Учет расчетов с подотчетными лицами

На оборотной стороне  формы подотчетное лицо указывает  перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и др.), и суммы фактических затрат по ним. Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается сумма в валюте. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Первичными оправдательными  документами, подтверждающими расходование подотчетны средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции  к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц. К кассовому чеку должны быть приложены товарные чеки с расшифровкой покупки.

При этом установлено, что  первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся: наименование документа; дата составления документа; наименование организации, составившей документ; содержание хозяйственной операции; денежные и натуральные измерители хозяйственной операции; наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы.⁶

Работник должен представить  счет за проживание в гостинице  по унифицированной форме № 3-Г. Именно этот документ считают подтверждающим расходы на проживание командированного. Данный документ является бланком строгой отчетности, а потому приравнен к кассовому чеку.

Документы строгой отчетности должны содержать наряду с показателями, характеризующими специфику оформляемых операций, следующие обязательные реквизиты: гриф утверждения, наименование формы документа; шестизначный номер; серия; код формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД); дата осуществления расчета; наименование и код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО); код ИНН; вид оказываемых работ (услуг); единицы измерения оказанных услуг (в натуральном и денежном выражении); наименование должности лица, ответственного за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления с личной подписью. В случае необходимости утвержденные формы документов строгой отчетности могут быть дополнены реквизитами, соответствующими роду деятельности организации. При этом все реквизиты, предусмотренные в утвержденных формах, остаются без изменения; удаление отдельных реквизитов не допускается. Бланки строгой отчетности изготавливаются обязательно типографским способом.

Полностью проверенный  отчет утверждает руководитель организации (или уполномоченное лицо), на лицевой  стороне указывается его должность, дата и подпись с расшифровкой. После этого авансовый отчет принимается к учету.

Остаток неиспользованного  аванса сдается подотчетным лицом  в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном  порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Следующая выдача наличных денег подотчетному лицу может производиться  только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее  выданному авансу⁷.

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер № 7- учетный регистр, применяемый для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами применяется комбинированный регистр, сочетающий и синтетический учете линейной формой записи. Это значит, что каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета "Расчеты с подотчетными лицами". Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных.

2.2 Нормативное регулирование учет расчетов с подотчетными лицами

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Порядок выдачи средств на хозяйственные  нужды и правила оформления выдачи оговорены в документе "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержден Решением Совета Директоров ЦБ Российской Федерации от 22 сентября 1993 года №40

Основной документ, в котором  прописаны все правила о расчетах с подотчетными лицами по служебным командировкам – Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

В документе предусмотрено, что  работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал) также признается командировкой.

Срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением. Работнику выдается денежный аванс  на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием (суточные). Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Установлены правила возмещения указанных расходов в различных ситуациях (например, в случае заболевания работника в командировке), а также особенности выплаты суточных в иностранной валюте. Работнику возмещаются и иные расходы, произведенные им с разрешения руководителя. По возвращении работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов и отчет о выполненной работе. За период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется средний заработок. 
Приведены особенности командирования за пределы РФ. В этом случае не оформляется командировочное удостоверение, за исключением направления в страны СНГ, при въезде (выезде) в которые пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. Кроме того, работнику дополнительно возмещаются расходы на оформление заграничного паспорта, визы; обязательные консульские и аэродромные сборы; расходы на оформление обязательной медицинской страховки и другие расходы.

Расчеты с подотчетными лицами оказывают  влияние на налогообложение предприятия  в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ. Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентируют порядок обложения НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли.

Согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации с 1 января 2008 при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению (НДФЛ), не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту⁸.

С учетом изменений в  ФЗ РФ от 22.07.2008 № 158-ФЗ «О внесении изменений в главы 21, 23, 24, 25 и 26 части второй налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие акты законодательства Российской Федерации о налогах и сборах». С 1 января 2008 года при расчете налога на прибыль и единого социального налога суточные и полевое довольствие учитываются в расходах в размере 100 рублей. С 1 января 2009 года суточные или полевое довольствие будут учитываться при налогообложении прибыли и единого социального налога без ограничения.

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в  Положении по бухгалтерскому чету № 10/99 «Расходы организации».

При оформлении командировочных расходов учитываю нормы Трудового Кодекса РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку, а также порядок оплаты командированного сотрудника в выходные и праздничные дни.  Понятие служебной командировки, гарантии при направлении работников в служебные командировки и возмещение расходов, связанных со служебной командировкой находит свое отражение в статья 166, 167 и 168 соответственно ТК РФ.   

При направлении сотрудника в командировку за границу РФ применяют следующие  нормативные акты: Закон РФ «О валютном регулировании и валютном контроле», Положение Банка России и Инструкцию Банка России.

Глава 3  Бухгалтерский  учет расчетов с подотчетными лицами

3.1 Учет расчетов с  подотчетными лицами

Учет по расчетам с  подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Общие правила организации  бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами установлены Инструкцией  по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные  и прочие расходы, Планом счетов предусмотрено открытие и ведение счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На выданные под отчет  суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции  со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции  со счетами, на которых учитываются  затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. 
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В дальнейшем эти суммы  списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Таким образом, полная схема  бухгалтерских проводок по учету  операций с денежными средствами, выданными под отчет, выглядит следующим образом:

Д – т 71 К – т 50 «Касса»  – на сумму наличных денежных средств, переданных под отчет материально ответственному лицу;

Д – т 71 К – т 50 –  на сумму стоимости денежных документов, переданных под отчет материально ответственному лицу;

Д – т 71 К – т 51 «Расчетные счета» – на сумму денежных средств, полученных материально ответственным лицом непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения подотчетным лицом в месте осуществления расчетов. В первом случае имеется в виду ситуация (не запрещенная гражданским и банковским законодательством), при которой чек на получение наличных денег выписывается не на кассира организации, а на материально ответственного работника. Подобная ситуация может иметь место, например, в случае, если необходимая сумма наличных денежных средств в кассе отсутствует, расходы нужно провести немедленно, а выезд кассира для получения наличных денежных средств нецелесообразен.

Д – т 71 К – т 55 «Специальные счета в банках» – отражена передача подотчетному лицу аккредитива  или чека из чековой книжки для  осуществления расчетов с контрагентами. Счет 55 «Специальные счета в банках» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации и иностранных валютах, находящихся на территории Российской Федерации и за ее пределами, в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах, а также о движении средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению.

К счету 55 «Специальные счета в банках» могут быть открыты субсчета: 55-1"Аккредитивы"; 55-2 "Чековые книжки"; 55-3 «депозитные счета» и др.

Д – т 55 К – т 71 Отражается запись возвращение неиспользованной суммы чековых книжек подотчетным  лицом.

Расчеты чеками из чековых  книжек чаще всего ограничиваются границами того населенного пункта, в котором расположено отделение банка, открывшего специальный счет, а расчеты аккредитивами могут осуществляться и с организациями, расположенными в других регионах. Кроме того, средства, аккумулированные на специальных счетах банков (например, для финансирования капитального строительства или финансирования целевых мероприятий), могут использоваться так же, как и средства, находящиеся на расчетном счете. Иными словами, данная проводка может оформляться при получении материально ответственным работником наличных денежных средств со специального счета или при перечислении подотчетных сумм с соответствующих счетов.