Учет расчетов с подотчетными лицами

Данное Положение внесло некоторые  изменения в порядок наличных расчетов с подотчетными лицами, которые  бухгалтеру необходимо учесть в своей  работе.

Рассмотрим порядок бухгалтерского учета выдачи под отчет денежных средств сотрудникам компании, действующий  в 2012 г.

Порядок осуществления наличных расчетов в РФ регламентируется Положением Центробанка  №373-П.

В соответствии с п. 4.4. Положения  №373-П, для выдачи наличных денег  на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица (ИП), сотруднику под отчет оформляется расходным  кассовым ордером.

При этом сотрудник, как подотчетное  лицо, обязан составить письменное заявление в произвольной форме  на выдачу подотчетных сумм.

Данное заявление должно содержать  собственноручную надпись руководителя компании о сумме наличных денег  и о сроке, на который они выдаются [4].

В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителем  компании.

Такой порядок действует с 01.01.2012 г.

Раньше наличные денежные средства выдавались под отчет сотрудникам  на основании приказа руководителя, утверждающего перечень подотчетных лиц с указанием сроков, в которые они должны отчитаться за эти средства.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов.

Если в установленные сроки  сотрудник авансовый отчет не представил, подотчетная сумма может  быть удержана из заработной платы  сотрудника в соответствии со ст.137 Трудового кодекса [2]. 

Приказом, утвержденным руководителем организации  устанавливаются сроки:

• проверки авансового отчета бухгалтерией,
• утверждение отчета руководителем,
• окончательный расчет по авансовому отчету.

В соответствии с п.3.4. Положения №373-П прием  остатка наличных денег, полученных под отчет, как и прежде, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру [4].

При оформлении отчета о расходовании подотчетных сумм, выданных сотруднику, используется унифицированная форма  «Авансовый отчет» (форма №АО-1).

Форма данного документа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001г. №55 «Об утверждении унифицированной  формы первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет».

Авансовый отчет составляется подотчетным  лицом в одном экземпляре. И  предоставляется для последующей  обработки в бухгалтерию вместе с документами, подтверждающими  произведенные расходы.

В авансовом  отчете необходимо указать все документы, подтверждающие произведенные расходы  и суммы затрат по ним.

Такими  документами могут быть:

• товарный чек;
• кассовый чек;
• товарная накладная;
• счет фактура (это позволит принять к вычету НДС, с произведенных подотчетным лицом расходов);
• акт выполненных работ (оказанных услуг);
• командировочное удостоверение;
• квитанция;
• транспортные документы;
• и любые другие подтверждающие документы.

Бухгалтерия компании проверяет:

• целевое расходование подотчетных сумм;
• наличие и правильность оформления документов, подтверждающих произведенные расходы.

После данной проверки бухгалтер заполняет остальные  графы авансового отчета, в том  числе – проставляет суммы  расходов, принятые к учету и используемые счета бухгалтерского учета.

В случае, если подотчетному лицу выдавались денежные средства в иностранной валюте в  соответствии с действующим законодательством, в авансовом отчете проставляются  так же данные, относящиеся к иностранной  валюте. В противном случае, эти графы не заполняются [6].

В соответствии со ст.252 Налогового кодекса, расходы организации должны быть обоснованны и документально  подтверждены [1]. Данное требование относится и к расходам, произведенным для организации подотчетными лицами.

Рассмотрим некоторые Письма Минфина, касающиеся документов, подтверждающих расходы, произведенные подотчетным лицом.

1. Документы, подтверждающие расходы  по оплате проездных документов (билетов) и услуг гостиницы.

В своем Письме от 10.11.2011г. №03-03-07/51, Минфин указал перечень документов, необходимых  для подтверждения расходов по оплате проездных документов командированными сотрудниками.

«При направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются:

• чек контрольно-кассовой техники;
• слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;
• подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;
• или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.» [7]

2. Порядок подтверждения расходов при оформлении электронных билетов раскрыт в Письме Минфина от 27.02.2012г. №03−03−07/6:«В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники [8].

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в  которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.»

3. Документы необходимые для подтверждения расходов в виде суточных, выданных командированному сотруднику.

Расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. Именно такой точке зрения придерживается Минфин в своем Письме от 11.11.2011г. №03-03-06/1/741 [9].

«Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение).

В соответствии с пунктом 11 Положения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 Положения.

Согласно пункту 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 Положения [3].

Принимая во внимание то, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, вместе с тем срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением, считаем, что расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется.»

После составления, подписания и утверждения  авансового отчета, данные о хозяйственных операциях необходимо отразить в регистрах бухгалтерского учета.

При этом следует ориентироваться  на План счетов бухгалтерского учета  финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его  применению, утвержденный Приказом Минфина от 31.10.2000г. №94н.

В соответствии с этим документом, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные  и прочие расходы предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ (НА ПРИМЕРЕ ООО "КАСИМОВСКАЯ ШВЕЙНАЯ ФАБРИКА")

 

 

2.1 Организационно-экономическая характеристика

 

 Общество  c ограниченной ответственностью «Касимовская швейная фабрика» зарегистрировано главой администрации г. Касимов Рязанской области 10.12.1998 г. постановлением за №1848.

Местонахождение: 391300, Рязанская обл., г. Касимов, ул. К. Либкнехта, д.7.

Пошивочные  участки оснащены как отечественным, так и импортным оборудованием. Вся ткань, поступившая на производство, проверяется по качеству и ширине; рассчитывается по установленным техническим  нормам. Нормы расхода сырья подтверждены опытными раскладами. В течение прошлого года фабрика работала ритмично. Было приобретено новое швейное оборудование. Объем выпуска товарной продукции  в действующих оптовых ценах  составляет 32970 тыс. руб. Поставлено продукции  собственного производства в действующих  оптовых ценах на сумму 32923 тыс. руб.

Главный корпус фабрики двухэтажный, третий этаж полуподвальный, общая площадь  главного корпуса 996 кв. метров. В этом корпусе на первом этаже расположены  пошивочные участки -1, 2, а на втором этаже раскройно-подготовительный участок. В полуподвале - склад готовой  продукции, склад фурнитуры. В подготовительном цехе установлен один промерочный станок С-1 с автоматическим счетчиком длины, один трехметровый промерочный стол, стеллажи для хранения разбракованной и не разбракованной ткани. В раскройном цехе установлены: три настилочных стола и один стол для зарисовки раскладки лекал, две ленточные машины, три вертикальных ножа.

Бухгалтерский учет в ООО «Касимовская швейная фабрика» осуществляется бухгалтерской службой, которую возглавляет главный бухгалтер. Утверждена смета представительских расходов. Денежные средства выдаются на хозяйственные нужды в подотчет на срок, не более двух недель.

Данное  предприятие имеет два расчетных  счета. Первый расчетный счет в Сбербанке  России города Касимов, второй расчетный счет в Мастер Банке (ОАО) г. Москва, которые открываются для расчетов с покупателями и поставщиками сырья и готовой продукции. Поставщиками ООО «Касимовская швейная фабрика» являются: ООО «Нью-Бренд», ООО «Кипарис», ООО «Таи-рис», ОАО «Полет», ООО «Грандэкс». Поставщиком давальческого сырья является ООО «Фирма Техноавиа». Поставка ткани производится самовывозом и транспортом заказчика.

В 2011 году среднесписочная численность промышленно-производственного персонала составила 103 человека (на 5 человек меньше по сравнению с 2010 годом). Объем продукции в действующих оптовых ценах предприятия составил 32970 тыс. руб. Фонд заработной платы всего персонала составил 7857,8 тыс. руб. Среднемесячная зарплата всего составила 6365,5 руб. За 2011 год количество рабочих-сдельщиков на пошивочных участках составило 71 человек, было принято 9 человек, уволено 19 человек. Текучесть рабочих кадров составила 2,8%.

На фабрике  создана постоянно действующая  комиссия по охране собственности предприятия. Комиссия рассматривает вопросы, связанные  с охраной и хранением собственности  среди материально-ответственных  лиц. Со всеми материально-ответственными лицами заключены договора о материальной ответственности.

Проанализировав бухгалтерский баланс за 2009-2011 годы и отчет о прибылях и убытках за аналогичный период, представим данные по основным показателям в виде таблицы.

Таблица 1

Анализ основных экономических показателей ООО  «Касимовская швейная фабрика»

Показатели	2009 год	2010 год	2011 год	Отклонение 11/09г.
1.Коэффициент текущей ликвидности	0,9	1	1	0,1
2.Рентабельность собственного  капитала	0	0,003	-0,05	-0,05
3. Рентабельность продаж	0,004	0,009	-0,01	-0,014
4.Фондоотдача	65,78	30,64	31,06	-34,72