Учет расчетов с подотчетными лицами

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

Введение

 

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.

Цель работы: рассмотреть на примере конкретной организации порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования является ГУП «Бумажная фабрика Гознака», созданная в городе Борисове  в 1996 году. Данное предприятие занимается производством и реализацией бумаги различного потребительского назначения и печатной продукции.

Предметом исследования являются организация учета расчетов с подотчетными лицами в этой организации.

В данной работе изложены теоретические и практические вопросы, касающиеся учетов расчета с подотчетными лицами предприятия, изучены цели и задачи учета расчетов с подотчетными лицами, описаны основные этапы, документальное оформление и методика учета расчетов с подотчетными лицами.

Период исследования – октябрь - ноябрь 2004 года.

Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература и данные ГУП «Бумажная фабрика Гознака» г. Борисова.   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Общая характеристика  предприятия

 

1.1. Направления хозяйственной  деятельности, производственная структура  и структура управления

В 2000 году бумажная фабрика Гознака Республики Беларусь была преобразована в унитарное государственное предприятие. Численность занятых на предприятии работников по состоянию на 1 ноября 2004 года составляла 582 человека.

Основной деятельностью предприятия является: 

• Производство документной бумаги;  
• Разработка и производство бланков ценных бумаг и документов строгой отчетности;
• Производство бумаги технического назначения и бумажно-беловых товаров;
• Производство конвертов;
• Полиграфические услуги;

Номенклатура выпускаемых изделий включает в себя бумагу офисную и писчую, бумагу для изготовления обоев, бумагу для множительной техники, ленты чековые, конверты, тетради, канцелярские книги, блокноты, товарно-транспортные накладные, путевые листы, кассовые ордеры и прочие бланки. Объем полиграфического производства составляет около 50% от всей выпускаемой предприятием продукции.

В настоящий момент предприятие обладает лицензиями на следующие виды деятельности:

1 . Разработка и производство  бланков строгой отчетности (кроме группы А). Лицензия МФ №0000019, , выдана 23.10.2002 г.;

2. Разработка и производство  специальных материалов для защиты  от поделки бланков строгой отчетности. Лицензия МФ № 0000020, выдана 23.10.2002 г.;

3. Выпуск бланочной продукции. Лицензия  ЛП № 262, выдана Министерством информации Республики Беларусь 11.05.1998 г.

4. Издание официальной литературы  на европейских языках. Лицензия  ЛВ № 314, выдана Министерством информации Республики Беларусь 22.07.1998 г.

Управление предприятием осуществляется руководителем, который назначается Борисовским горсполкомом и ему подотчетен. Руководитель осуществляет свою деятельность на основании и в соответствии с условиями контракта, заключаемого с ним органом местного самоуправления или уполномоченным им лицом. По вопросам, отнесенным к компетенции предприятия, руководитель действует на принципах единоначалия.

Организационная структура предприятия представлена в Приложении 1.

1.2. Краткое описание  основных технологических процессов  и применяемого оборудования

Технологический процесс изготовления ТТН и ТН обеспечен соответствующим специализированным оборудованием:

- 6-ти красочная машина «Giebeler R520»;

При двухсменной работе указанное оборудование может выпускать до 48 млн. номеров ТТН и ТН в год.

Бланки ТТН-1 и ТН-2 изготавливаются квитанционными книжками в книжке 25 комплектов по 4 экземпляра (25 комплектов по 3 экземпляра, 50 комплектов по 3 экземпляра). Все экземпляры каждого комплекта нумеруются одним номером, изготавливаются на бумаге документной марки Д-4 с химической защитой и (защитным волокном) согласно технического задания  офсетным способом печати на печатной машине  «Giebeler R520».

Нумерация выполняется высоким способом печати специальной краской на этой же печатной машине.

Фон каждого экземпляра бланка печатается краской определенного пантона.

Текст и таблицы всех экземпляров печатаются офсетной краской черного цвета.

Технологический процесс изготовления бланков включает в себя следующие стадии производства:

—входной контроль качества проводят по правилам, предусмотренным ГОСТ 8047-93 на соответствие ее фактических показателей к требованиям нормативных стандартов на бумагу;

— печатные процессы состоят из технологических операций: изготовление монтажа, печатных форм, подготовки бумаги и самого процесса печатания;

— для изготовления печатных офсетных форм готовят диапозитивные  пленки текстов и репродуктивных элементов в г. Минске на УП « КРИПТОТЕХ»;

—  изготовление печатных форм производится на нашем предприятии

на оборудовании: SACK, INTERPLATER 62;

— процесс печати производится на пяти секциях: на первой - печать фона сетки оборота, на второй - черная краска оборота, третья-фон сетки лицевой стороны, четвертая секция печатает черным цветом, пятая - печать нумерации. Нумерация прямого счета производится по заранее разработанным схемам, относительно выбранного тиража.

—резка бланков  производится на резательной машине «Воленберг» по приведенному макету.

—ручная комплектовка накладных производится способом подборки в комплекты;

— шитье блоков производится скобами из проволоки полиграфической по ГОСТ 7480 в двух местах в блоки по 25 и 50 номеров;

— сшитые блоки разрезают на  установленный формат;

— товарно-транспортные накладные должны упаковываться по 10 блокнотов в мешочную бумагу по ГОСТ 8273 или термоусадочную пленку;

— маркировка производится при помощи ярлыка с нанесенным на него штрих-кодом.

— транспортирование и хранение бланков производится в соответствии с требованиями ОСТ и в соответствии с правилами перевозок, действующих на данном виде транспорта.

При разработке и изготовлении бланков строгой отчетности должны быть использованы элементы защиты, как поддающиеся визуальному контролю и простейшим приборным методам контроля, так и требующие криминалистического анализа, известные только изготовителю, органам, проводящим экспертизу, и, по требованию заказчику.

Изготовление бланков строгой отчетности не допускается без предварительной экспертизы их защищенности от подделки.

Основными материалами для производства бланков ценных бумаг и документов  с определенной степенью защиты, имеющих идентификационный номер, нанесенный при изготовлении,  являются: бумага документная  с элементами защиты: водяными знаками, защитными волокнами, специальными  добавками, самокопирующаяся бумага, а также защитные краски, специальные покрытия, голограммы, средства защиты от подделки.

В производстве ТТН-1 и ТН-2 по данному проекту используется бумага документная с элементами защиты собственного производства.

Бумага должна изготавливаться по технологическим регламентам, утвержденным в установленном порядке, и соответствовать требованиям  государственного стандарта Республики Беларусь.

Основным поставщиком смесевых красок Pantone является МПК «Сан-Кемикл» г. Москва.

Основными поставщиками расходных материалов являются СП «Унифлекс», ЗАО «Белый терем»,  ООО «Туссон», ЗАО «Итрако».

На сегодняшний день на фабрике установлена 1 ротационно-печатная машина  с мощностью производства продукции 5 млн. печатных листов в месяц при двухсменном режиме и 100 %-й загруженности, а в рабочем режиме – 4 млн. печатных листов в месяц при 80%-й загруженности. Как видно из вышеприведенной таблицы,  ежемесячный объем бланков строгой отчетности в январе 2003 года составит 5,25 млн. печатных листов в месяц и уже к июлю этого же года возрастет до 7 млн. печатных листов. В связи с этим ля обеспечения всего производства документов строгой отчетности в 2006 году фабрике необходимо приобрести оборудование с производственной мощностью не менее 3 млн. печатных листов в месяц. С этой целью закупается печатная машина  «Giebeler R520», рассматриваемая в данном проекте, которая позволит разрешить дефицит недостающих мощностей. Производственная мощность при 100% загрузке машины составит:

120 / 0,61 х 60 х 8 х 2 х 21 ≈ 4 млн. печатных  листов, где:

120 м/мин  — рабочая скорость  печати машины с нанесением нумерации;

0,61 м – длина печатного листа;

8 – количество рабочих часов;

2 – количество рабочих смен;

21 – усредненное количество  рабочих дней в месяц.

Производительность машины в рабочем режиме:

4 млн. х 75% = 3 млн. печатных листов.

1.3. Основные технико-экономические показатели

 

Таблица 1.1. Основные показатели хозяйственной деятельности.

№ п/п	Наименование показателя	Ед. измерения	2004 г.	9 мес. 2005 г.
1.	Объем производства продукции в сопоставимых ценах на 1.01.05 г.	тыс. руб.	8672029	8736769
2.	Объем производства продукции в сопоставимых ценах на 1.01.05 г.	тыс. руб.	8473305	8194973
3.	Темпы роста производства товарной продукции	%	102,3	106,6
4.	Объем производства продукции в действующих ценах	тыс. руб.	8430680	7641525
5.	Выручка от реализации	тыс. руб.	8215166	7162653
6.	Валютная выручка	тыс. руб. тыс. $ США	735415 510,3	852765 491,9
7.	Удельный вес валютной выручки в общем объеме производства	%	8,5	11,1
8.	Балансовая прибыль	тыс. руб.	160250	1039567
9.	Прибыль от реализованной продукции	тыс. руб.	212309	1070882
10.	Прибыль, остающаяся в распоряжении предприятия	тыс. руб.	57281	635457
11.	Себестоимость реализованной продукции	тыс. руб.	7864912	6091771
12.	Рентабельность реализованной продукции	%	2,7	17,5
13.	Запасы готовой продукции на складе на 1.01.05 г.	тыс. руб.	610833	770037
14.	Внешнеэкономический оборот: Экспорт Импорт	тыс. руб. тыс. руб.	4840779 4065078	2432442 3264060
15.	Производство бумаги	тн	8904	5136
16.	Производство товаров народного потребления в отпускных ценах	тыс. руб.	1955249	1683348
17.	Производство полиграфической продукции в краскооттисках, приведенных к формату 60х90	тыс. кр-отт.	61111	113637

 

Производственные мощности предприятия находятся в исправном техническом состоянии и в настоящее время загружены более чем на 80%. В 2003 году предприятие произвело 8038 тонн бумаги, в 2004 году –8904 тонн. Мощности предприятия по полиграфической продукции в 2004 г. составили 30578 тыс. печатных листов, за 9 месяцев 2005 г. 35927 тыс. печатных листов.

В настоящее время ГУП «Бумажная фабрика Гознака Республики Беларусь» работает достаточно стабильно, не имеет убытков и своевременно рассчитывается по своим обязательствам.

 

 

 

 

 

 

2. Учет расчетов  с подотчетными лицами

 

2.1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами о основные методы учета

Не все организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.

Подотчетными суммами называют денежные авансы, выдаваемые работникам организации их кассы на мелкие хозяйственные и командировочные расходы.

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца) , суточных и расходов по найму жилого помещения.

Указанные суммы на командировочные расходы называются нормированными и включаются в себестоимость работ, услуг, продукции. В случае превышения фактических расходов над нормой разрешается их оплата за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия с одновременным суммированием выплаченного превышения с суммой начисленной командируемому заработной платы для определения подоходного налога.

2.2. Нормативно-законодательные  документы по учету расчетов  с подотчетными лицами