Учет расчетов с подотчетными лицами

Д – т 07 «Оборудование  к установке» К – т 71 – на сумму  стоимости приобретенного подотчетным лицом оборудования, а также на сумму расходов (работ и услуг сторонних организаций), подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования к установке. Такая проводка может быть оформлена в организациях, ведущих учет материально-производственных запасов на счете 07, то есть в организациях, являющихся заказчиками строительства по договору строительного подряда, а также организациями, осуществляющими строительство хозяйственным способом;

Д – т 10 «Материалы»  К – т 71– на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов, включая стоимость приобретенных материалов. Чаще всего подобным образом приобретаются канцелярские товары, товары хозяйственного и бытового назначения, а также оплачиваются некоторые услуги (например, транспортные), стоимость которых подлежит включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов;

Д – т 11 «Животные на выращивании и откорме» К –  т 71 – на сумму стоимости животных, приобретенных для выращивания  или откорма, а также на сумму расходов, связанных с приобретением животных и подлежащих отнесению на увеличение их стоимости;

Д – т 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей»        К – т 71 – на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования, материалов, товаров, покупных изделий, животных для выращивания и откорма – в случае, если учетной политикой организации закреплена схема бухгалтерского учета, в соответствии с которой фактическая себестоимость материально-производственных запасов формируется на счете 15. Такой же проводкой оформляется принятие к учету стоимости любых приобретенных за наличный расчет материально-производственных запасов;

Д – т 20 «Основное производство»  К – т 71 – на сумму стоимости  работ и услуг сторонних организаций, оплаченных подотчетным лицом, а также на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения. Иными словами, для того чтобы расходы, произведенные материально ответственным работником, могли быть списаны подобным способом, необязательно, чтобы подотчетным лицом был рабочий основного производства;

Д – т 23 «Вспомогательные производства» К – т 71 – на суммы произведенных расходов, так же как и в случае списания расходов в корреспонденции со счетом 20, с той только разницей, что расходы в данном случае относятся к продукции, работам или услугам вспомогательных производств;

Д – т 25 «Общепроизводственные  расходы» К – т 71– на сумму  оплаченных наличными денежными  средствами расходов, подлежащих отнесению  на увеличение общепроизводственных расходов. Это могут быть расходы в виде оплаты работ и услуг сторонних  организаций по содержанию объектов основных средств цехового назначения, а также командировочные расходы цехового персонала (например, мастера или начальника цеха);

Д – т 26 «Общехозяйственные расходы» К – т 71 – на сумму  оплаты работ и услуг сторонних  организаций, включаемых в общехозяйственные расходы (например, коммунальных платежей, юридических, консультационных услуг и т.д.);

Д – т 28 «Брак в производстве»  К – т 71 – на сумму расходов, связанных с исправлением устранимого  брака, а также с осуществлением гарантийного ремонта или гарантийного обслуживания;

Д – т 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» К –  т 71 – на сумму стоимости работ  и услуг сторонних организаций, оплаченных командированным работником. Стоимость работ и услуг сторонних  организаций может быть оплачена работником любого подразделения, включая работников аппарата управления. Таким же образом списываются суммы расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) обслуживающих производств и хозяйств (как правило, работников этих хозяйств) и оплаченных наличными денежными средствами через подотчетных лиц;

Д – т 44 «Расходы на продажу» К – т 71 – на сумму расходов по транспортировке и хранению готовой  продукции при условии, что они  оплачены наличными денежными средствами. Кроме того, таким же образом списываются расходы, связанные с заключением и исполнением хозяйственных договоров, представительские и рекламные расходы, а также расходы, осуществляемые в рамках претензионной работы (с поставщиками, подрядчиками, транспортными организациями и т.д.) и мероприятий по разрешению разногласий с контрагентами. Организации торговли и общественного питания в дебет счета 44 могут списывать суммы оплаченных наличными денежными средствами расходов любого из работников организации (с распределением по статьям издержек обращения);

Д – т 68 «Расчеты по налогам  и сборам» К – т 71 – на сумму  наличных денежных средств, использованных на оплату задолженности перед бюджетом по налогам и сборам. Чаще всего  подобным образом осуществляется оплата государственной пошлины;

Д – т 70 К – т 71 –  такая проводка оформляется в  случае, если выплата заработной платы  структурным подразделениям организации  осуществляется через подотчетных  лиц (раздатчиков). Проводка оформляется  после завершения выплат и сдачи  ведомости (платежной или расчетно-платежной) в кассу организации;

Д – т 76 «Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами» К – т 71 – на сумму оплаты страховых  взносов наличными денежными  средствами через подотчетных лиц, например взносов на обязательное страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств;

Д – т 91 «Прочие доходы и расходы» К – т 71 – на сумму  прочих расходов, оплаченных наличными  денежными средствами. Такими расходами  могут быть расходы, связанные с  прочей деятельностью (например, арендой объектов основных средств), суммы финансовых санкций за нарушение условий хозяйственных договоров и т.д.

Д – т 50 К – т 71 –  на сумму неиспользованного остатка  подотчетной суммы, сданной подотчетным лицом в кассу организации;

Д – т 50 «Денежные документы» К – т 71 – отражено приобретение за наличный расчет денежных документов (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, авиабилетов, путевок в дома отдыха и т.д.), а также выбытие денежных документов. Если денежные документы приобретаются кассиром (что является весьма распространенной практикой), в учете делается проводка: Д-т 50, субсчет «Денежные документы», К-т 50;

Д – т 51 К – т 71 –  на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на расчетный счет в банке;

Д – т 55 К – т 71 –  на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на специальный  счет в банке. Такой же проводкой  отражается возврат неиспользованного аккредитива;

Д – т 70 К – т 71 – на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанного с заработной платы подотчетного лица, – при условии его согласия на удержание. Если же работник не согласен с удержанием (например в случае, если часть фактически произведенных расходов не принимается к оплате), используется другая схема проводок:

Д – т 94 К – т 71 –  на сумму остатка денежных средств  или расходов, не подтвержденных оправдательными документами;

Д – т 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»,      К – т 94 – на сумму, подлежащую удержанию на основании проведенного расследования и изданного приказа или распоряжения руководителя организации;

Д – т 91 К – т 94 –  на сумму ущерба, во взыскании которой  отказано судом или арбитражем, а  также при отсутствии оснований для взыскания;

Д – т 70 К – т 73 –  на сумму, удержанную с оплаты труда  подотчетного лица⁹. 

 

3.2. Задачи на основании Бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

 

Пример 1 Рассмотрим на примере порядок отражения наличных денежных средств выданных под отчет.

Работник организации  торговли был направлен в служебную  командировку сроком на 5 дней. Из кассы организации командируемому работнику были выданы под отчет:

аванс в сумме 12000руб.;

ж-д. билет для проезда  к месту командировки стоимостью 1180 руб., в том числе НДС – 180 руб.;

ж-д. билет для проезда  обратно к месту постоянной работы стоимостью 1180 руб., в том числе  НДС – 180 руб.

Железнодорожный билеты были приобретены организацией по безналичному расчету.

По возвращении из командировки работником организации были представлены следующие документы, подтверждающие произведенные расходы:

квитанция за пользование  постельными принадлежностями при  проезде к месту командировки на сумму 10 руб.;

квитанция за пользование  постельными принадлежностями при  проезде обратно к месту постоянной работы на сумму 100 руб.

счет гостиницы на сумму 8850 руб., в том числе НДС  – 1350 руб.

Норма суточных (за каждый день нахождения в командировке) по территории РФ установлена в сумме 550 руб.

Остаток неизрасходованных денежных средств командируемым работником (подотчетным лицом) был внесен в кассу организации¹⁰.

В бухгалтерском учете  делаются следующие записи:

 

 

Операция	Дебет	Кредит	Сумма., руб.
Отражено поступление ж-д. билетов в кассу организации от юридических лиц:	50-3	76	2360 руб. (1180-1180)
Отражена оплата ж-д. билетов:	76	51	2360 руб.
Отражена выдача из кассы организации  оплаченных ж-д. билетов под отчет:	71	50-3	2360 руб.
Отражена авансовая выдача денежных средств на служебную командировку:	71	50	12000
Списаны расходы на оплату ж-д. транспорта	44	71	2000
Начислен НДС по расходам	19	71	360руб. (180+180)
Списаны расходы на оплату пользования  в поездах постельными принадлежностями	44	71	200руб. (100+100)
Списаны расходы на оплату услуг  гостиницы	44	71	7500руб. (8850-1350)
Начислен НДС со стоимости услуг  гостиницы	19	71	1350руб.
Списаны дополнительные расходы, связанные  с проживанием вне места постоянного  жительства (суточные)	44	71	2750руб. (550х5дней)
Принят к вычету НДС по расходам связанным с проездом	68	19	360руб.
Принят к вычету НДС по услугам  гостиницы	68	19	1350руб.
Возвращена в кассу неиспользованная сумма денежных средств работником организации	50	71	200руб. (12000-100-100-8850-2750)

В задаче были использованы следующие счета:

19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

44 «Расходы на продажу»

50 «Касса»

50-3 «Денежные документы»

51 «Расчетный счет»

68-2 «Расчеты по налогам и сборам»

71 «Расчеты с подотчетными лицами»

76 « Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

 

Пример 2 Работник организации был направлен в командировку сроком на 5 дней. Ему были выплачены суточные в размере 5000 руб. В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

 

Операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражена авансовая выдача денежных средств на служебную командировку:	71	50	5000 руб.
Списаны  расходы, связанные с  проживанием вне места постоянного  жительства (суточные)	44	71	5000 руб.
Начислен НДФЛ на сверх нормативные суточные	70	68	195руб.
С расчетного счета перечислена  задолженность по НДФЛ в бюджет	68	51	195руб.

 

В данном случае вся сумма  суточных в размере 5000 руб. включается в расходы, уменьшающие налоговую  базу по налогу на прибыль. При этом вся сумма в размере 5000 руб. не облагается ЕСН.

В целях исчисления НДФЛ в состав налогооблагаемого дохода работника должна быть включена сумма суточных, превышающая нормативы установленные п.3 ст.217 НК РФ:

5000 руб. – 700 руб.  х 5 дн. = 1500 руб.

  Сумма НДФЛ со сверхнормативных суточных составит 195 руб. (1500 х 0,13).

 

В задаче были использованы следующие счета:

44 «Расходы на продажу»

50 «Касса»

51 «Расчетный счет»

68 «Расчеты по налогам  и сборам»

70 «Расчеты с персоналом  по оплате труда»

71 «Расчеты с подотчетными  лицами» 
Пример 3 Предприятие отправляет сотрудника в командировку в США на 5 дней с 9 по 13 февраля 2009 года норма суточных составляет 400$ (2400руб х 5 = 12000руб). Авиабилет и гостиница были оплачены заранее и их стоимость не включается в расходы сотрудника. Для оплаты командировочных расходов сотруднику была выдана корпоративная карта, которая позволяет ему проводить платежи по валютному счету организации. По возвращении из командировки (16 февраля 2009 года) он представил авансовый отчет, к которому приложил документы,  подтверждающие произведенные расходы.