Учет расчетов с подотчетными лицами

Бухгалтер, проверив авансовый отчет  командированного лица и получив от него при необходимости пояснения в письменном виде, подписывает этот отчет и передает его на утверждение руководителю предприятия в день получения отчета от подотчетного лица.

Служебная командировка характеризуется  следующими отличительными признаками: наличие распоряжения работодателя о направлении в командировку с указанием ее срока; командировка имеет целью выполнение служебного задания (поручения), то есть работы, обусловленной трудовым договором, но вне места постоянной работы работника; командировка предполагает задействование установленных ТК РФ гарантий (например, работник не может быть уволен в то время, когда находился в командировке; на него распространяются все нормы трудового законодательства о рабочем времени и времени отдыха, социальные гарантии и т.п.). 

При направлении работника в командировку за границу руководитель издает приказ, в котором указывается: цель командировки, срок командировки, страна назначения, дата пересечения границы, количество дней нахождения за пределами территории РФ, размер суточных и расходов по найму жилого помещения за границей в иностранной валюте (в день и всего).

Командировочное удостоверение  при загранкомандировках не выписывается. Подтверждением фактического пребывания командированного работника за пределами  РФ являются отметки контрольно-пропускных пунктов с датами пересечения границы, проставляемые в заграничном паспорте командированного работника. В авансовый отчет командированного лица следует приложить копию приказа на загранкомандировку и копии первой страницы загранпаспорта, страницы с визой и страницы с пограничными отметками.

Работнику, командированному за пределы России, кроме возмещаемых  компенсаций по командировкам в  пределах РФ, оплачиваются дополнительные расходы, связанные с необходимостью пересечения границы и использования иностранной валюты. Помимо расходов по проезду, найму жилого помещения, оплате суточных, возмещаются так же затраты: по получению виз и загранпаспорта; по прописке загранпаспорта при необходимости; по покупке иностранной валюты страны пребывания или обмену чека на валюту; оплата за провоз багажа.

Следует отметить, чтобы  все расходы, кроме суточных, были подтверждены документально (например, счетами, квитанциями, проездными документами), так как при отсутствии оправдательных документов соответствующие командировочные расходы не возмещаются.

При принятии к учету  авансовых отчетов и проверке гостиничных счетов бухгалтеру следует учитывать то обстоятельство, что за рубежом отели обычно представляют постояльцам целый комплекс услуг, стоимость которых включается в общую стоимость счета. Суммы, уплаченные за питание в гостиничных барах, кафе и ресторанах, а также другие личные услуги, включенные в счет по найму жилого помещения, оплачиваются за счет суточных.

В зависимости от должности  направляемого в командировку за границу сотрудника лимитирован класс проезда. Руководителям предприятий и их заместителям проезд воздушным, железнодорожным и водным транспортом оплачивается по тарифу первого класса, всех остальных - по тарифу второго класса; при этом на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса.

При направлении сотрудника в служебную заграничную командировку ему должен быть выдан аванс в  иностранной валюте на текущие расходы, исходя из реальных потребностей в  стране пребывания, с учётом непредвиденных расходов. Для этого с текущего счёта предприятия снимается наличная иностранная валюта либо покупается дорожный или банковский чек в валюте. В случае отсутствия на счёте предприятия необходимой валютной суммы банк по поручению предприятия может приобрести инвалюту на валютной бирже. При этом снятие, покупка валюты или приобретение чека производится только на основании представляемых предприятиями в уполномоченный банк заявок.

Согласно Порядку ведения  кассовых операций в РФ  валюта не может быть выдана в банке самому командируемому. Она должна обязательно приходоваться через кассу предприятия и выдаваться работнику по расходному кассовому ордеру в течение трех банковских дней, с момента снятия указанных средств.

Авансовый отчёт составляется в той валюте, которая была выдана командируемому. Если сотруднику выдаётся аванс на командировочные расходы в валюте иной, чем валюта страны назначения, то в целях определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходов производится пересчёт её в рубли по курсу Центрального банка РФ на дату выдачи, а из рублёвого эквивалента - в валюту страны убывания. Потом стоимость валюты пересчитывается в рубли по курсу Центрального банка РФ на дату утверждения авансового отчёта руководителем или лицом, на это уполномоченным.

Бухгалтер, обрабатывая  авансовый отчёт, ведёт учёт отдельно для целей бухгалтерского учёта  и для целей налогообложения. После утверждения и обработки  авансового отчёта необходимо завершить расчёты с работником по выданному в подотчёт на командировку авансу.

Если работник несвоевременно представил отчет по подотчетным суммам и не вернул в кассу неиспользованный остаток. Бухгалтер в данном случае может поступить двумя способами: удержать сумму задолженности из заработной платы работника; не удерживать с работника сумму задолженности, тогда данная сумма    целиком учитывается в составе его доходов.

Удержания из заработной платы работника нужно производить  с учетом требований ст. 138 ТК РФ, согласно которой общий размет всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Если руководитель организации  принял решение не удерживать с подотчетного лица сумму задолженности то организация обязана исчислить, удержать с физического лица и уплатить сумму налога. Налогообложение производится по ставке 13%.

Таким образом, с данной суммы необходимо произвести удержание  НДФЛ.

На основании п. 3 ст. 236 НК РФ стоимость невозвращенного аванса не признается объектом обложения ЕСН, так как данные расходы не снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Но данная точка зрения верна только для плательщиков налога на прибыль.

 

 

Глава 2 Правила ведения расчетов с подотчетными лицами

2.1 Документальное оформление  расчетов с подотчетными лицами

 

Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными документами, на основании которых ведется  бухгалтерский учет. Таково требование Закона о бухгалтерском учете.

Наличные денежные средства могут выдаваться только определенному кругу лиц – работникам организации. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю – отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных  сотрудников, но и указать, какую  сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда  они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно  составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

Каждого сотрудника, чья  фамилия включена в перечень подотчетных  лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости  разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

 В обязательном порядке в организации должен быть издан приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право получить наличные деньги под отчет.

В настоящее время  унифицированные формы документов, необходимые для направления  работника в командировку, утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 Января 2004 г. № 1” Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты ”.

Указанные формы должны применяться всеми организациями  при направлении работника в  командировки.

В соответствии с постановлением Госкомстата РФ № 1 при направлении работников в командировки и по возвращении из них должны использоваться следующие унифицированные формы:

КО-2 «Расходный кассовый ордер»

КО-1   «Приходный кассовый ордер»

Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

Т-10  «Командировочное удостоверение»;

Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

АО-1  «Авансовый отчет»

Выдача наличных денег из кассы предполагает оформление кассиром расходного кассового ордера (КО-2), в нем указывается: наименование предприятия и структурного подразделения, а также коды предприятия по ОКПО и структурного подразделения; регистрационный номер и дата выписки расходного ордера; номер корреспондирующего счета, субсчета.

Расходный кассовый ордер  должен быть подписан главным бухгалтером; он также должен содержать распорядительную подпись руководителя организации  или лица на то уполномоченного письменным распоряжением руководителя¹.

Приходный кассовый ордер (КО-1) — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится прием средств в кассу организации. Его используют для внесения в кассу неиспользованных  денежных средств работником  организации².

Форма Т-9 применяется  для оформления и учета направления  одного работника в командировку, а форма Т-9а применяется для  оформления и учета направления  сразу нескольких работников одновременно.

В приказе (распоряжении) указывается: фамилия и инициалы командируемого лица; структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого лица; место назначения (страна, город, организация, куда командируется работник); срок командировки; цель командировки и основание (служебное задание или иной документ).

Если это необходимо, указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие существенные условия направления в командировку.

Приказ подписывает  руководитель организации, а распоряжение может подписать уполномоченное руководителем лицо. С приказом под роспись знакомится работник³.

Унифицированная форма  Т-10а применяется для оформления учета служебного задания при  направлении работника в командировку, а так же служит отчетом о его  выполнении.

Отчет о выполненной работе является первым документом, относящимся к командировке работника организации. Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение (форма Т-10).

В каждом конкретном случае содержание отчета определяется теми целями и задачами, которые стояли перед командируемым. В зависимость от этого в отчет может быть включена информация, начиная от конкретного перечисления вопросов, решенных в ходе командировки, до изложения впечатлений о переговорах – как они прошли, в какой обстановке, какие доводы приводили стороны и т.п. В конкретной организации может быть принята своя форма отчета о командировке с учетом специфики деятельности⁴.

Командировочное удостоверение (Т-10) выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направления в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытие и убытие в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и  выбытия  заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.

Командировочное удостоверение  во время командировки должно находиться у командированного лица⁵.

Форма №АО-1 «Авансовый отчет» предназначена для применения учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Эта форма содержит реквизиты, предусматривающие отражение подотчетных сумм, как в рублях, так и в иностранной валюте.

Авансовый отчет –  документ двусторонний, он заполняется  подотчетным лицом и бухгалтером  организации. Составляется авансовый  отчет в одном экземпляре, причем он может быть заполнен на бумажном или машинном носителе.

Подотчетное лицо на лицевой  стороне указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное  подразделение, табельный  номер (если он есть), профессию (должность), и назначение аванса.

Лицевая сторона авансового отчета содержит таблицу “Бухгалтерская запись”, в которую бухгалтер  записывает проводки (корреспондирующие  счета и суммы). Далее проверяется  целевое расходование средств, наличие и правильное оформление оправдательных документов  и расчетов, ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью), ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.