составленной принимающей стороной программе официального приема отражаются место и сроки проведения, количество приглашенных лиц и представителей принимающей стороны, темы переговоров. Однако ФАС УО в Постановлении от 07.09.2005 N Ф09-3872/05-С7 пришел к выводу, что налоговое законодательство не требует обязательного включения в перечень документов, подтверждающих осуществление представительских расходов, поименного списка представителей организаций - участников переговоров и программы проведения деловой встречи.

По завершении официального приема в бухгалтерию  предъявляется акт на списание представительских  расходов, утвержденный руководителем учреждения, с указанием сумм (с расшифровкой) фактически произведенных представительских расходов (авансовый отчет об использовании подотчетных сумм (в случае их выдачи сотруднику)). Можно приложить к акту отчет о переговорах, в котором следует отразить их результаты (заключены договоры, контракты, подписаны предварительные соглашения или иные документы) - это позволит учреждению избежать придирок со стороны налоговых органов. Если в составе представительских расходов учитываются затраты на транспортное обслуживание, оплату услуг переводчика или сторонних организаций, то в качестве подтверждающих документов можно предъявить счета предприятий общественного питания, кассовые и товарные чеки, накладные, торгово-закупочные акты, акты выполненных работ и другие[7].

После осуществления  всех предусмотренных сметой расходов составляется отчет, в котором указываются  все произведенные представительские  расходы, а также цель, результаты, дата и место проведения представительских  мероприятий, их программа. При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Если товары (услуги) на представительские  цели приобретены подотчетным лицом, то подтверждающими являются первичные  документы, выданные соответствующими организациями указанному подотчетному лицу: например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (услуг) и т.д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

Стоит отметить, что, по мнению судебных органов, наличие сметы для подтверждения таких расходов не обязательно (Постановление ФАС СЗО от 14.01.2008 N А56-338/2007).

После осуществления представительских  расходов налогоплательщик на основании  имеющихся у него подтверждающих расходы документов составляет акт, утверждаемый руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.

В бухгалтерском учете представительские  расходы принимаются к учету  в полном объеме и отражаются в  составе расходов по обычным видам деятельности в соответствии с ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденным приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н (далее - ПБУ 10/99).

Принимая  к учету данные расходы, бухгалтер организации отражает их по дебету сч. 26 "Общехозяйственные расходы" с последующим списанием их на сч. 20 "Основное производство" или отнесением сразу на сч. 90 "Продажи" субсчет "Себестоимость продаж" (в зависимости от того, какой способ списания управленческих расходов закреплен в учетной политике организации). Если организация занимается торговой деятельностью, то данные затраты собираются на сч. 44 "Расходы на продажу".

 

Выдаче  подотчетному лицу средства на:

Дебет 71 Кредит 50-1 - выданы денежные средства на оплату представительских расходов;

Дебет 44 Кредит 71 - учтена сумма представительских расходов;

Дебет 19 Кредит 71 - учтена сумма НДС по представительским расходам;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19 - произведен налоговый вычет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 Оформление и учет расчетов с командированными работниками

 

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Направление работников в служебные командировки в настоящее  время регулируется Трудовым кодексом РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749)[6].

При направлении  работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Основным документом, подтверждающим факт и время нахождения работника в командировке, является командировочное удостоверение, оформляемое на основании приказа руководителя (форма N Т-10). В удостоверении проставляются отметки о выбытии в командировку, прибытии в каждый пункт назначения, выбытия из них и прибытии к месту постоянной работы. Если сотрудник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Все отметки должны быть заверены подписями уполномоченных лиц и печатями принимающей и отправляющей стороны.

Положение N 749 обязывает организацию выписывать командировочные удостоверения всем работникам, которые направляются в командировки на территории РФ, а также в государства-участники СНГ, на границах с которыми в соответствии с межправительственными соглашениями отсутствует пограничный контроль (т.е. в паспортах не проставляются отметки о пересечении границы).

При командировании работников в иные зарубежные страны командировочные удостоверения выписывать не нужно. В этом случае достаточно оформить приказ, в котором указываются цель командировки и ее длительность. После возвращения работника из командировки для документального подтверждения расходов на командировку необходимо снять копии с тех страниц загранпаспорта, на которых находятся отметки о датах пересечения границ соответствующих государств.

На практике можно часто услышать мнение о  том, что для документального подтверждения расходов на командировки, помимо командировочного удостоверения, необходимы также приказ о направлении работника в командировку (формы N Т-9 и Т-9а) и служебное задание (форма N Т-10а).

В этой связи  обратим внимание на письмо Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169. В нем высказана совершенно здравая, на наш взгляд, мысль о том, что порядок применения и оформления этих документов (приказ, служебное задание) определяется внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли наличие этих документов не обязательно[2].

  Если работник направлен в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, суточные ему не выплачиваются.

Отметим, что  до 25 октября 2008 г. из этого правила  не было исключений. Однако Положение N 749, вступившее в силу с 25 октября 2008 г., предусматривает, что работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств (п. 20 Положения).

  При оплате расходов на проезд к месту командировки и обратно обращают внимание на даты, указанные в билетах. Если дата, указанная в билете, не будет совпадать с датой выбытия в командировку (из места командировки), указанной в командировочном удостоверении, то проблем с учетом расходов на проезд, скорее всего, не избежать.

Дело в том, что в такой ситуации налоговый  орган практически наверняка  будет настаивать на том, что оплата проезда не может рассматриваться  как компенсация расходов, связанных  со служебной командировкой.

Подход налоговых органов основан на том, что если работник выезжает в место, куда он командирован, на несколько дней раньше (или возвращается из этого места на несколько дней позже), то это означает, что в том месте, куда он был командирован, у него были еще какие-то личные дела, которыми он и занимался. Если организация оплачивает работнику такой проезд, то работник получает доход, подлежащий обложению НДФЛ, т.к. оплата билета в этом случае расценивается как оплата услуг в интересах работника (письмо Минфина России от 01.04.2009 N 03-04-06-01/74)[7].

Возможность учесть такие расходы на проезд в целях  налогообложения прибыли тоже неочевидна. В упомянутом выше письме Минфина  высказана следующая точка зрения.

При отнесении  затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения. Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов[10].