Учет расчетов с подотчетными лицами

Если более  ранний выезд в командировку (более  поздний возврат из командировки) обусловлен отсутствием билетов на необходимую дату, то в этом случае руководитель должен принять решение об изменении (продлении) срока командировки. В случае продления срока командировки приказом по организации суммы возмещения расходов работника на проезд, без сомнения, учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли и не облагаются НДФЛ (письма Минфина России от 26.03.2009 N 03-03-06/1/191, от 01.04.2009 N 03-04-06-01/74).

Расходы на проживание в гостинице в период командировки принимаются в целях налогообложения прибыли в сумме фактических затрат на основании документов, подтверждающих фактически понесенные расходы.

Если документов, подтверждающих расходы на проживание нет, то в некоторых организациях в соответствии с коллективным договором (иными внутренними локальными нормативными документами) практикуется выплата сотрудникам компенсаций за проживание в период командировки и при отсутствии подтверждающих документов.

Однако нужно  иметь в виду, что такие компенсации в составе расходов в целях налогообложения прибыли учесть нельзя, поскольку они не соответствуют требованиям ст. 252 НК РФ (документально не подтверждены)[7].

 

 

Вернувшись  из командировки, в течение 3 рабочих дней командированный сотрудник обязан представить работодателю (п. 11, п. 26 Положения 749, п. 4.4 положения ЦБР от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации"): 

авансовый отчет;

отчет о выполненной  работе;

командировочное удостоверение;

документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы: авиа- и (или) железнодорожные билеты, счета гостиниц, копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы и другие документы в зависимости от цели командировки. Если документы составлены на иностранном языке, необходим их подстрочный перевод, представленный на отдельном листе (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н; письма Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/170, от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47). Расходы по официальному переводу принимаются в целях налогообложения прибыли[11].

Авансовый отчет  составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет  может составляться на бумажном и  машинном носителях информации.

На оборотной  стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии  проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне  формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся  к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый  отчет утверждается руководителем  или уполномоченным на это лицом  и принимается к учету. Остаток  неиспользованного аванса сдается  подотчетным лицом в кассу  организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании  данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке[3].

Суточные выплачиваются  командированному работнику за все  время командировки, включая выходные и праздничные дни, а также  дни нахождения в пути, в том  числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения N 749)[8].

    При установлении размера суточных организации (за исключением бюджетных) ничем не ограничены. Организация может установить любой размер суточных, причем он может быть различным для разных должностей или, например, для разных городов. Если работники ездят в командировки за границу, то необходимо разработать нормативы суточных и для зарубежных командировок.

В остальных  случаях суточные выплачиваются  за каждый день поездки. При этом, как  указано в пункте 17 Положения N 749, за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

 при проезде  по территории РФ - в порядке  и размерах, определяемых коллективным  договором или локальным нормативным  актом для командировок в пределах территории РФ;

при проезде  по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным  нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

  Если день выезда в командировку, или день приезда из нее приходится на выходной день, то за этот день средний заработок работнику не выплачивается, поскольку это выходной день по графику работы организации, которая направила его в командировку.

Согласно пункту 5 Положения оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством РФ. Таким образом, в рассматриваемой ситуации применяются общие правила статьи 153 ТК РФ, устанавливающие, что работа в выходной, или нерабочий праздничный день по желанию работника оплачивается не менее чем в двойном размере тарифной ставки (оклада) либо в одинарном размере е предоставлением работнику другого дня отдыха.

 Днем начала командировки, является день, указанный в приказе руководителя как день начала командировки и в который работник выехал в командировку от места постоянной работы, а днем окончания командировки, является день, указанный в приказе руководителя, как день окончания командировки и в который работник прибывает в место постоянной работы [6].

В том случае, если работник самостоятельно, без  распоряжения работодателя выехал в  командировку в выходной день (воскресенье) предшествующий первому рабочему дню командировки, или вернулся из командировки в выходной день, следующий за днем окончания командировки, определенным приказом о направлении в командировку, день такого выезда (возвращения), очевидно, не является днем нахождения в командировке.

     Относительно налогообложения командировочных работников необходимо сказать, что командировочные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль, если они отвечают требованиям  п. 1 ст. 252 НК РФ, а именно, такие расходы должны быть экономически оправданны, подтверждены документами и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода. Суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ:

не  подлежат обложению НДФЛ в суммах не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке (п. 3 ст. 217 НК РФ);

не  подлежат обложению страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, далее - Закон N 212-ФЗ);

не  подлежат обложению взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования РФ, утвержденного  п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Расходы на проезд не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами при наличии  документов, подтверждающих эти затраты (билетов, квитанций, выданных перевозчиками).

Расходы по бронированию и найму жилого помещения при представлении документов:

не  подлежат обложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);

не  подлежат обложению страховыми взносами на обязательное страхование (ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ);

не  подлежат обложению взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

В соответствии с  п. 3 ст. 217 НК РФ  и  ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами дополнительные расходы, связанные с командировкой:

сборы за услуги аэропортов;

комиссионные  сборы;

на  провоз багажа;

по  оплате услуг связи;

сборы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта;

сборы по получению виз;

расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту[7].

В соответствии с п.п. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ устанавливаются ограничения на направление в командировки отдельных категорий сотрудников. Так, например, запрещается направление в служебные командировки:

работников  в возрасте до 18 лет (за исключением  творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, профессиональных спортсменов (ст. 268 ТК РФ);

беременных  женщин (ст. 259 ТК РФ);

женщин (одиноких отцов), имеющих детей в возрасте до трех лет. Направлять их в командировки допускается только с письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в по состоянию здоровья. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку (статьи 259, 264 ТК РФ);

работников  в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (ст. 203 ТК РФ)[6].

Если работник заболел во время нахождения в  командировке и его временная  нетрудоспособность удостоверена в  установленном порядке, то ему оплачиваются:

расходы по найму  жилого помещения, за исключением случаев стационарного лечения;

суточные в  течение всего времени, пока он не имеет возможности приступить к  выполнению служебного задания или  вернуться из командировки;

пособие по временной  нетрудоспособности.

Таблица 1- « Налогообложение командировочных расходов»

Вид расходов	Взносы  в ПФР, ФСС, фонды ОМС	Взносы  на страхование от несчастных случаев  на производстве и профессиональных заболеваний
Оплата  проживания (на основании документов, подтверждающих расходы)	Не облагают	Не облагают
Оплата  услуг в гостинице, непосредственно  не связанных с проживанием (например, обслуживание в баре или ресторане)	Облагают	Облагают
Оплата  проезда до места командировки и  обратно	Не облагают	Не облагают
Расходы по проезду на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (в том числе на такси)	Не облагают	Не облагают
Расходы на провоз багажа	Не облагают	Не облагают
Расходы по обмену одной валюты на другую или  дорожного чека на наличную валюту	Не облагают	Не облагают
Суточные в пределах норм, утвержденных трудовым (коллективным) договором, не превышающие 700 руб. по командировкам в РФ и 2500 руб. по загранкомандировкам	Не облагают	Не облагают
Суточные  в пределах норм, утвержденных трудовым (коллективным) договором, но превышающие 700 руб. по командировкам в РФ и 2500 руб. по загранкомандировкам	Не облагают	Не облагают
Суточные  сверх норм, утвержденных трудовым (коллективным) договором, не превышающие 700 руб. по командировкам в РФ и 2500 руб. по загранкомандировкам	Не облагают	Не облагают
Суточные  сверх норм, утвержденных трудовым (коллективным) договором, превышающие 700 руб. по командировкам в РФ и 2500 руб. по загранкомандировкам	Не облагают	Не облагают
Сборы за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы	Не облагают	Не облагают

 

В соответствии с данным Планом счетов в бухгалтерском  учете, нахождение работника в служебной  командировке отражаются следующими проводками: