Учет расчетов с подотчетными лицами

Федеральное агентство  по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

КАФЕДРА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

на  тему:

«Учет расчетов с подотчетными лицами»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2009

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………………………………………3

 

Глава 1. Теоретические аспекты  в учете расчетов с подотчетными лицами…………….5

1.1 Основные понятия………………………………………………………………………..5

1.2  Цели расходов подотчетных  сумм……………………………………………………...8

 

Глава 2 Правила ведения расчетов с подотчетными лицами……………………..……….14

2.1 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами…………………….14

2.2 Нормативное регулирование учет расчетов с подотчетными лицами….…………….21

 

Глава 3  Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами………………………….24

3.1 Учет расчетов с подотчетными лицами………………………………………………...24

3.2 Задачи на основании Бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами……..31

 

Заключение……………………………………………………………………………………36

 

Литература…………………………………………………………………………………….39

 

ПРИЛОЖЕНИЕ……………………………………………………………………………….40

 

 

Введение

 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств  на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно- операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость.

Ввиду того, что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

Весьма часто расчеты  наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств и объектов нематериальных активов.

Наиболее распространены расчеты наличными денежными  средствами при оплате командировочных расходов.

Во всех случаях расчеты  наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности  этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

Целью данной работы является изучение учёта расчетов с подотчетными лицами.

Задачей исследования информации в данной курсовой работе является изучение теоретических материалов, действующих в настоящее время нормативных актов в сфере учета расчетов с подотчетными лицами; рассмотреть учет расчетов с подотчетными лицами на условном практическом примере.

Проанализировав информацию, предоставленную профессиональной литературой, различными газетами и другими средствами СМИ постараемся раскрыть систему расчетов с подотчетными лицами.

Структура данной курсовой работы будет включать в себя три  главы, которые в свою очередь поделены на подразделы.

 Первая глава включает в себя основные понятия расчетов с подотчетными лицами и цели расходования наличных денег. Во второй главе особое внимание уделяется документальному оформлению, охарактеризованы основные бланки и приказы при расчетах с подотчетными лицами. Так же обратим внимание на нормативно-правовую базу с учетом последних изменений и дополнений. В третьей главе на основании задач проследим учет хозяйственных операций.

В заключении, на основании проведенного исследования выявлены основные проблемы, связанные с порядком ведения расчетов подотчетными лицами.

 

 

Глава 1. Теоретические аспекты  в учете расчетов с подотчетными лицами

1.1 Основные понятия

 

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Бухгалтерский учет - система измерения, обработки и передачи финансовой информации об определенном хозяйствующем субъекте. Эта информация дает возможность пользователям принимать обоснованные решения при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов при управлении производственно-хозяйственной и финансовой деятельностью организации.

Общие принципы формирования, обобщения, группировки и детализации  бухгалтерской информации должны быть едиными для всех хозяйствующих  субъектов. Именно такой подход обеспечит  возможность любому заинтересованному  пользователю адекватно оценивать данные, полученные от различных источников, сравнивать и анализировать финансовые показатели деятельности различных организаций. Специфические особенности, присущие отдельным отраслям и видам деятельности, следует учитывать при организации аналитического бухгалтерского учета.

Необходимость ведения  бухгалтерского учета по общим принципам  обуславливает выработку, законодательное  и нормативное закрепление общих  требований к организации бухгалтерского учета.

Основные требования к ведению бухгалтерского учета сформулированы в статье 8 Закона о бухгалтерском учете.

Помимо общих требований к организации бухгалтерского учета, установленных Законом о бухгалтерском  учете, документы системы нормативного регулирования бухгалтерского учета и отчетности регламентируют частные требования применительно к конкретной ситуации или группам операций.

Для того чтобы данные бухгалтерской отчетности, представляемые различными организациями были сопоставимы, необходимо, чтобы бухгалтерский  учет у всех участников хозяйственной деятельности организовывался на единых принципах.

В бухгалтерском учете  такие принципы устанавливаются  на федеральном уровне и носят  название допущений, требований  и  правил бухгалтерского учета.

В настоящее время  действуют четыре допущения и шесть требований, которые должны учитываться при формировании учетной политики и организации бухгалтерского учета. Эти допущения и требования установлены пунктом 6 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации».

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами  являются: своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы; документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат; контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на  хозяйственно- операционные цели.

Расчеты с подотчетными лицами имеют  место практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров, оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу, представительские расходы.

Подотчетные лица – физические лица, которым выданы наличные деньги, а также другие ценности, обязанные предоставить отчет об их использовании.

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выданные работникам организации из кассы  на мелкие хозяйственные расходы  и расходы по командировкам.

Основными обязанностями подотчетного лица являются: получение задания; получение денежного аванса для оплаты расходов, связанных с выполнением полученного задания; оформление документов на получение ценностей, услуг, работ и их оплату; передача ценностей материально ответственному лицу своего предприятия, а документов на их получение и оплату - в бухгалтерию: не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы.

При выдаче денежных средств  организация обязана: определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается; получить от подотчетного лица отчет о  расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства; выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам; запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому; определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы. Расходование подотчетных сумм на другие цели не допускается.

 

 

2. Цели расходов подотчетных сумм

 

Денежные средства выдаются под  отчёт на следующие цели: на административно-хозяйственные  нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным  расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные  расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно- зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия. Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ.

Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. Командировочные расходы возникают в следствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку.

В командировку может быть направлен  только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

Если работник специально командирован для работы в выходные и праздничные  дни, компенсация за работу в эти  дни производится в соответствии с действующим законодательством.

Днем выезда в командировку считается  день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта и от них при возвращении из командировки.

Фактическое время пребывания в  месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Если командированный работник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при предоставлении документов о найме жилого помещения расходы по найму возмещаются в установленном порядке.

В расчет авансовой суммы включается оплата суточных, предполагаемые расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно. Суммы, выдаваемые в качестве аванса командированному лицу, кроме перечисленных, должны быть оговорены в приказе руководителя предприятия о направлении работника в командировку.

По возвращении из командировки работник обязан в трехдневный срок сдать в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, а неизрасходованные суммы вернуть в кассу предприятия. К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расходы командированного, командировочное удостоверение с необходимыми отметками и утвержденный руководителем отчет о командировке. Бухгалтер, обрабатывающий авансовый отчет, прикладывает к нему копию приказа руководителя о направлении в командировку работника.