Учет расчетов с подотчетными лицами

Дебед 71  Кредит 51  - выплачены суточные;

Дебед 44 Кредит 76 - учтены транспортные расходы;

Дебед 19 Кредит 76 - учтен НДС с транспортных расходов;

Дебед 68 Кредит 19 - принята к налоговому вычету сумма НДС;

Дебед 44 Кредит 76 - учтены расходы на проживание работника;

Дебед 76 Кредит 51 - оплачены услуги автотранспортных предприятий;

Дебед 76 Кредит 51 - оплачены услуги гостиницы;

Дебед 99-3 Кредит 68 - отражено постоянное налоговое обязательство;

Дебед 70 Кредит 68 - удержан НДФЛ с суммы суточных, превышающих норму.

В бухгалтерском учете также отражены проводки после утверждения авансового отчета руководителем организации:

Дебед 71  Кредит 50 -  выдано работнику  под отчет на командировочные  расходы;

Дебед 08, 26 Кредит 71  - списаны командировочные расходы по утвержденной руководителем сумме авансового отчета;

Дебед 60  Кредит 71 -  расходы на приобретение канцтоваров приняты руководителем;

Дебед 10  Кредит 60 -  канцтовары оприходованы в качестве материально-производственных запасов

Дебед 71 Кредит 50 -  доплата командированному работнику перерасхода сверх  выданных под отчет сумм;

Дебед 50 Кредит 71 – расходы на приобретение канцтоваров не приняты руководителем. Возврат неизрасходованных подотчетных сумм командированным работником

 5 Организация учета расчетов с подотчетными лицами предприятия

 

Пример 1. Работник ОАО "Кузьма" получил под отчет 1000 руб. для покупки канцтоваров. Он купил в магазине канцтовары на сумму 980 руб., сдал их на склад, а остаток денежных средств (20 руб.) вернул в кассу.

Бухгалтер сделал проводки:

Дебет 71 Кредит 50

1000 руб. - выданы  средства под отчет;

Дебет 10 Кредит 71

980 руб. - оприходованы  канцтовары на основании авансового  отчета работника;

Дебет 50 Кредит 71

20 руб. - принят в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.

Проверка: после  выполнения всех операций долга за работником нет, поэтому сальдо по счету 71 равно нулю.

 

Пример 2. Сотрудник  ОАО "Кузьма" В. Петровский направлен в служебную командировку для приобретения материалов. Под отчет выдано 65 000 руб.

Стоимость материалов по договору поставки, приобретенных  работником, составила 59 000 руб., в том  числе НДС 9000 руб.

Сотрудник пробыл в служебной командировке пять дней и документально подтвердил следующие расходы:

проживание  в гостинице - 2000 руб.;

проезд железнодорожным  транспортом туда и обратно - 3000 руб.;

суточные - 3500 руб. (700 руб. х 5 дн.).

Общая сумма  расходов по командировке составила 8500 руб. (2000 + 3000 + 3500).

Для упрощения  НДС по командировочным расходам не рассматривается. Расходы были произведены  работником в пределах норм, установленных  внутренним приказом организации.

Таким образом, организация фактическую себестоимость  материалов сформировала  из суммы  фактических затрат на их приобретение:

стоимость материалов по договору поставки 50 000 руб. (59 000 - 9000);

расходы на их приобретение 8500 руб.

В итоге фактическая  себестоимость материалов составит 58 500 руб. (50 000 + 8500).

Бухгалтер ОАО "Кузьма" в учете сделал проводки:

Дебет 71 Кредит 50 - 65 000 руб.

выданы денежные средства под отчет сотруднику фирмы;

Дебет 60 Кредит 71 - 59 000 руб.

В. Петровский оплатил  поставщику стоимость материалов;

Дебет 10 Кредит 60 - 50 000 руб.

приняты к учету  материалы;

Дебет 19 Кредит 60 - 9000 руб.

отражена сумма  НДС, предъявленная поставщиком  материалов;

Дебет 68 Кредит 19 - 9000 руб.

принята к вычету предъявленная сумма НДС;

Дебет 10 Кредит 71 - 8500 руб.

командировочные расходы включены в стоимость  материалов;

Дебет 71 Кредит 50 - 2500 руб.

сотруднику  ОАО "Кузьма" В. Петровскому возмещен перерасход подотчетных сумм по авансовому отчету.

Рассмотрим  на примере 3, как распределятся командировочные  расходы, если командировка связана с приобретением основного средства.

 

Пример 3. Сотрудник ОАО "Кузьма" Д. Новиков направлен в служебную командировку для приобретения производственного оборудования. Под отчет выдано 70 000 руб. Стоимость оборудования по договору купли-продажи составляет 59 000 руб., в том числе НДС 9000 руб. В служебной командировке работник пробыл три дня и понес следующие расходы:

проживание  в гостинице - 3000 руб. (1000 руб. х 3 дн.);

проезд железнодорожным  транспортом - 2100 руб.;

постельное  белье - 100 руб.;

суточные - 2100 руб. (700 руб. х 3 дн.).

Общая сумма  расходов по командировке составила 7300 руб. (3000 + 2100 + 100 + 2100).

Расходы были произведены  работником в пределах норм, установленных  внутренним приказом организации.

Для упрощения  НДС по командировочным расходам не рассматривается.

Таким образом, фактическая себестоимость оборудования сформируется из суммы фактических  затрат на его приобретение:

стоимость оборудования по договору поставки 50 000 руб. (59 000 - 9000);

расходы на приобретение 7300 руб.

В итоге фактическая  себестоимость оборудования составит 57 300 руб. (50 000 + 7300).

Бухгалтер ОАО "Кузьма" в учете сделал проводки:

Дебет 71 Кредит 50 - 70 000 руб.

выданы денежные средства под отчет сотруднику фирмы;

Дебет 60 Кредит 71 - 59 000 руб.

Д. Новиков оплатил  поставщику стоимость оборудования;

Дебет 08 Кредит 60 - 50 000 руб.

отражена в  учете стоимость приобретенного оборудования;

Дебет 19 Кредит 60 - 9000 руб.

отражена сумма  НДС, предъявленная поставщиком оборудования;

Дебет 68 Кредит 19 - 9000 руб.

принята к вычету предъявленная сумма НДС;

Дебет 08 Кредит 71 - 7300 руб.

командировочные расходы включены в стоимость оборудования;

Дебет 01 Кредит 08 - 57 300 руб.

введено в эксплуатацию основное средство в сумме фактических  затрат;

Дебет 50 Кредит 71 - 3700 руб. (70 000 - 59 000 - 7300)

Д. Новиков вернул в кассу остаток денежных средств, полученных ранее в подотчет.

Основное средство относится ко второй амортизационной  группе (срок полезного использования  от двух до трех лет). Руководитель ОАО "Кузьма" издал приказ, где был установлен срок полезного использования - 27 месяцев. Учетной политикой фирмы установлен линейный способ амортизации основных средств как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. В течение всего срока полезного использования бухгалтер ОАО "Кузьма" ежемесячно будет делать проводки:

Дебет 20 Кредит 02 - 2122,33

начислена амортизация  основного средства.

Если командировка необходима для нужд основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, связана с управленческой деятельностью фирмы, то расходы на нее списываются на соответствующие счета затрат. Рассмотрим бухгалтерский учет таких командировок на примере 4.

 

Пример 4. Работник ОАО "Кузьма" направлен в служебную командировку для аттестации сотрудников отдела продаж филиала. Под отчет выдано 12 000 руб. В служебной командировке работник пробыл четыре дня. К авансовому отчету приложены следующие документы:

авиабилеты на сумму 5000 руб.;

договор найма  жилого помещения на сумму 2000 руб.;

квитанция за услуги по бронированию авиабилетов на сумму 200 руб.;

чеки за проезд до аэропорта и обратно на сумму 1000 руб.

Суточные за четыре дня командировки составили 2800 руб. (700 руб. х 4 дн.). Для упрощения НДС по командировочным расходам не рассматривается. Расходы были произведены работником в пределах норм, установленных внутренним приказом организации.

Общая сумма  расходов на командировку составила 11 000 руб. (5000 + 2000 + 200 + 2800 + 1000).

В бухгалтерском  учете сделаны следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 - 12 000 руб.

выданы денежные средства под отчет на командировочные  расходы;

Дебет 26 Кредит 71 - 11 000 руб.

отнесены на себестоимость в бухгалтерском  учете командировочные расходы;

Дебет 50 Кредит 71 - 1000 руб.

возвращен в  кассу остаток неиспользованной "командировочной" подотчетной  суммы.

 

Пример 5. Работник ОАО "Кузьма" В. Ульянов по возвращении из командировки представил авансовый отчет, согласно которому остаток неиспользованных и не возвращенных в установленный срок денежных средств составил 5000 руб. В связи с этим было принято решение об удержании невозвращенной суммы из заработной платы работника. Заработная плата составляет 15 000 руб., причем стандартный налоговый вычет в данный период работнику не предоставляется.

Максимально возможная  сумма, которая может быть удержана из заработка работника при каждой выплате, составит 2610 руб., т.е. (15 000 руб. - 1950 руб.) х 20%, где 1950 руб. - НДФЛ.

По истечении  установленного срока для возврата долга делаются следующие проводки:

Дебет 94 Кредит 71 - 5000 руб.

отражена как  недостача невозвращенная подотчетная  сумма;

Дебет 73.2 Кредит 94 - 5000 руб.

отражена задолженность  сотрудника по возмещению ущерба организации  на основании приказа руководителя;

Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 70

15 000 руб. - начислена  заработная плата работнику;

Дебет 70 Кредит 68

1950 руб. - удержан НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 73.2

2610 руб. - удержана  часть своевременно не возвращенной  подотчетной суммы;

Дебет 70 Кредит 50

10 440 руб. - выдана  заработная плата работнику.

При следующей  выплате заработной платы будет  удержано:

Дебет 70 Кредит 94

2390 руб. (5000 - 2610) - удержана оставшаяся часть своевременно не возвращенной суммы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с действующими нормативными документами. Одни из них  обязательны к применению - Гражданский  кодекс Российской Федерации, Закон «О бухгалтерском учете», Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, положения по бухгалтерскому учету, другие носят рекомендательный характер. К последним относят План счетов, методические указания, комментарии, рабочие документы самого предприятия.

Наличные денежные средства подотчетным лицам выдаются из кассы организации по расходным  кассовым ордерам, которые должны быть подписаны руководителем, главным  бухгалтером организации или  лицами, на это уполномоченными. Возможны два варианта выдачи денег под отчет - наличный и безналичный.

При направлении  работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места  работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных  со служебной командировкой.

Основным документом, подтверждающим факт и время нахождения работника в командировке, является командировочное удостоверение. При  командировании работников в иные зарубежные страны командировочные удостоверения  выписывать не нужно.

Суточные выплачиваются командированному работнику за все время командировки, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Документами, подтверждающими  командировочные расходы, являются авансовый отчет.

Проверенный авансовый  отчет утверждается руководителем  или уполномоченным на это лицом  и принимается к учету. Остаток  неиспользованного аванса сдается  подотчетным лицом в кассу  организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

В командировку может быть направлен только штатный  сотрудник, работающий по трудовому договору.

По возвращении  из командировки работник в течение  трех рабочих дней должен представить:

авансовый отчет;

отчет о выполненной  работе;

командировочное удостоверение;

документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы: авиа- и (или) железнодорожные билеты, счета гостиниц, копии страниц  загранпаспорта с отметками о  пересечении границы и другие документы в зависимости от цели командировки.