Учет расчетов с подотчетными лицами

 

Содержание

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет  свои особенности, поэтому одной из целей этой работы является обобщить те данные, которые появляются в печати.

Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место  практически на каждом предприятии. В условиях рыночных отношений, налаживания внешнеэкономических связей с поставщиками и партнерами актуальность данного вида учета постоянно возрастает и требует своего совершенствования. Именно это обстоятельство и легло в основу выбора данной темы для написания курсовой работы.

Целью работы является рассмотрение порядка учета расчетов с подотчетными лицами.

В связи с  этим перед автором данной работы стоят следующие задачи:

- изучить документальное  оформление выдачи, использования  и возврата подотчетных сумм при ведении расчетов с работниками предприятия;

- ознакомиться  с нормативной базой, регламентирующей порядок ведения данного вида расчетов;

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ И  УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1 Порядок расчетов с подотчетными лицами

Чтобы избежать обычных ошибок в терминах и толковании ниже приводится разъяснение, что можно назвать подотчетными лицами, а что подотчетными суммами.

Подотчетными  лицами являются работники организации, получившие  под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и командировочные расходы

Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

Подотчетные суммы  на хозяйственно-операционные расходы выдаются в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий по согласованию с учреждениями банка, осуществляющими их кассовое обслуживание.

Чаще всего  выдаются авансы для служебных командировок. Служебной командировкой (в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации гл.24, ст.166) считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны  представлять в бухгалтерию организации  авансовый отчет об израсходованных  суммах с приложением оправдательных документов, вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы, не позднее 3 дней по истечению срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки.

 С 1января 2002года введена в действие форма авансового отчета №АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 1августа 2001года № 55 (приложение №1).

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном  счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (таблица 1).

Таблица 1- Расчеты с подотчетными лицами

Уменьшение  задолженности подотчетных лиц	Дебет счета	Увеличение  задолженности подотчетных лиц	Кредит счета
Приобретены материальные ценности за счет подотчетных сумм	07,08, 10,41	Выданы денежные средства на хозяйственные нужды, командировочные расходы	50
НДС по приобретенным ТМЦ ценностям, работам и услугам в установленных законом случаях	19	Возмещение  перерасхода подотчетных сумм	50
Использованы  подотчетные суммы: - на производственные  цели;	20,23, 25,26, 28	Перечислены подотчетные  суммы с расчетного счета, по месту  нахождения подотчетного лица	51
- на отгрузку  и продажу готовой продукции	44	Перечислены валютные средства для командировочных расходов	52
Возврат неиспользованных подотчетных сумм: - в кассу, - удержание  из зарплаты	50    70	Оплачены подотчетные  суммы чеками	55

Счёт 71 -  активно-пассивный, дебетовое сальдо отражает сумму  задолженности подотчётных лиц предприятию, а кредитовое сальдо – сумму невозмещённого перерасхода. По дебету счёта записываются суммы возмещённого перерасхода и вновь выданные под отчёт на основании расходных кассовых ордеров (приложение №2), по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчётам и сданные по приходным кассовым ордерам (приложение №3) неиспользованные суммы.

1.2 Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

Законодательные и нормативные документы, регулирующие учет расчетов с подотчетными лицами:

• Налоговый кодекс Российской Федерации  (в ред. Федеральных законов от 19.07.2009г.), (глава 21 Налог на добавленную стоимость; глава 23 Налог на доходы физических лиц; глава 25 Налог на прибыль организаций)
• Трудовой кодекс Российской Федерации (в ред. Федерального закона от 30.06.2006г. № 90-ФЗ),
• План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н), (в ред. Приказа Минфина от 18.09.2006г. № 115н),
• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998г. № 34н), (в ред. Приказа Минфина РФ от 26.03.2007г.  № 26н),
• Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993г. № 40), (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.1996г. № 247),
• Указание ЦБР от 20 июня 2007г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (в ред. Указания ЦБ РФ от 28.04.2008г. № 2003-У).

 

 

 

 

1.3 Методика учета подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные и командировочные расходы

Хозяйственно-операционные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К хозяйственно-операционным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов и ГМС, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

В соответствии с пунктом 10 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993г. № 40), (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.1996г. № 247) выдача наличных денег под отчет производится из касс организации. При временном отсутствии кассы у организации разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам организации или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным данному под отчет лицу суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим запрещается.

В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а также возмещения перерасхода  по авансовому отчёту отражаются проводкой:

Дебет 71 Кредит 50(51) – на выданную сумму,

соответственно  при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка.

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт следует учитывать лимиты, установленные Письмом Центрального банка РФ «Об установлении предельного размера расчётов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами» (утв.20.06.2007г. № 1843-У), (в ред. Указания ЦБ РФ от 28.04.2008г.  
N 2003-У). Предельный размер расчётов наличными деньгами по одному платежу установлен в размере 100 000р.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны  не позднее трёх дней по окончании  срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет работника с приложенными документами, подтверждающие расходы.

К документам, подтверждающим факт приобретения  продукции (товаров, работ, услуг) относят: кассовый чек, товарный чек, накладная либо другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами.

В бухгалтерском  учёте организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками:

Дебет 07,08,10,41      Кредит 71 – на сумму оприходованных материалов;

Дебет 20 (23,25,26,.…) Кредит 71 – на сумму произведённых работником, по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов.

При наличии  неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесен сотрудником в кассу организации:

Дебет 50 Кредит 71 – сумма неиспользованных подотчетных сумм, внесенных в кассу предприятия.

Иногда организация-поставщик  самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе  организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность. В этом случае используется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В бухгалтерском  учёте организации-покупателя данные операции отражаются проводками:

Дебет 60 Кредит 50 – на сумму оплаченных счетов.

В процессе своей  деятельности бухгалтеры часто сталкиваются с необходимостью оформления покупок  за наличный расчёт у физических лиц.

В соответствии со статьей 161 Гражданского Кодекса  РФ сделки между юридическими лицами и гражданами совершаются в простой письменной форме. Сделка должна быть заверена нотариально, согласно статье 163 ГК РФ, в случаях, предусмотренных законодательством РФ или в случаях, предусмотренных соглашением сторон.

Приобретение  организациями имущества у физических лиц, не являющихся предпринимателями, оформляется договорами купли-продажи. Данные договоры должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- паспортные  данные сдатчика продуктов;

- место его  проживания;

- наименование сдаваемых продуктов, их количество и стоимость.

Согласно статье 208 Налогового Кодекса РФ суммы, полученные физическими лицами в течение года от продажи имущества, принадлежащего им на праве собственности, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц  у источника выплаты дохода (в нашем случае – бухгалтерией предприятия).

Обо всех выплатах физическим лицам предприятия обязаны  сообщать налоговым органам по своему местонахождению.

Как и при  выдаче подотчетной суммы на хозяйственно-операционные расходы, выдача наличных денег на командировку производится на основании расходного кассового ордера.

Командировка  оформляется приказом руководителя организации (приложение №4), с указанием пункта назначения, наименования предприятия, куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки.

Цели служебной  командировки могут быть разными: налаживание  контактов с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов

Командированному  работнику выдается командировочное  удостоверение (приложение №5), подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью.

Лица, убывающие  в командировки и прибывающие  из них, на предприятиях регистрируются в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» (приложение №6).

Днем выезда в командировку считается день отправления  поезда, самолета, автобуса либо другого  транспортного средства из места  постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24.00 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0.00 часов и позднее – последующие сутки.