Учет расчетов с подотчетными лицами

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ  И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА

(ИНЭП)

 

 

 

 

 

 

 

Заочное отделение

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по предмету «БУХГАЛИЕРСКИЙ ФИНАНСОВЫЙ УЧЕТ» на тему

«Учет расчетов с подотчетными лицами»

 

 

 

 

 

 

                                                                       Студентки группы 08-Б-41зл

                                                                       Окружко Светланы Ивановны

                                                                       Преподаватель

                                                                       Карабанова Лариса Викторовна

 

 

 

 

Москва 2011 г 

Содержание

Введение...................................................................................................................3

1. Организация учета  расчетов с подотчетными лицами …...............................5

2. Приобретение подотчетными  лицами товарно-материальных ценностей,  продукции................................................................................................................7

3. Представительские  расходы...............................................................................9

4.Синтетический и аналитический  учет..............................................................12

5. Служебные командировки  по россии и за рубеж...........................................15

5.1 Документальное оформление  и сроки служебных командировок.............17

5.2 Выплата суточных, корпоративная  карта.....................................................20

5.3 Документальное оформление  и учет командировочных расходов............23

5.4 Отчет работника  о командировке..................................................................24

5.5 Рабочее время и  время отдыха командированного, временная нетрудоспособность командированного.............................................................27

5.6 Не состоявшиеся  командировки....................................................................29

5.7 Гарантии и компенсации  при командировках..............................................30

6. Бухгалтерский учет  …......................................................................................31

Заключение.............................................................................................................34

Практическая часть...............................................................................................36

Список используемой литературы.......................................................................45

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение .

Расчеты наличными денежными  средствами периодически осуществляются всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяется достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством.

Однако весьма часто  расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц (раздатчиков).

Наиболее распространены расчеты наличными денежными  средствами при оплате командировочных  расходов.

Во всех случаях расчеты  наличным и денежными средствами должны производится через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

Поскольку в основном средства выплачиваются в наличной форме, то при данных операциях возможность  злоупотреблений максимальна. Зная об этом, налоговые органы особое внимание при проверке деятельности предприятия уделяют данному аспекту. Поэтому руководитель и другие заинтересованные лица должны следить за порядком выдачи денежных средств под отчет, целесообразностью расходов, направлением их списанию, а также своевременностью сдачи неиспользованных авансов сотрудниками, не допускать не отрегулированных сумм по данным расчетам.

Ввиду того, что налоговые  и другие контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными  денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность контроля расчетов с подотчетными лицами.

Цель работы: рассмотреть порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

Задачи:

-  Рассмотреть теоретический  аспект учета расчетов с подотчетными  лицами;

-  Подробно раскрыть  учет расчетов с подотчетными  лицами, отправленными в командировку, а так же выявить особенности оформления и отчётности командировок по России и за рубеж;

-  Охарактеризовать  бухгалтерский и налоговый учет, в том числе аналитический  и синтетический учет. Осветить  как можно шире проблемы бухгалтерского  учета командировочных расходов.

Методологической основой  написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению  бухгалтерского учета, отчетности и  учебная литература.

1. Теоретический  аспект учета расчетов с подотчетными  лицами .

Предприятие в процессе финансово - хозяйственной деятельности, могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы  экспедиций, геологоразведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы  по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия.

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно - хозяйственные и командировочные  расходы.

Не все организации расплачиваются по безналичному расчету - перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.

Перечень подотчетных  лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.

Таким образом, в приказе  нужно не только перечислять подотчетных  сотрудников, но и указать, какую  сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда  они должны сдавать авансовые  отчеты в бухгалтерию.

Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.

Сотрудник может получить деньги под отчет из кассы предприятия только на определенные цели. Цели, на которые можно расходовать наличные деньги из выручки под отчет согласовываются с учреждением банка, где открыт расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные, на хозяйственные нужды, ГСМ, закупка сельхозпродукции, представительские расходы.

Во-первых, предприятие  выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места  назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена.

Во-вторых, средства под  отчет получают те сотрудники, которые  расплачиваются наличными от имени  своего предприятия с другими  организациями и предприятиями. Даже если сотрудник не отчитался  в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника они не являются и НДФЛ не облагаются.

 

 

 

2. Аналитический  и синтетический учет.

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.

Бухгалтер выписывает расходный  кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71  кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник  составляет авансовый отчет, его  форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным  лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым  и задолженность не образуется.

Если же часть денег  осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

руководитель предприятия  признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

руководитель решит, что  работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». 

Следует отметить, что  счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом  учете он может иметь сальдо сразу  по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло). 

В бухгалтерском балансе  дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать  в строке 246 «Прочие дебиторы», а кредиторскую – по строке 628 «Прочие кредиторы».

 

 

 

 

3. Приобретение  подотчетными лицами товарно-материальных  ценностей, продукции .

Выдача наличных денег  производится при условии полного  отчета подотчетного лица по ранее  выданному ему авансу.

Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.

Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, оформляются  оправдательными документами.