Учет расчетов с подотчетными лицами

По данным выписки  банка средства списаны со счета  корпоративной карты: 10 февраля 2009г.

Официальный курс доллара  по курсу ЦБ РФ на:

на 09.02.09 – 30руб.00коп.

на 10.02.09 – 31руб.00коп.

на 16.02.09 – 32руб.00коп.

В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

 

Операции	Дебет	Кредит	Сумма
С расчетного счета перечислены денежные средства на приобретение валюты	76	51	12000руб.
Приобретенная валюта зачислена на транзитный валютный счет	52	76	400$
Перечислены денежные средства с валютного счета на банковский карточный счет	55	52	400$
Отражено снятие денежных средств (суточных) с корпоративной карты	71	55	400$
Отражена положительная курсовая разница	55	91	400руб. (30руб-31руб) х 400$
Списаны командировочные расходы	44	71	12800руб
Произведена переоценка командировочных  расходов	71	91	400руб. (32руб-31руб.) х 400$

 

 

В задаче были использованы следующие счета:

44 «Расходы на продажу»

51«Расчетный счет»

52 «Валютные счета»

55 «Специальные счета в банках»

71 «Расчеты с подотчетными лицами»

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

91 «Прочие доходы и расходы»

 

 

Заключение

 

Любая организация в  процессе осуществления хозяйственной  деятельности приобретает разные материальные ценности в розничной торговле. Это  могут быть хозяйственные принадлежности, канцелярские товары, бухгалтерские бланки, техническая литература. Конечно,, в условиях деятельности крупного хозяйствующего субъекта можно предусмотреть, чтобы закупка перечисленных ценностей была организована путем безналичных расчетов, хотя полностью исключить приобретение какого-либо имущества (работ, услуг) не может и крупная организация. В условиях же малого бизнеса приобретение хозяйственных и канцелярских принадлежностей, как правило, осуществляется только через розничную торговую сеть. Нужно отметить, что практически ни одна налоговая проверка хозяйствующего субъекта не проходит без тщательного анализа счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Так как этот счет затрагивает большое количество хозяйственных операций, не нужно рассчитывать, что этот участок бухгалтерского учета уйдет из – под  контроля налоговой проверки.    

Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны для любой организации.

При этом расчеты наличными денежными средствами осуществляются не только при выплатах работникам сумм оплаты труда, материального поощрения и т.д. Абсолютная ликвидность денежных средств превращает наличные деньги в весьма привлекательный инструмент для проведения расчетов за приобретенные товары, выполненные работы и оказанные услуги, для приобретения материально-производственных запасов, а при определенных условиях – и внеоборотных активов.

Но в то же время  широкое использование наличных денежных средств для расчетов между юридическими лицами (и торговыми организациями) создает благоприятные предпосылки для злоупотреблений, а в последнее время – и для ухода от налогов. Поэтому неудивительно стремление государства максимально ограничить и зарегламентировать процесс обращения наличных денежных средств.

Основные ошибки, возникающие  на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с  несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы  подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН.

В результате  учёта расчётов с  подотчётными лицами на предприятии, нужно обратить внимание на то, что здесь необходимо быть особенно осторожным руководителю предприятия и другим заинтересованным лицам, так как выдаются денежные суммы в подотчёт. Надо следить за порядком выдачи, целесообразностью расходов, направлением их списания, своевременностью сдачи неиспользованных авансов, не допускать не отрегулированных сумм по данным расчётам. Пристальное внимание необходимо уделять представительским расходам, а также затратам на использование автотранспорта.

Наиболее распространенные ошибки, связанные с организацией данного направления бухгалтерского учета: отсутствие документов, устанавливающих  порядок выдачи и возврата подотчетных  сумм; несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами; списание подотчетных сумм на затраты без оправдательных документов; отсутствие аналитики по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.

Расчеты с подотчетными лицами охватывают значительные объемы хозяйственной деятельности предприятия. В силу того, что правильность ведения данного участка бухгалтерского учета в конечном итоге отражается на величине налогов, уплачиваемых предприятием.

Расчеты через подотчетных  лиц, объективно существующие в каждой организации, будут проводиться и в дальнейшем, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность. Поэтому бухгалтеру необходимо свести к минимуму количество возможных ошибок при организации учета на счете 71. Это поможет избежать штрафных санкций.

Правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.

 

Литература

1. Федеральный Закон РФ «О бухгалтерском учете» от 10.01.03. №8-ФЗ

2. Федеральный закон «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10.12.2003 № 173-ФЗ

3. Федеральный закон РФ от 24 июля 2007 г. N 216-ФЗ "О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации", одобрен Советом Федерации 11 июля 2007 года.

4. Федеральный Закон РФ от 22.07.2008 № 158-ФЗ «О внесении изменений в главы 21, 23, 24, 25 и 26 части второй налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие акты законодательства Российской Федерации о налогах и сборах»

5. Указа Президента РФ от 18.07.2005 N 813 (ред. от 06.12.2007) "О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих"

6. Налоговый Кодекс РФ, Часть 2 от 05.08.2000 N 117-ФЗ

7. Трудовой Кодекс РФ от 30 декабря 2001 № 197-ФЗ

8. ПБУ 10/99 от 06.05.99 № 33н «Расходы организации» в ред. от 27.11.2006

9. ПБУ 1/2008 от 06.10.08. №116н «Учетная политика организации»

10. "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержден Решением Совета Директоров ЦБ Российской Федерации от 22 сентября 1993 года №40

11. Инструкция Банка России  «О порядке организации работы обменных пунктов на территории Российской Федерации, совершения и учета валютно-обменных операций уполномоченными банками»  от 27.02.95 № 27

12. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

13. Постановление от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работника в командировки».

14.План счетов бухгалтерского  учета финансово-хозяйственной деятельности  организации и Инструкции по  его применению – ЭКСМО 2009г.

15. Владимир Захарьин «Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение»  из-во налоговый вестник 2008

16. А.Б. Тепляков «Все о расчетах организации» РОСБУХ 2009

17. Г.Ю. Касьянова «10000 и одна проводка» АБАК 2009

18. www.klerk.ru все о бухгалтерском учете, менеджменте, налоговом праве, банках, 1С и программах автоматизации: статья «Представительские расходы: как правильно обосновать, подтвердить и не иметь последствий» автор Д. Новинский

19. www.consultant.ru КонсультантПлюс

20. www.rosbuh.ru Российский Бухгалтер

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

 

   оборотная сторона

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

 
ПРИЛОЖЕНИЕ 4

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

 

 

 

оборотная сторона

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

 

¹ Приложение 1 стр. 40

² Приложение 6 стр. 46

³ Приложение 3 стр. 43

⁴ Приложение 4 стр. 45

⁵ Приложение 5 стр. 44

⁶ пункт 2 статья 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»

⁷ Приложение 2 стр. 41, 42

⁸ Федеральный закон Российской Федерации от 24 июля 2007 г. N 216-ФЗ "О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации", одобрен Советом Федерации 11 июля 2007 года.

⁹   Владимир Захарьин «Расчеты с подотчетными лицами бухгалтерский учет и налогообложение»  из-во налоговый вестник 2008

¹⁰ А.Б. Тепляков «Все о расчетах организации» РОСБУХ 2009