Учет расчетов с подотчетными лицами

Если физическое лицо не состоит в штате предприятия, но выполняет для этого предприятия  какие-либо работы (оказывает услуги), связанные с поездкой в другую местность, то с этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор, который регулируется нормами гражданского права.

5.1.  Документальное  оформление и сроки служебных  командировок.

Направление работников в командировку должно быть оформлено первичными документами. К числу таких документов относятся:

служебное задание для  направления в командировку и  отчет о его выполнении (форма  Т-10а);

приказ (распоряжения) о  направлении работника в командировку (форма Т-9 или Т-9а);

командировочное удостоверение (форма Т-10) [7].

Порядок и размеры  возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным  нормативным актом организации. В связи с этим организация  может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) командировочное удостоверения. Эти документы являются, во-первых, документами, подтверждающими производственный характер командировки, во-вторых, документами, на основании которых определяется продолжительность командировки.

Прежде чем отправить  сотрудника в командировку, его непосредственный начальник заполняет форму № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". В этом документе указываются задание работника, место, куда именно и на сколько дней он командирован. Затем задание утверждает руководитель организации. На основании служебного задания выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10), причем в одном экземпляре. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. В ходе налоговой проверки инспекторы досконально проверяют оформление командировочных удостоверений, поэтому документ должен быть составлен грамотно, с соблюдением установленных норм.

После оформления вышеуказанных  документов работник направляется в  бухгалтерию за командировочными. Организация  обязана ему оплатить :

стоимость проезда;

расходы по найму жилья;

суточные; при командировках  в местности, откуда командированный  имеет возможность ежедневно  возвращаться к месту своего постоянного  жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются .

иные затраты, на которые  дал разрешение работодатель.

Выдача наличных денег  под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным  лицам на эти цели.

При направлении работника  в командировку в пределах РФ издание  соответствующего приказа руководителя не является обязательным (достаточно одного лишь командировочного удостоверения). Направление в командировку лиц, работающих по гражданско-правовому договору, приказом руководителя не оформляется. Этим лицам не выдается и командировочное удостоверение.

Cрок командировки  определяется работодателем с  учетом объема, сложности и других  особенностей служебного поручения.  Таким образом, не существует  никаких ограничений на срок  командировки. Днем выезда в командировку  считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

В министерствах, ведомствах, объединениях, на предприятиях, в организациях и учреждениях регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на данное предприятие, в организацию и учреждение, ведется в специальных журналах по установленным формам. Руководитель министерства, ведомства, объединения, предприятия, учреждения приказом назначает лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, и производство отметок в командировочных удостоверениях.

5.2.  Выплата  суточных, корпоративная карта.

Суточные возмещаются  работнику за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в  пути, в том числе за время вынужденной  остановки в пути. Размеры суточных определяются локальным нормативным актом организации .

Если работник может  ежедневно возвращаться домой, то суточные не выплачиваются. При этом вопрос о  целесообразности такого ежедневного  возвращения в каждом конкретном случае решается руководителем организации  с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Если работник по окончании  рабочего дня по согласованию с руководителем  организации остается в месте  командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом .

Независимо от того, какой  размер суточных установлен локальным нормативным актом предприятия, не подлежат обложению НДФЛ суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. В полном объеме не облагаются НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения и другие расходы, связанные с командировкой. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении  работника в командировку за пределы  территории РФ осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, с учетом особенностей.

За время нахождения в пути работнику, направляемому  в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются в порядке  и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ и при проезде по территории иностранного государства. Таким образом, эти положения должны быть закреплены в локальных актах организации, что будет служить основанием для их принятия в целях налогообложения.

Суточные выплачиваются  по следующему правилу:

при следовании работника  с территории РФ дата пересечения  государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются  в иностранной валюте;

при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной       границы РФ включается в дни, за которые  суточные выплачиваются врублях

Даты пересечения государственной  границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте. При направлении работника в командировку на территорию двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Работнику, выехавшему в  командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

Так же для расчетов с  работниками по командировочным  расходам организации используют корпоративные  карты. Корпоративные карты оформляют  на имена тех сотрудников, которым  приходится ездить в командировки.

Денежные средства с  корпоративных карт можно снимать как в рублях, так и в иностранной валюте.

Корпоративные карточные  счета являются специальными счетами  в банках и учитываются на отдельном  субсчете счета 55 "Специальные счета  в банках".

Валютные операции по счетам корпоративных карт должны осуществляться в соответствии с требованиями валютного законодательства и Положением по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2006, утвержденного Приказом Минфина России от 27 ноября 2006 г. № 154н.

Дата совершения операций в иностранной валюте - это дата зачисления денежных средств на валютный счет, либо дата их списания с валютного  счета в банке. Так как корпоративная  карта может открываться и  на расчетный счет организации (рублевая корпоративная карта), то датой совершения операции в иностранной валюте при получении наличной валюты и оплате счетов подотчетным лицом с использованием такой карты будет дата списания сумм для конвертации рублевых средств со счета организации.

Дата же погашения  задолженности в иностранной валюте по суммам, выданным под отчет, является дата утверждения авансового отчета.

При расчетах с организациями  торговли и общественного питания  с использованием банковских карт составляется первичный документ на бумажном носителе - слип. Он содержит обязательные реквизиты, такие как идентификатор организации, дату совершения операции, сумму операции, валюту операции, код, подтверждающий авторизацию эмитентом операции, реквизиты банковской карты, допустимые правилами безопасности, подпись держателя карты.

Основаниями для списания средств с подотчетного лица, осуществляющего  расчеты с использованием расчетных  банковских карт, являются наличие  слипов и выписок банка по данному  счету.

Рекомендуется проверять  остаток счетов банковских карт по каждому подотчетному лицу в соответствии с представленными подтверждающими документами.

5.3.  Документальное  оформление и учет командировочных  расходов.

Командированному работнику  возмещаются расходы по проезду  к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше:

железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда,

водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с  комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы,

воздушным транспортом - в салоне экономического класса, либо первого класса, при условии, что  возмещаются такие расходы в  каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации при представлении проездных документов ;

автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);

При отсутствии проездных  документов, подтверждающих произведенные  расходы в размере минимальной стоимости проезда:

железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского  поезда,

водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с  комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения,

автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место  постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид  транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта .

 

        5.4. Отчет работника о командировке .

    В течение трех дней после возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.

К авансовому отчету необходимо приложить оправдательные документы, подтверждающие расходы и производственный характер командировки. Такими документами могут быть: