Учет расчетов с подотчетными лицами

  Если  из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

  Если  же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток  в кассу предприятия. Бухгалтер  составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег  не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

  1)  руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

  2)  руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

  Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению  по кредиту счета 71 в корреспонденции  со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». 

  Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в  аналитическом учете он может  иметь сальдо сразу по дебету (когда  кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник  потратил свои деньги, а предприятие  их пока не вернуло).

  В Читинском ОПСе данные по подотчетным суммам заносятся в регистр аналитического учета - журнал формы К-10, в нем делается группировка, подсчитываются итоги за месяц.

  Выдача  денег сверяется с кассой (с  проводкой). А кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер № 18 (Приложение 4), особенностью данной формы учета  является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих  счетов. Ордер регистрируется в регистрационном  журнале по счетам синтетического учета  и разносится в Главной книге (Приложение 5). Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.  

  В бухгалтерском балансе дебиторскую  задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие дебиторы», а кредиторскую – по строке 628 «Прочие кредиторы».

 

  3. Приобретение подотчетными  лицами товарно-материальных  ценностей, продукции  

  Приобретение  товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической  литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин  и товарным чеком, дополнительно  содержащим отметку об оплате.

  В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны  идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер  кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

  Например, к авансовому отчету водителя организации  необходимо приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась  заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие  реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер  и дата выдачи чека; стоимость ГСМ  с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках  указывается еще марка горюче-смазочных  материалов, оплаченное количество ГСМ  и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

  Пример

  В Читинском облпотребсоюзе на бензин подотчет деньги не выдаются. Выдаются талоны водителям, которые приобретаются в организации «Нефтемаркет» по безналичному расчету. Допустимы расходы на покупку запчастей (Приложение 6). Комиссия, в которую входят: специалист по транспорту, начальник АХО (состав комиссии утвержден руководителем) признает замену запчастей необходимым и выносит решение о списании старых, износившихся запчастей на новые. В учете это отражается следующим образом:

  Дебет 71 Кредит 50 – 500 руб. – выданы наличные деньги водителю;

  Дебет 10 Кредит 71 – 445 руб. – на сумму закупленных  запасных частей водителем; 

  Дебет 44 Кредит 10 – 445 руб. – списание замены запчасти старой на новую.

  Товарный  чек необходим для расшифровки  сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного  перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).

  В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости  приобретенных организацией товаров.

  В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных  товаров представители организации  должны составить акт, фиксирующий  номенклатуру, количество приобретенных  товаров и цели их приобретения.

  Таким образом, кассовый чек фиксирует  факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение  подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации  и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять  функции товарного чека.

  При покупке товаров у частных  лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.

  Данный  акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения  по бухгалтерскому учету и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина  России от 29.07.1998 N 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

  Если  торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность  расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения  налогом на доходы физических лиц.

  Следует подчеркнуть, что сделки, в которых  подотчетное лицо выступает от своего имени, а прием денег за оказанные  ему услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются  сделками между юридическими лицами.

  На  практике встречаются случаи, когда  работник организации закупает товар  за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает  работнику потраченные на эти  цели денежные средства. При этом налоговые  органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

  Во  избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров  не для собственных нужд, а для  организации работнику следует  оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

  При этом после одобрения сделки у  организации возникает задолженность  по возмещению работнику произведенных  им расходов. Выдача из кассы организации  средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку.

  В этом случае подобные операции могут  отражаться следующими записями:

  Дебет 10, 41  Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

  Дебет 19  Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением его отдельной строкой);

  Дебет 60  Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

  Дебет 71  Кредит 50 - погашена задолженность перед физическим лицом по приобретенным товарно-материальным ценностям.

  Возможен  и другой вариант, когда работник может также заранее заключить  договор о предоставлении организации  возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретаемых  товаров.

  В этом случае в бухгалтерском учете  организации должны быть сделаны  следующие записи:

  Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом товарно-материальных ценностей  за организацию (момент предоставления ссуды);

  Дебет 10, 41  Кредит 71 - оприходованы товарно-материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом;

  Дебет 19  Кредит 71 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям;

  Дебет 73  Кредит 50 - работнику организации возмещены из кассы расходы по приобретению товарно-материальных ценностей.

  Авансовый отчет в этом случае должен быть утвержден в общеустановленном  порядке.

  Пример     

  В Читинском облпотребсоюзе если сумма закупа небольшая (до 100 руб.) выписывается требование начальником  АХО куда расходованы средства, руководитель подписывает разрешение на списание закупленных материалов. В учете это отражается:        

    Дебет 44 Кредит 71 – 44 руб. 60 коп,  –  на сумму закупленных канцтоваров (Приложение 3). В учетной политике указана возможность ведения таких записей.          

    Дебет 71 Кредит 50 – 44 руб. 60 коп. – сотруднику возмещены наличные деньги на расходы.  

  Организация рассчитывается с физическими лицами за товары, как правило, наличными  деньгами через подотчетных лиц (или же напрямую через кассу). При  этом лимита расчетов в 60 000 рублей по одной  сделке можно не соблюдать (этот лимит, установленный ЦБ РФ, касается только расчетов с юридическими лицами). В  Читинском ОПСе возможен закуп сельскохозяйственного сырья у юридического лица (ООО «Крупка») подотчетным лицом (Приложение 7). Продавцом выписывается счет-фактура.

  Операции  по закупке должны оформляться первичными документами, а именно – закупочным актом. Каждая организация вправе разработать  свою форму этого документа, так  как унифицированной нет. Выплата денег физическим лицам может оформляться и специальной приемо-закупочной ведомостью.

  Пример (Приложение 8)

  Подотчетным лицом – Мордвинцевой И.В. в сентябре 2003 года произведена закупка сельхозпродукции. Операция оформлена закупочным актом  от 24 сентября. В нем указано, что  продукция (мясо говядина) закуплена  именно у физического лица (Дашидондоковой С.Б.) с указанием его паспортных данных, количества, цены продукции, соответствующих подписей. Право на сдачу мяса подтверждается соответствующей справкой. Право реализации (с ограничениями или без) в определенном количестве дает ветеринарное свидетельство, выписываемое органами госветнадзора.

  В бухгалтерском учете даются проводки:

  Дебет 71 Кредит 50 – 9 576 руб. – выданы деньги подотчет из кассы;

  Дебет 10 Кредит 71 – 9 756 руб. – подотчетным лицом произведен закуп сельхозпродукции.

  Остатка или перерасхода нет.   

  Но  прежде чем выплатить физическому  лицу денежные средства, следует отметить, что удерживать с этих денег НДФЛ не нужно.