Учет расчетов с подотчетными лицами

 

На основании счета-фактуры №11 от 15.01.10г. ООО «Дипломат» оформляем к возмещению НДС, уплаченный при   покупке товаров:

Дебет 68  Кредит 19 – 106,78рублей.                                                                                    

 

2.3 Документальное  оформление и учет подотчетных сумм, выданных на приобретение ГСМ

При заправке автомобиля топливом за наличный расчет водителю организации выдается путевой лист, Типовая межотраслевая форма  №3, утвержденная постановлением Госкомстата  России от 28ноября 1997года  № 78. Список лиц, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов должны быть установлены приказом руководителя предприятия.

Размеры этой суммы  определяются предприятием самостоятельно на основании практического опыта и плана  использования автомобиля.

Водитель транспортного средства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требовать на АЗС документ (чек), подтверждающий количество оплаченного топлива, с выделенной стоимостью одного литра топлива. 

При отражении, в учете, расходов на оплату ГСМ следует  учитывать особенности исчисления НДС при наличной и безналичной  формах оплаты. Единственным документом, в соответствии с которым сумма уплаченного НДС может быть принята к возмещению, является счет-фактура.

Автозаправочные станции обязаны выдавать юридическим  лицам счет-фактуру, но чаще всего  это происходит один раз в месяц, на все операции, совершенные за данный период.

В бухгалтерском  учете данные операции отражаются проводками:

Дебет 71  Кредит 50 – на сумму выданного водителю аванса для приобретения бензина;

Дебет 10  Кредит 71 – на сумму, приобретенного на АЗС топлива, без НДС, (налог извлекается расчетным путем);

Дебет 19  Кредит 71 – на сумму НДС, (сумма х18/118).

По окончании  месяца общая сумма НДС по данным операциям проверяется и сравнивается с суммой, выделенной в счет-фактуре, полученной от АЗС и в бухгалтерском учете отражается проводкой:

Дебет 68  Кредит 19 – принят к зачету (возмещению) НДС, уплаченный при   покупке бензина.

ООО «Тари-Авто» заключило договор № 11 от 03.01.2010г. с АО «РОСНЕФТЬГАЗ». Согласно договору, автомобиль предприятия ВАЗ 21093, гос.№ Т444АВ, заправляется на АЗС №1112. Стоимость бензина оплачивается наличными в момент заправки.

Водитель автомобиля Тарасов Т.Т. (таб.№07), согласно приказа руководителя № 03 от 03.01.2010г. еженедельно, получает путевой лист и денежные средства под отчет в размере 1400рублей на приобретение бензина.

Тарасов Т.Т. получил  путевой лист № 01 от 08.01.2010г. и денежные средства - 1400р. по расходному кассовому ордеру № 02 от 08.01.2010г. в 9.00ч. Задолженности по подотчетным суммам у Тарасова Т.Т. нет.

В бухгалтерию  он предоставил авансовый отчет №2 от 15.01.2010г., к которому приложил:

1. путевой лист № 01 от 08.01.2010г., с подписями всех сотрудников, эксплуатирующих данный автомобиль в период с 09.00ч. 08.01.2010г. по 18.00ч. 13.01.2010г.;
2. чеки, полученные на АЗС №1112 в период с 08.01.10г. по 13.01.2010г.

на общую  сумму 1368руб., в каждом из которых указана цена одного литра бензина 19руб.

В бухгалтерском  учете ООО «Тари-Авто» денные операции отражаются следующим образом (таблица 3):

Таблица 3-Журнал регистрации хозяйственных операций

Документ и  содержание операции	Сумма, рубли	Корресп.счет (субсчёт)
РКО №02 от 08.01.10г. Выдано под отчет Тарасову Т.Т., приобретение ГСМ за наличный расчет	1400	71	50
Оприходовано  топливо в бак, а/м гос.№ Т444АВ,  без НДС	1159,32	10/3	71
НДС, выделенный расчетным путем от стоимости топлива          (1900руб. х18/118)	208,68	19	71
ПКО №03 от 15.01.2010г. Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу от Тарасова Т.Т.	32	50	71

 

АО «РОСНЕФТЬГАЗ» 02.02.2010г. предоставляет счет-фактуру № 111 от 01.02.2010г., где указано, что:

• продавец АО «РОСНЕФТЬГАЗ», ИНН 63626362,
• покупатель ООО «Тари-Авто» ИНН 63636363,
• согласно договора № 11 от 03.01.2010г.,
• в период с 08.01.2010 по 31.01.2010г.,
• приобретение ГСМ за наличный расчет,
• кол-во - 288литров,
• цена - 16,10руб. (без НДС),
• стоимость – 4637,29руб.,
• сумма НДС – 834,71руб.,
• итого сумма с НДС: 5472руб.

Счет-фактура  подписана руководителем и главным  бухгалтером АО «РОСНЕФТЬГАЗ» Иванушкиным  И.И. и Аленушкиной А.А.

Бухгалтер Бухина У.Х. сверяет данные в счет-фактуре  с данными авансовых отчетов  Тарасова Т.Т., выданными ему в течение января 2010г. И на основании счета-фактуры №111 от 01.02.2010г. оформляет к возмещению НДС, уплаченный при   покупке товаров:

Дебет 68  Кредит 19 – 834,71рублей.

                                                                                   

 

 

2.4 Документальное  оформление и учет подотчетных сумм, выданных на командировочные расходы

Срок командировки работника определяется руководителем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается, но не более чем на 10 дней.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с руководителем организации.

За командированным  работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок  за время командировки. Средний заработок  за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его просьбе производится за счет предприятия.

В случае временной  нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 дней).

За время  временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих  основаниях пособие по временной  нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки.

Главному бухгалтеру ООО «Тари-Авто»  Мамочкиной А.М. (таб. №03) по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 25000руб. по расходному кассовому ордеру № 05 от 13.01.2010г. на командировку в Москву на 11дней в Московский  Университет Управления  для повышения квалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Мамочкиной А.М. на 13.01.2010г. нет.

Для обоснования  командировки Мамочкиной А.М. имеются следующие документы:

1) договор с Московским  Университетом Управления, имеющим лицензию на образовательную деятельность, на обучения Мамочкиной А.М. по 60 часовой программе по теме « Бухгалтерский учет валютных операций» с 15.01.2010 по 26.01.2010.;

2) приказ руководителя №5 от 12.01.2010г. о направлении в командировку  Мамочкиной А.М. сроком на 11дней, с 14.01.2010г. по 27.01.2010 в г.Москва в Московский  Университет Управления  для повышения квалификации; с разрешением  выдачи суточных в сумме 700 рублей в день;

3) плановая смета  командировочных расходов Мамочкиной А.М.:                    - железнодорожные билеты (туда-обратно) - 2800руб.,

- номер в  гостинице «Москва» на 9 дней х 1250руб. в сутки - 11250руб.,

- суточные 11 дней х 900 руб. – 9900руб., 

Итого: 23950 рублей;

4) командировочное удостоверение №01 от 13.01.2010г. Мамочкиной А.М., подписанное руководителем и заверенное печатью ООО «Тари-Авто».

Мамочкина М.А. зарегистрировалась в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» 13.01.2010г.

Авансовый отчет №3 об израсходованных средствах Мамочкина А.М. предоставила  в бухгалтерию 29.01.2010г. К авансовому отчету приложены следующие документы: 

1) железнодорожные билеты Тольятти - Москва и Москва - Тольятти на общую сумму 2800рублей;

2) счет № Е-144 от 26.01.2010г. и счет-фактуру №Сч-144 от 26.01.2010г. гостиницы «Москва» за 9 дней проживания на общую сумму 11250руб.; в том числе НДС – 1716,10руб.;

3) приказ директора Папкова А.П. №5 от 12.01.2010г. на оплату суточных из расчета 900 руб. за день (на 11 дней командировки) 9900 руб.;                                                                                      

4) отчет о  проделанной работе в командировке  и копия свидетельства об окончании  курсов повышения квалификации  Московского  Университета Управления на имя Мамочкиной А.М.;

5) командировочное удостоверение Мамочкиной А.М., отмеченное в Московском  Университете Управления.

Неиспользованная подотчетная сумма в размере 1050рублей возвращена Мамочкиной А.М. по приходному кассовому ордеру №6 от 29.01.2010г.

Определим все хозяйственные операции, возникающие в данной ситуации, составим бухгалтерские проводки по ним и занесем всю информацию в журнал регистрации операций (таблица 4).                     

Таблица 4 - Журнал регистрации хозяйственных операций

Документ и  содержание операции	дебет	кредит	Сумма (руб.)
Расходный кассовый ордер № 05 от 13.01.2010г. Выдано Мамочкиной А.М. подотчет на командировочные расходы	71	50	25000
Авансовый отчет  №3 от 29.01.2010г. Мамочкиной А.М.: - расходы на проезд - расходы на проживание, без НДС - НДС на проживание (счет-фактура №Сч-144 от 26.01.2010г. гостиницы «Москва») - суточные Итого:	26   26   19     26	71   71   71     71	2800 9533,90 1716,10   9900  23950
Приходный кассовый ордер №06 от 29.01.2010г. Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу от Мамочкиной А.М.	50	71	1050

Оформим к возмещению НДС, согласно счет-фактуре №Сч-144 от 26.01.2010г. гостиницы «Москва»:

Дебет 68  Кредит 19 – 1716,10рублей.

Расходы на командировки, в частности на: проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а так же наем жилого помещения, соответствуют нормам по этой статье расходов, указанных в учетной политике ООО «Тари-Авто». Соответственно сумма 23950рублей полностью включается в расходы, связанные с производством и реализацией, согласно ст.261, гл. 25 Налогового кодекса РФ, налог на прибыль организации.

Для целей налогообложения  НДФЛ составим расчет командировочных расходов  Мамочкиной А.М. (таблица 5): 

Таблица 5- Расчет командировочных расходов 

Вид расходов	По норме	Сверх нормы	Итого (руб.)
Суточные (11суток х 700р.)	7700	2200	9900

 

В нашем случае суточные, выданные Мамочкиной А.М., превышают  данную норму на 2200р., т.е. 2200 х 13% = 286руб.

Дебет 70  Кредит 68 – 286рублей. – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных Мамочкиной А.М.

Рассмотрим  пример отражения операций по зарубежной командировке на счетах бухгалтерского учета.

 Для получения иностранной валюты, организация до убытия работников в зарубежную командировку, представляет в банк заявление, в котором указывает номер и дату приказа о командировании работников за границу, а также вид валюты и количество, необходимое для данной командировки.

В бухгалтерском  учете организации делается запись:

Дебет 52/3 Кредит 50 – на сумму полученной валюты.

Командируемые за границу работники организации получают валюту под отчет в кассе организации.

Заместителю директора  ООО «Тари-Авто» Сынкову Н.А. (таб.№02) в соответствии с приказом по организации по расходному кассовому ордеру № 07 от 31.01.2010г. выдан аванс в сумме 2200евро на командировочные расходы в Германию для проведения переговоров о поставке запасных частей а/м ВАЗ за границу.

Курс евро на день выдачи - 31руб., курс доллара США – 29руб. Срок командировки 4 дня с 01.02.2010 по 04.02.2010г. Задолженности по подотчетным суммам у Сынкова Н.А. на 31.01.2010г. нет.

Для обоснования  командировки имеются следующие  документы:

1. приглашение немецкой фирмы «BERGER» для проведения переговоров в Берлине  в управлении немецкой фирмы; в приглашении оговорено, что все расходы по командировке несет российская сторона;
2. приказ руководителя организации № 7 от  30.01.2010г. о направлении в командировку Сынкова Н.А. в г.Берлин для проведения переговоров с фирмой «BERGER» сроком на 4 дня;
3. плановая смета командировочных расходов Сынкова Н.А.: