Учет расчетов с подотчетными лицами

проездные билеты;

счета за проживание;

командировочное удостоверение  по форме Т-10, кроме заграничных  командировок в дальнее зарубежье;

служебное задание с  заполненным и подписанным отчетом  о его выполнении (форма № Т-10а, утвержденная постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26).

копию загранпаспорта при  командировке за пределы РФ;

прочие документы, подтверждающие дополнительные расходы во время  командировки.

Если подтверждающие документы к авансовому отчету составлены на иностранных языках, тогда они должны иметь построчный перевод на русский язык. Перевод документов возможен сотрудником или профессиональным переводчиком. Фирма самостоятельно может выбрать человека, который выполнит эту работу и соответствующие расходы можно включить в налоговые расходы.

Подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или  от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического  лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Документы небольшого размера (например, билет в автобусе) приклеиваются на лист формата А4.

В бухгалтерии проверяются  законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

Для утверждения и  списания израсходованных подотчетных  сумм применяется авансовый отчет  по унифицированной форме № АО-1.

Бухгалтер для осуществления  контроля указывает на титульной  части бланка авансового отчета:

наименование организации;

структурное подразделение, в котором работает п/лицо;

фамилию, имя и отчество подотчетного лица;

его должность;

назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг и другое).

информацию о выдаче денег (указывает № и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.

На титульной части  бланка авансового отчета также есть таблица "Бухгалтерская запись", в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.

Внизу авансового отчета имеется раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу. Заполненный бланк авансового отчета подписывается подотчетным лицом.

Проверенный авансовый  отчет утверждается руководителем  или уполномоченным на это лицом  и принимается к учету. Как  правило, передача отчета на утверждение осуществляется в день получения отчета от подотчетного лица. Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов.

Если работник произвел расходы в валюте из наличных денежных средств, выданных ему в валюте, стоимость расходов пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем.

Таким образом, при учете  задолженности подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу ЦБ РФ на день выдачи, при отчете и возврате неиспользованных сумм по курсу на дату утверждения отчета.

Возникающие в бухгалтерском  учете по операциям в иностранной  валюте курсовые разницы отражаются в соответствии с пунктом 13 ПБУ 3/2000 как Внереализационные доходы или Внереализационные расходы, которые учитываются на счете 91 "Прочие доходы и расходы". Курсовые разницы фиксируются на авансовом отчете.

Проверенный авансовый  отчет подписывается директором учреждения, для чего в верхней  части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрена соответствующая строка. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного аванса приходуется в кассу, перерасходованная сумма выдается подотчетному лицу в установленном порядке.

 

5.5. Рабочее  время и время отдыха командированного, временная нетрудоспособность командированного .

В Положении о командировках  не оказалось нормы, имевшей место  в Инструкции № 62 (п.8): на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы. Можно предположить, что режим работы командированный согласует со своим работодателем.

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

Оплата труда работника  в случае привлечения его к  работе в выходные или нерабочие  праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством РФ. Работать в выходные и нерабочие праздничные дни запрещается, кроме исключительных случаев. Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится в случае необходимости выполнения заранее не предвиденных работ с письменного согласия работников и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Особые условия предусмотрены для инвалидов и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет. Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится по письменному распоряжению работодателя. Привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни без согласия работников допускается только в строго оговоренных ТК РФ случаях: аварии, катастрофы, бедствия и т.д.

Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией.

В случае временной нетрудоспособности работника ему на общем основании  возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также  невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного  жительства должны быть удостоверены в установленном порядке. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачиваются на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

5.6.  Не состоявшиеся  командировки .

Организации иногда сталкиваются с ситуациями, когда командировки по каким-то причинам срываются. Между тем, деньги могут быть к этому моменту потрачены: куплены билеты, оплачена бронь на гостиницу, получены визы и т.д. И если, сдав билеты, хотя бы часть денег можно вернуть, то пошлину за получение визы обратно получить нельзя.

Не исключена ситуация, когда сотрудник приобрел авиабилет  для поездки в командировку, но в связи с непредвиденными  обстоятельствами по решению руководителя организации командировка была отменена. Сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета, или не получил вообще.

В этом случае при сдаче  наличных денег, полученных под отчет, сотрудник прикладывает к авансовому отчету документ о возврате билета с суммой удержанного сбора.

Включать ли сумму  удержанного сбора в налоговую  базу для исчисления налога на доходы физических лиц?

При возврате в кассу  организации командированным физическим лицом полученных под отчет наличных денег в связи с отменой командировки с приложением к авансовому отчету документа о сдаче билета и уплате сбора за эту операцию сумма сбора не включается в совокупный доход .

В бухгалтерском учете  затраты, понесенные в связи с  отменой командировки, включают в состав прочих расходов. Чтобы учесть расходы на несостоявшуюся командировку в налоговом учете, необходимо, чтобы они были экономически оправданными и подтверждены документами. То есть фирме придется позаботиться о том, чтобы доказать, что командировка сама по себе была оправданной и что отмена командировки также обоснованна, в том числе получением прибыли.

5.7.  Гарантии  и компенсации при командировках  .

За время нахождения в командировке нужно начислять  заработную плату исходя не из заработка  за текущий месяц, а из среднего заработка, начисленного за предыдущие периоды [2, с.81]. Также следует отметить, что за работником сохраняется и место работы. Средний заработок сохраняется за сотрудником за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Средний заработок определяется в соответствии с порядком, определенным "Положением об особенностях порядка  исчисления средней заработной платы", утвержденным Постановлением Правительства  Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. № 922

Заработная плата пересылается командированному работнику, по его  просьбе, за счет объединения, предприятия, учреждения, организации, которыми он командирован.

Расчет производится исходя из фактически начисленных работнику  выплат и фактически отработанного времени им за 12 месяцев, предшествующих моменту выезда в командировку. Впрочем, период для расчета среднего заработка может быть иным. Нужно, чтобы он был закреплен в коллективном договоре.

 

3. Бухгалтерский  учет .

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно - отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.

Бухгалтер выписывает расходный  кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетное лицо ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 - выданы деньги в подотчет (обратная проводка - сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник  составляет авансовый отчет, его  форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным  лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым  и задолженность не образуется.

Если же часть денег  осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

1)  руководитель предприятия  признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

2)  руководитель решит,  что работник проявил излишнюю  самостоятельность, то сумму перерасхода  ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Следует отметить, что  счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - активно-пассивный и  в аналитическом учете он может  иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).