Учет расчетов с подотчетными лицами

 

 

 

 

Таблица 8

Корреспонденция счетов по командировочным расходам

Хозяйственная операция	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выдан денежный аванс из кассы водителю Вахрушеву А.И. на командировку в Белоруссию	71	50	11300
Списаны командировочные расходы Вахрушеву И.А. расходов	26	71	9800

 

Когда швейная  фабрика в лице кассира выдает сотруднику наличную валюту из кассы  в подотчет, то в соответствующем  счете открываются отдельные  субсчета, для каждой из используемых валют. В кассовой книге отводится  место для учета движения валюты. Ее ведут непосредственно в валюте и в рублях по курсу на день совершения операции. Поскольку синтетический  учет ведется только в рублях, то и остатки иностранной валюты в кассе подлежат переоценке, при  изменении валютного курса. Такую  операцию производят на день совершения операции, и на последний день каждого  месяца с отнесением курсовой разницы  на внереализационные доходы (расходы) или на счет доходов будущих периодов записью, например, при возрастании  курса иностранной валюты по отношению  к рублю:

• Дебет 50-2 «Касса в иностранной валюте» Кредит 91 «Прочие доходы и расходы», или делается следующая бухгалтерская проводка:
• Дебет 50-2 «Касса в иностранной валюте Кредит 98 «Доходы будущих периодов».

По результатам  расчётов может возникнуть ситуация, при которой сотрудник обязан вернуть неиспользованный остаток  аванса. При получении остатка  от подотчётного лица, фабрика обязана  зачислить его на текущий счёт в трёхдневный срок, что в учёте  отражается бухгалтерскими записями:

• Дебет 50-2 «Касса в иностранной валюте» Кредит 71 - внесен в кассу неиспользованный остаток зам. генерального директора швейной фабрики. Дебет 52 Кредит 50-2 «Касса в иностранной валюте».

При этом валюта пересчитывается по курсу  Центрального банка РФ в рубли  на дату совершения операции, а свое отражение курсовая разница находит  на счёте 91 «Прочие доходы и расходы».

Если  по разрешению руководителя швейной  фабрики подотчетному лицу возмещаются  расходы сверх установленных  норм по командировочным расходам, то разница относится на убытки фабрики.

Делается запись:

• Дебет 91 Кредит 71- отнесены на убытки расходы сверх норм по служебным командировкам.

Одновременно  полученную разницу относят на доходы данного подотчетного лица. С этой суммы удерживается налог на доходы физических лиц. Если подотчетное лицо не погашает своевременно задолженность  по подотчетным суммам, то данные суммы  удерживаются из заработной платы.

• Дебет 70 Кредит 71 -удержаны из заработной платы Петровой А.И., своевременно не вернувшей денежные средства.
• Дебет 70 Кредит 94 - из заработной платы водителя фабрики Ильина А.А. удержана сумма неизрасходованного аванса.
• Дебет 91-2 Кредит 71 - затраты зав.пошивочного цеха, непроизводственного характера, учитываются в составе прочих расходов;
• Дебет 94 Кредит 71 - отражен факт отсутствия авансового отчета.

Регистром учета является журнал-ордер №7, сочетающий аналитический и синтетический  учет. Каждой выданной под отчет  сумме отводится одна строка.

Итоги из журнала-ордера №7 каждый месяц переносят  в Главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые - всей суммой. Данные из главной книги  переносятся в баланс. Дебиторская  задолженность в балансе (по расчетам с подотчетными лицами) учитывается  по строке 246, а кредиторскую - по строке 628.

 

2.3 Пути совершенствования учета  расчетов с подотчетными лицами

 

В ООО  «Касимовская швейная фабрика» в командировку направляется любой сотрудник по усмотрению генерального директора, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговая служба посчитает, что срок выдачи подотчетных денежных средств не установлен, и, следовательно, расчеты по подотчетным денежным средствам должны осуществляться в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции. Чтобы избежать этого, на фабрике необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств в подотчет. Также в приказе должны быть установлены:

• сроки и предельный размер денежных средств, на которые они выдаются;
• порядок представления авансовых отчетов;
• запрещение выдачи денег сотруднику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;
• запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного сотрудника другому.

Перечисленных в приказе сотрудников необходимо ознакомить с ним. Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм) суточных.

Командировочное удостоверение в ООО «Касимовская швейная фабрика» не выписывается, если сотрудник возвращается из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако рекомендуется все же оформлять командировочное удостоверение, так как в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

По невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые  отчеты, к которым прилагаются  чеки ККМ и товарные чеки, где  просто указано «ткань» или «фурнитура». Этого не должно быть, так как  чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем  должно быть подробно описано, что, сколько  и за какую цену приобрело подотчетное  лицо. К такому товарному чеку налоговые  органы обязательно предъявят претензию. Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав  комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких  целей приобретено. Данный акт подшивается  к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

Достаточно  часто, по неопытности подотчетного лица и предприятия-продавца встречается  такая ошибка, когда на приобретенные  ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к приходному кассовому  ордеру) с указанием суммы, превышающей  лимит расчетов с юридическими лицами. В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.07.2009г., между юридическими лицами установлен предельный размер по расчетам в 100000 рублей. В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не только самому предприятию, но и руководителю. Единственным выходом из данной ситуации является замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.

В ООО  «Касимовская швейная фабрика» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды. Существует определенная последовательность выдачи денег подотчетному лицу на приобретение той или иной продукции. Фабрике необходимо сначала всю наличную выручку сдать в банк, после этого, с расчетного счета снять необходимые денежные средства и оприходовать их в кассу.

А можно, заранее снять с расчетного счета  денежные средства на хозяйственные  нужды. Данную сумму можно будет  хранить в кассе предприятия  и постепенно тратить на приобретение нужных товаров, выдавая денежные средства в подотчет. Самое главное - не превышать  лимит наличности по кассе. Для данного  предприятия банк установил лимит 33700 рублей.

Находясь  в командировке, зачастую подотчетные  лица должны информировать руководителя фабрики или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких  случаях организация должна компенсировать стоимость переговоров. Но на предприятии  все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. Фабрика ссылается на то, что при  приобретении карт экспресс - оплаты за наличный расчет, подтверждающими документами являются только кассовый чек и сама карта. А данные карты не соответствуют понятию первичных учетных документов, описанному в п.2 ст.9 ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете», следовательно, эти расходы нельзя признать в целях налогообложения прибыли. Но, несмотря на это предприятие, может самостоятельно составлять первичную учетную документацию, в том числе авансовый отчет и бухгалтерскую справку.

Согласно  п. 1 ст. 252 НК РФ под документально  подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством  РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Поэтому перечень документов, которые косвенно подтверждают произведенные затраты, является открытым, следовательно, карты экспресс - оплаты также могут быть признаны документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Суды чаще всего подтверждают обоснованность таких расходов. Затраты на телефонные переговоры могут компенсироваться сотруднику, но, поскольку эти компенсации не относят к командировочным расходам и они не предусмотрены действующим законодательством то должны производиться из прибыли, которая остается в распоряжении фабрики после налогообложения, и включаются в общие доходы физического лица, для исчисления НДФЛ с отчислениями во внебюджетные фонды. В любом случае расходы сотрудника швейной фабрики на приобретение экспресс - карт должны быть возмещены работодателем. Учитывая недоработку экономической базы РФ по этому вопросу, можно рекомендовать, затраты относить на командированного работника фабрики на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафов налоговых инстанций.

Единственной  неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура  не предоставляется, а без этого  документа фабрика не вправе принять  к вычету НДС. Налоговая служба настаивает на том, что основанием для вычета суммы НДС (уплачиваемой по командировочным  расходам), является бланк строгой  отчетности, с выделением в нем  отдельной строкой суммы налога, или при отсутствии бланков строгой  отчетности счета-фактуры и документация, подтверждающая факт уплаты налога, в  том числе чеки кассовые, с выделением в них суммы налога.

Для подтверждения  законности и целесообразности расходов по подотчетным денежным средствам  нужно вести вспомогательную  ведомость, в которой сличают  товарные чеки и счета, со складскими карточками учета, с накладными на оприходование материальных ценностей, с отчетами движения приобретенных товарно-материальных ценностей.

Чтобы контролировать прибывших из командировки подотчетных  лиц необходимо вести журнал регистрации  работников, прибывших из командировки. Также необходимо вести журнал регистрации  работников, направленных в командировку. Для того чтобы меньше допускать  ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат швейной фабрики  необходимо ввести новую штатную  единицу - бухгалтер по расчетам с  подотчетными лицами, поставщиками и  подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

Внедрение автоматизированного учета в  процесс оформления первичных документов может служить одним из эффективных  путей по совершенствованию первичного учета в ООО «Касимовская швейная фабрика». Это позволит:

• снизить вероятные ошибки при переносе информации из первичной документации в регистры учета;
• сократить количество первичных учетных документов, это будет способствовать повышению оперативного и точного учета по расчетам с подотчетными лицами в ООО «Касимовская швейная фабрика».

Таким образом, правильно организованный бухгалтерский  учет расчетов с подотчетными лицами на швейной фабрике, а также соблюдение всех «подотчетных» нюансов позволит обеспечить контроль за использованием денежных сумм.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Подотчетными лицами признаются все без исключения штатные работники организации (работающие по трудовому договору), получившие авансом денежные средства из кассы. Как правило, в подотчет выдаются наличные деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных канцелярских, почтовых расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.

Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам и  должны расходоваться строго по назначению. Кроме того, подотчетные денежные средства не могут быть отнесены к  доходам физического лица - работника  общества. При этом расходы подотчетного лица, произведенные в валюте, пересчитываются  в рубли по курсу ЦБ РФ, установленному на дату утверждения авансового отчета.

Расчеты с подотчетными лицами предполагают, во-первых, незначительные по своему размеру денежные суммы, вверяемые работникам в целях реализации опосредующих функций организации, во-вторых, невозможность их осуществления в безналичном порядке. Все операции по расчетам с подотчетными лицами характеризуются ограниченным, заранее известным перечнем и довольно высокой степенью регулярности их совершения.