Учет расчетов с подотчетными лицами

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ….…………………………………………………………………….3

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ………………………………………………………………………….5

1.1 Понятие, цели, задачи учёта расчётов с подотчётными лицами на                                                     предприятии………………………………………………………………...5

1.2 Экономическое содержание расчетов с подотчетными лицами…….7

1.3 Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами….10

2. ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ (НА ПРИМЕРЕ ООО "КАСИМОВСКАЯ ШВЕЙНАЯ ФАБРИКА")…………………………………………………..……16

2.1 Организационно – экономическая характеристика………………...16

2.2 Первичный, аналитический и синтетический  учет расчетов с подотчетными лицами…………………………………………………....19

2.3 Пути совершенствования учета  расчетов с подотчетными лицами.27

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….32

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ…………………………....33

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Актуальность исследования: расчеты  с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого  ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с  подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей  и т.д., что обуславливает высокую  трудоемкость и актуальность учета  расчетов с подотчетными лицами.

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций возникает  потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с  работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские  цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или  у физических лиц, для оплаты выполненных  работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий  и организаций, в том числе  филиалов, не состоящих на самостоятельном  балансе и находящихся вне  района деятельности организации. При  этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета  называются подотчетными лицами.

Цель исследования: рассмотрение порядка  учета расчетов с подотчетными лицами и путей его совершенствования на примере ООО «Касимовская швейная фабрика».

В соответствии с поставленной целью  были выделены следующие задачи исследования:

• выделить понятие, цели и задачи учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии;
• обосновать экономическое содержание расчетов с подотчетными лицами;
• рассмотреть нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами;
• проанализировать организацию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО «Касимовская швейная фабрика»;
• обозначить пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами на исследуемом объекте.

Объект исследования: ООО «Касимовская швейная фабрика».

Предмет исследования: состояние и  пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами.

Научная значимость данной работы состоит  в оптимизации и упорядочивании существующей научно-методологической базы по исследуемой проблематике –  еще одним независимым авторским  исследованием. Практическая значимость темы - аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами состоит в анализе проблем, как во временном, так и в пространственном разрезах.

Теоретическая и методологическая база исследования - нормативные акты и методические указания, учебная  и периодическая литература, внутренняя документация предприятия, данные аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, бухгалтерская и финансовая отчетность за 2009-2011гг.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

 

1.1 Понятие, цели, задачи учёта расчётов с подотчётными лицами на предприятии

 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организации возникает  потребность в использовании  наличных денежных средств для расчётов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские  цели, для покупки товаров в  других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные  нужды, для целей бухгалтерского учёта называются подотчётными лицами.

При ведении расчётов с подотчётными лицами организация преследует следующие  цели:

• установление партнёрских отношений с другими организациями в целях расширения производства, заключение выгодных контрактов, способствующих дальнейшему развитию предприятия, поиск новых рынков сбыта своей продукции, работ, услуг;
• обеспечение работоспособности организации;
• приобретение хорошей деловой репутации на отраслевом рынке [18, с. 72].

Задачами организации учёта  расчётов подотчётными лицами являются контроль за целенаправленным использованием авансированных сумм, соблюдением правильности их документального оформления, а  также своевременного отчёта о произведённых  операциях.

Организации могут выдавать работникам из кассы наличные денежные средства под отчёт на:

1) командировочные расходы;

2) хозяйственно-операционные нужды;

3) представительские расходы;

4) расходы экспедиций, геологоразведочных  партий;

5) расходы уполномоченных предприятий  и организаций, в том числе  филиалов, не состоящих на самостоятельном  балансе и находящихся вне  района деятельности организации.

При выдаче денежных средств организация  обязана:

• определить сумму подотчётных средств и срок, на который она выдаётся;
• получить от подотчётного лица отчёт о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;
• выдавать денежные средства под отчёт при условии полного отчёта им по ранее выданным авансам;
• запретить передачу подотчётных денежных средств от одного работника другому;
• определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет. Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними включён в учетную политику организации, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

Таким образом, в приказе нужно  не только перечислять подотчетных  сотрудников, но и указать, какую  сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда  они должны сдавать авансовые  отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать  фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет.

Задачами бухгалтерского учета  по формированию полной и достоверной  информации о деятельности организации  и ее имущественном положении  обеспечивается едиными правовыми  и методологическими основами организации  и ведения бухгалтерского учета. Именно поэтому для обеспечения  формирования бухгалтерской информации первостепенное значение имеют нормативные  правовые акты, поскольку учет тесно  связан с несколькими областями  права.

 

1.2 Экономическое содержание расчетов с подотчетными лицами

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете  понимают работников организации (в  том числе и совместителей), которым  выданы из кассы наличные деньги с  условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

Список  подотчетных лиц, а также порядок  выдачи в организации наличных денег  под отчет устанавливает руководитель.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в  бухгалтерию авансовый отчет (с  приложением документов, подтверждающих расходы).

При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие  цели: на хозяйственные нужды; на командировочные  расходы; на оплату представительских  расходов.

К расходам на хозяйственные нужды относят  затраты по приобретению в розничной  торговой сети канцелярских или хозяйственных  принадлежностей, материалов, бензина  на АЗС, оплате мелкого ремонта и  т.п.

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного  в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются  [10, с. 35].

В командировку может быть направлен только штатный  работник организации, с которым  заключен трудовой договор. Поездка  в другую местность работника, с  которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда  или поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим законодательством  командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту  командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи  или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Представительские расходы - это затраты организации  по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в  переговорах для установления и  поддержания сотрудничества, а также  участников, прибывших на заседания  совета (правления) организации [13, с. 110].

Полный  перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ.

Согласно  этой статье, к представительским  расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи  и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время  переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот  перечень является исчерпывающим. Поэтому  затраты на организацию развлечений  и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров  представительскими расходами не являются.

Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности  подотчетных лиц предприятию  или сумму возмещенного перерасхода  и вновь выданные под отчет  средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу  денежных авансов подотчетным лицам  отражают по дебету счета 71 и кредиту  счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с  кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и  приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные  расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие  расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки  неиспользованных сумм списывают с  подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса» [12, с. 93].

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой  выдаче.

 

 

1.3 Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

 

С 2012 года вступило в действие новое  «Положение о порядке ведения  кассовых операций с банкнотами и  монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 №373-П, утвержденное ЦБ РФ.