Учет расчетов с подотчетными лицами

 

• Коэффициент текущей ликвидности = Оборотные активы/ Краткосрочные обязательства, (рекомендуемое значение: от 1 до 2);
• Рентабельность собственного капитала = Чистая прибыль от всех видов деятельности / Среднюю стоимость собственного капитала, (рекомендуемое значение: должна обеспечиваться окупаемость вложенного капитала).
• Рентабельность продаж = Прибыль от продаж/ Выручка (нетто) от продаж, (рекомендуемое значение: положительная величина, тенденция к росту).
• Фондоотдача = Выручка (нетто) от продаж / Стоимость основных средств, (рекомендуемое значение: тенденция к увеличению показателя).

Так из данных таблицы 1 видно, что не в полной степени  краткосрочные обязательства ООО «Касимовская швейная фабрика» обеспечены оборотными активами. Коэффициент текущей ликвидности в 2011г. составил 1, что на 0,1 больше по сравнению с 2009г. Рентабельность собственного капитала уменьшилась на 0,05 в 2011г. по сравнению с 2009г. Так в 2011г. по сравнению с 2009г. увеличилась на 0,213. Это говорит о том, что собственный капитал используется не эффективно.

Рентабельность  продаж тоже проявляет тенденцию к снижению. В 2011г. она составила -0,01, что на 0,014 меньше по сравнению с 2009г. Фондоотдача в 2011г. по сравнению с 2009г. уменьшилась на 34,72. Это свидетельствует о том, что снизилась выручка на один рубль основных средств.

Таким образом, можно сделать вывод, что  ООО «Касимовская швейная фабрика» работает не очень стабильно.

 

 

2.2 Первичный, аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

 

Все хозяйственные  операции, проводимые фабрикой, оформляются  оправдательными документами. Документы  по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Касимовская швейная фабрика» подразделяются на три вида. К первому виду относятся документы, которые составляются в отделе кадров и бухгалтерии швейной фабрики, на основании служебной записки от заинтересованного цеха, подразделения, отдела. К этим документам относят: приказ руководителя, командировочное удостоверение, служебное задание, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) - документ, который является основанием для направления работника  в командировку (форма №Т-9). В  нем указываются: фамилия, имя и  отчество командируемого, страна или  город командирования, планируемый  срок и цель командировки. Служебное  задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а), определяются на основании  приказа, выписывается командировочное  удостоверение (форма №Т-10). Сотрудникам  швейной фабрики, командированным  для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенными предварительными расчётами сумм командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО—2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, а также на проживание и питание.

Расходный кассовый ордер (форма КО-2) применяют  для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы фабрики, Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем фабрики  и главным бухгалтером. Регистрируется в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов (форма КО-3).

Если  на документах, прилагаемых к расходным  кассовым ордерам, имеется разрешительная надпись руководителя фабрики, то его  подпись на расходном кассовом ордере необязательна. В расходном кассовом ордере указываются содержание хозяйственной  операции и перечень прилагаемых  первичных документов (с указанием  номера и даты составления).

Ко второму  виду относятся документы, которые  сотрудник получает во время нахождения в командировке, по оплате работ, при  приобретении ТМЦ, услуг. К ним относятся: проездные документы, товарные чеки с указанием НДС, чеки ККМ, накладная, счет, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура. Кроме этого, командированный должен сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупке  за наличный расчёт у организации  розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый и товарный чеки (или накладную).

Кассовый  чек - это документ, подтверждающий факт оплаты товара. Он обязан содержать реквизиты: наименование предприятия-продавца; заводской номер ККМ, идентификационный номер (ИНН); порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима. Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, которые утверждены Министерством финансов РФ.

Товарный  чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском  учёте» должен содержать следующие  реквизиты: наименование и дату составления  документа; наименование предприятия, от имени которого составлен документ; содержание хозяйственной операции; единицы измерения (натуральная  и денежная, например «ткань», «хозяйственные товары»); должность и личную подпись  ответственного лица, заверенную штампом (печатью) предприятия-продавца.

Счёт-фактура  содержит следующие реквизиты: порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный  номер продавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами, его  почтовый адрес; идентификационный  номер покупателя (ИНН); наименование товара (работ, услуг); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость; страна происхождения товара.

Счёт-фактура  подписывается руководителем и  главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется  печатью организации.

И к третьему виду документов относится итоговая документация. Работник, вернувшийся  из командировки, должен сделать отметку  в командировочном удостоверении  о прибытии в течение трех дней после окончания командировки, по приказу представить подробный  отчет руководству фабрики о  результате выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию - авансовый  отчет об истраченных суммах полученных денежных средств. Авансовый отчет  составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем  фабрики, после чего принимаются  к учету. Остатки неиспользованных денежных средств, сдаются по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

Таким образом, к итоговым документам ООО «Касимовская швейная фабрика» относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов-фактур, квитанций к приходным кассовым ордерам) и письменный отчет о результатах командировки.

Если  утеряны некоторые документы, которые  подтверждают факт нахождения сотрудника в командировке (билеты, чеки, квитанции  из гостиницы и др.), то используют следующие варианты отражения в  учете:

1. сотрудник отражает неиспользованные денежные средства по авансовому отчету и возвращает их в кассу фабрики;
2. целесообразность произведенных расходов утверждается в авансовом отчете, и бухгалтер списывает их (для целей бухгалтерского учета) в расходы фабрики. Но расходы, без первичных документов, не принимаются для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. (п.З ст.217 главы 23 НК РФ).

Учет  расчетов с подотчетными лицами ведется  на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе субсчетов:

• 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»;
• 71.11 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».

Данный  счет активно-пассивный, его сальдо отражает задолженность подотчетных  лиц фабрике или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные в подотчет на основании расходных  кассовых ордеров, по кредиту - денежные средства, использованные согласно авансовым  отчетам и сданные в кассу  по приходным кассовым ордерам [18, с. 61].

 

Таблица 2

«Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 - это  остаток долгя подотчетного лица на начало периода.	Сальдо начальное - это остаток  долга подотчетному лицу на начало периода.
Оборот по дебету - выдача денежных средств  подотчетному лицу.	Оборот по кредиту - списание денежных средств с подотчетного лица.
Сальдо дебетовое на конец периода - это остаток долга подотчетного лица на конец периода.	Сальдо кредитовое на конец периода - это остаток долга подотчетному лицу на конец периода.

 

Для получения  информации о наличии и движении средств предприятия, выданных под  отчет или возвращенных в кассу  фабрики, предназначается ведение  аналитического учета. Аналитический  учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, которая выдается в подотчет.

Таблица 3

Приобретение  товарно-материальных ценностей

Хозяйственная операция	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Зав.пошивочного цеха Подшивалкиной Н.Е. выданы из кассы в подотчет денежные средства на покупку фурнитуры	71	50	3000
Списаны подотчетные суммы на приобретение фурнитуры в т. ч. НДС.	10	71	2500
Зав.пошивочного цеха вернула неиспользованные подотчетные денежные средства (с  предоставлением авансового отчета).	50	71	500

 

Таблица 4

Корреспонденция по финансовым претензиям

Хозяйственная операция	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Зав. подготовительного цеха Коробовой М.А. выданы в подотчет денежные средства на покупку швейной машинки	71	50	19000
Списаны подотчетные денежные средства на приобретение швейной машинки	10	71	17000
Коробовой М.А. предъявлены финансовые претензии по поводу не возвращенного остатка в кассу	94	70	2000
Удержан из заработной платы Коробовой М.А. не возвращенный остаток подотчетной суммы.	70	73	2000

Таблица 5

Закупка ТМЦ  за свой счет, при возмещении затраченных  средств фабрикой

Хозяйственная операция	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Оприходованы приобретенные запасные части, приобретенные заведующей подготовительного цеха Коробовой М.А.в т. ч. НДС	10	60	2700
Отражена сумма НДС по приобретенным  зап.частям	19	60	486
Отражена задолженность предприятия  перед Кутузовой М.А. на основании авансового отчета.	60	71	2700
Погашена задолженность перед  зав. подготовительного цеха Коробовой М.А. по приобретению запасных частей.	71	50	2700

 

 

Таблица 6

Заключение работником договора о предоставлении фабрике возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретенных товаров

Хозяйственная операция	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражена оплата бензина водителем Ганиным И.А. ТМЦ за фабрику (момент предоставления ссуды)	76	73	1963,50
Оприходован бензин	10	71	1650,00
Отражена сумма НДС по приобретенному бензину	19	71	313,50
Ганину И.А. из кассы возмещены расходы по приобретению бензина	73	50	1963,50

 

 

Таблица 7

Бухгалтерские записи по осуществлению представительских  расходов

Хозяйственная операция	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выданы денежные средства в подотчет на представительские расходы заместителю генерального директора Митрохина Д.А.	71	50	9300
Списаны представительские расходы  по предъявленным документам.	26	71	9300
Отражены представительские расходы.	26	71	9300