Аудит учета расчетов с подотчетными лицами

      1.3 Организация проверки по существу учета расчетов с подотчетными        лицами

      Приступая к проверке аудитор должен убедиться  в наличии распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитору следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные под отчет, о сроках отчетности и командировочных расходов.

      Далее осуществляется проверка документального  оформления авансовых отчетов. В ходе проверки выявляются и отмечаются следующие замечания:

• по оформлению авансовых отчетов;
• по оформлению командировочных расходов (в т.ч. за рубеж): по передаче подотчетных сумм другому лицу, по несвоевременности возврата подотчетных сумм и сдаче авансовых отчетов в бухгалтерию;
• по существу отраженных в учете операций с подотчетными лицами [12].

      Документальная  проверка авансовых отчетов осуществляется по двум направлениям: проверка по форме и по существу отраженных операций [3].

      При проверке авансовых отчетов по форме следует протестировать следующие элементы документов:

• соответствие типовой  форме № АО – 1 «Авансовый отчет»;
• наличие номера и даты составления;
• указание подотчетного лица;
• указание суммы подотчетного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода;
• указание назначения аванса;
• наличие подписей;
• заполнение обратной стороны авансового отчета [12].

     Методика  документальной проверки авансовых  отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

      При этом необходимо проконтролировать  соблюдение сроков представления авансовых  отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки  отчетности подотчетных  лиц аудитор проверяет путем  сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах. При этом аудитор должен убедиться в наличии приказа руководителя организации об установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет и о сроках отчетности. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности за подотчетными лицами и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности [7].

      Вместе  с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в учете.

      При поступлении материально-производственных запасов через подотчетных лиц к авансовому отчету должны быть приложены платежный и расчетный документ (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру). В товарных чеках и накладных должны быть приведены наименования приобретенных материально-производственных запасов [12].

      Аудит учета расчетов с подотчетными лицами также предполагает проверку оформления документов по командировкам.

      Для того чтобы отправить в командировку работника, необходимо оформить следующие документы (ст. 166 ТК РФ):

      - приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы N Т-9, N Т-9а);

      - командировочное удостоверение  (форма N Т-10);

      - служебное задание для направления  в командировку и отчет о  его выполнении (форма N Т-10а);

      - авансовый отчет (форма N АО-1).

      Аудитор должен обратить внимание на наличие  подписей и печатей в командировочном удостоверении. Форма № Т – 10а применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации.

      Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе.

      При проверке авансовых отчетов аудитор  должен обратить внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемым к авансовым отчетам подотчетных лиц.

      Аудитору  следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

      Командированному  работнику по авансовому отчету оплачивают:

      - расходы по найму жилого помещения;

      - расходы по проезду к месту  командировки и обратно;

      - суточные;

      - другие расходы (оплату услуг  связи или почты).

      Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Командировочные расходы, возмещаемые работнику, не являются доходом физического лица и не облагаются НДФЛ. При этом возмещаемые командировочные расходы освобождаются от налогообложения только в пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации.

      Для целей обложения НДФЛ возмещаемые  командировочные расходы подлежат нормированию, в частности, необлагаемый размер суточных для целей НДФЛ составляет:

      - не более 700 руб. за каждый  день нахождения в командировке  на территории Российской Федерации;

      - не более 2500 руб. за каждый  день нахождения в заграничной  командировке [16].

      На  оплату командировочных расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс. Аудитору необходимо проверить возмещение суммы расходов по найму жилого помещения, расходов по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

      Аудитор должен удостовериться в том, что  первичные документы установленной формы имеют все обязательные реквизиты, квитанции, счета на оплату выписаны на подотчетное лицо, так как документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают [2].

      Суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказанные в гостинице в период проживания принимаются к вычету. Для этого аудитору необходимо удостовериться, что расходы были произведены для ведения деятельности, облагаемой НДС. В этом случае данные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль организации. Налоговый вычет производится на основании счета-фактуры гостиницы. Расходы на проезд к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

      - стоимость билета на транспортное  средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);

      - оплату услуг, связанных с предварительной  продажей (бронированием) билетов;

      - плату за пользование в поездах  постельными принадлежностями;

      - стоимость проезда транспортом  общего пользования к станции  (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

      - сумму страховых платежей по  обязательному страхованию пассажиров  на транспорте [16].

      Аудитору  необходимо удостоверить факт наличия  соответствующих оправдательных документов, служащих основанием для признания расходов по служебным командировкам (в частности, проездных билетов), а также соответствия размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководителя организации.

      Сумма НДС должна быть выделена в проездном документе (билете) отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не требуется, так как билет является бланком строгой отчетности.

      Далее аудитору необходимо проверить обоснованность выплаты суточных за каждый день нахождения командированного работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда) [2].

      Направление работника в командировку за пределы  территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения. Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

      Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

      а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

      б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

      в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

      г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

      д) иные обязательные платежи и сборы [2].

      Еще одним аспектом аудита является проверка правильности возмещения сумм представительских расходов.

      Аудитор должен проверить произведенные  представительские расходы, которыми считаются расходы фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. Полный перечень представительских расходов, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли, приведен в ст. 264 НК РФ.

      Для контроля за затратами по приему делегаций в организации должны быть установлены предельные размеры отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя. Аудитору необходимо удостовериться в наличии такого приказа [5].

      После окончания приема работник, ответственный  за расходование средств на представительские  расходы, должен составить авансовый  отчет по форме N АО-1. К авансовому отчету прилагают все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.п.).

      Сумма представительских расходов уменьшает  налогооблагаемую прибыль только при  условии, что она не превышает 4% затрат организации на оплату труда. Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает. Сумма НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету [6].

      Для подтверждения достоверности бухгалтерской  отчетности нужно проверить соответствие ее показателей данным синтетического и аналитического учета и авансовым отчетам [19]. Такую проверку целесообразно проводить по схеме (рисунок 3).

      

      

        

      

        

      

      

      

        

        
 
 

      Рисунок 3 – Проверка взаимоувязки аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами

      В бухгалтерском учете для отражения  расчетов с сотрудниками организации  по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На счете 71 собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы [13].