Аудит учета расчетов с подотчетными лицами

      1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ АУДИТА УЧЕТА РАСЧЕТОВ С

ПОДОТЧЕТНЫМИ  ЛИЦАМИ

      1.1 Цели и задачи, законодательная база и источники информации аудита учета расчетов с подотчетными лицами

      В процессе финансово-хозяйственной  деятельности предприятий часто  возникают ситуации, когда требуется осуществлять различные операции через сотрудников. Для этих целей им выдаются определенные денежные суммы под отчет.

      Подотчетными  суммами называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации на расходы по командировкам, хозяйственные и представительские расходы. Расчеты с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации, весьма разнообразны и связаны, в частности, с:

      - приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских  товаров за наличный расчет;

      - оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

      - расходами на командировки по  территории Российской Федерации  и за границу;

      - представительскими расходами.

      Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы  организации или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок [1].

      Цель  аудита расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке соблюдения действующего законодательства Российской Федерации, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами [11].

      Для достижения указанной цели решаются следующие задачи:

• оценка системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
• подтверждение достоверности выдачи и возврата подотчетных сумм;
• установление законности и полноты возврата подотчетных сумм;
• проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязи аналитического и синтетического учета;
• проверка соблюдения организацией налогового законодательства по операциям,  связанным с расчетами с подотчетными лицами [12].

     К основным документам, регулирующим расчеты с подотчетными лицами, относятся следующие:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ (ред. от 25.11.2009);
2. Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ) от 31.07.1998 г. № 146-ФЗ (ред. от 03.11.2010г.);
3. Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996 г. (ред. от 28.09.2010);
4. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»;
5. План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению (Приказ Минфина РФ № 94н от 31 октября 2000г., в ред. от 18.09.2006 г.);
6. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утверждено решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. № 40) (ред. от 26.02.96 г.);
7. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 7.04.88 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (в части, не противоречащей ТК РФ);
8. Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.05 г. № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (ред. от 24.12.2008 г.);
9. Приказ Минфина РФ от 02.08.2004 г. № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (ред. от 09.12.2008 г.);
10. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
11. другие действующие нормативно-правовые акты РФ [3].

      Первичные документы по расчетам с подотчетными лицами - авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. При этом информация, содержащаяся в документах, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широка и разнообразна, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например с операциями по кассе, по движению материальных ценностей, с расчетами с поставщиками и подрядчиками и т.д. Поэтому при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

      Основными  документами,  которые  необходимо  подвергнуть  изучению  при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

      - приказ об учетной политике;

     - авансовые отчеты;

- журнал регистрации авансовых отчетов;

- приказы  о направлении работников в  командировку;

      - отчеты о выполненной работе в командировке, согласованные с руководителями структурных подразделений работодателя;

     - список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы, утвержденный приказом руководителя;

- сметы представительских расходов;

- приказы об утверждении смет представительских расходов [4].

      Многочисленные  и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

• балансе предприятия (форма № 1);
• отчете о движении денежных средств (форма № 4);
• главной книге;
• журнале-ордере № 7, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы учета);
• иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы учета [1].

      Размер  денежной суммы и срок, на который  она выдается, должны быть определены руководителем организации (в приказе, заявлении о выдаче).  Не разрешена выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу [7].

      Сотрудник, получивший денежные средства из кассы  учреждения, должен соблюдать следующий порядок:

     - перед получением денежного аванса полностью отчитаться по ранее выданным под отчет денежным средствам;

     - не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

     - не передавать выданные под отчет наличные деньги другому лицу [15].

      В соответствии с пунктом 26 Положения  «Об особенностях направления работников в командировки» работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:

      - авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы;

      - отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме [14].

      К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы. Такими документами являются:

• командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
• товарные и кассовые чеки, накладные (в случае расходования подотчетных сумм на хозяйственные нужды);
• документы о найме жилого помещения;
• документы, подтверждающие транспортные расходы (билеты) и расходы на проживание (квитанции и чеки гостиниц), документы, подтверждающие другие фактические расходы, связанные с целью командировки, например на услуги связи [18].

      Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. 

      1.2 Подготовительный этап и планирование аудита учета расчетов с

подотчетными лицами

      Работа с экономическим  субъектом, обратившимся в аудиторскую  организацию, начинается с предварительного планирования, по результатам которого аудиторская фирма делает вывод о степени деловой безупречности клиента и принимает решение,  проводить аудиторскую проверку или отказаться от нее.

      Прежде всего, в  соответствии с пунктом 2 Федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности (ФПСАД) № 8 «Понимание деятельности аудируемого  лица, среды, в которой она осуществляется, и оценка рисков существенного искажения аудируемой финансовой (бухгалтерской) отчетности», аудитор должен ознакомиться с деятельностью аудируемого лица и средой, в которой она осуществляется [10].

      Иными словами, аудитор  изучает вид деятельности клиента, структуру уставного капитала, состав учредителей, размер аудируемого лица (численность персонала, объем документооборота, наличие филиалов и обособленных подразделений), особенность руководства клиента и др. Кроме того, аудитор может также провести предварительную оценку потенциальной трудоемкости и сложности аудита, выяснить характер и проблемы взаимоотношений клиента с налоговыми органами, получить рекомендации от различных организаций.

      Понимание деятельности аудируемого лица является основой для выражения профессионального суждения аудитора.

      

Рисунок 1- Понимание деятельности аудируемого  лица

      Для получения предварительных сведений о состоянии системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля аудитором может использоваться комплекс специально разработанных тестов. Программа тестирования включает вопросы, позволяющие оценить систему учета операций с подотчетными лицами, а также установить систему средств контроля за их проведением [12]. Программа проверки средств контроля приведена в Приложении А.

      После знакомства с  потенциальным клиентом аудиторская  организация соотносит полученную информацию со своими возможностями, т.е. наличием квалифицированного персонала, способного оказывать услуги.

      Если стороны пришли к согласию о возможности поведения  аудита, то они приступают к документальному оформлению своих отношений.

      Получив письмо-предложение  о проведении аудита аудиторская  организация после проверки принципа независимости и предварительного планирования направляет экономическому субъекту письмо-обязательство с согласием на проведение аудита.

      Аудитор и руководство  проверяемого лица должны достичь согласия в отношении условий проверки в соответствии с пунктом 2 ФПСАД № 12 «Согласование условий проведения аудита» [10].

      Аудиторская проверка должна выполняться с оптимальными затратами, качественно и своевременно. Поэтому аудитор, в соответствии с пунктом 4 ФПСАД № 3 «Планирование аудита», обязан планировать свою работу так, чтобы проверка была проведена эффективно [10].

      Планирование предполагает разработку общей стратегии и детального подхода к ожидаемому характеру, срокам проведения и объему аудиторских процедур.

      Эффективно спланированный аудит дает возможность аудитору получить достаточное количество свидетельств о положении дел клиента, помогает удержать в разумных пределах затраты на аудит и позволяет избежать недоразумений с клиентом.

      При подготовке общего плана аудиторская фирма должна установить приемлемые для нее уровень существенности и аудиторский риск, позволяющие считать бухгалтерскую отчетность достоверной [1].