Учет расчетов с подотчетными лицами

  Пример

  В октябре 2003 года организация выдала под отчет своему сотруднику 80 000 руб. на закупку у населения бывших в употреблении компьютеров. В этом же месяце работник нашел продавца – физическое лицо и приобрел у него ЭВМ за 32 000 руб. Компьютеры предназначены для работы самой организацией.

  Остаток неизрасходованных средств сотрудник  сдал в кассу организации.

  В октябре 2003 года в бухгалтерском  учете предприятия будут сделаны  следующие проводки:

  Дебет 71 Кредит 50 – 80 000 руб. – выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы на закупку компьютеров;

  Дебет 41 Кредит 71 – 32 000 руб. – оприходованы два компьютера на основании авансового отчета и закупочного акта;

  Дебет 50 Кредит 71 – 48 000 руб. – возвращен остаток неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации.

  4. Служебные командировки  по России и  за рубеж

  Служебная командировка – это поездка работника  по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения  вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового Кодекса, далее - ТК РФ).

  Инструкция  не указывает, что следует считать  местом постоянной работы. На практике местом постоянной работы считается  расположенное в определенном населенном пункте предприятие, либо отдельная  его часть, участок, отделение, объект предприятия, работа в котором обусловлена  трудовым договором. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации  находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается  то производственное объединение, работа в котором обусловлена трудовым договором.

  Не  признаются командировками служебные  поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или  имеет разъездной характер (ст. 166 ТК РФ).

  Рабочие и служащие обязаны выполнять  распоряжение руководителя учреждения или вышестоящего органа о направлении  в командировку. Отказ от такой  поездки считается нарушением трудовой дисциплины. Уважительными причинами  признаются, например, болезнь самого работника, члена его семьи, нуждающегося в уходе, обучение без отрыва от производства и др.

  Нельзя  направлять в командировки беременных женщин и работников до 18 лет (за исключением  творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих  в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в  соответствии с перечными профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с  учетом мнения Российской трехсторонней  комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, ст. 259, 268 ТК РФ).

  Направлять  в служебные командировки женщин, имеющих, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускаются только с  их письменного согласия и при  условии, что это не запрещено  им медицинскими рекомендациями. При  этом женщины, имеющие детей в  возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены  в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную  командировку.

  Сказанное выше относится и к работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов  с детства до достижения ими возраста 18 лет, а также работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей  в соответствии с медицинским  заключением, а также, согласно ст. 264, распространяется на отцов, воспитывающих  детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних.

  Для остальных работников распоряжение руководителя о выезде в служебную  командировку является обязательным. Отказ представляет собой дисциплинарный проступок, за который на работника  может быть наложено дисциплинарное взыскание.

  Работник - совместитель может также быть направлен в командировку. Средний  заработок сохраняется ему только в той организации, которая его  командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними (п. 9 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» далее – Инструкция № 62).

  Только  штатные работники, заключившие  с предприятием трудовой договор, находятся  в административном подчинении у  руководителя и могут быть направлены им в командировку.

  Если  физическое лицо не состоит в штате  предприятия, но выполняет для этого  предприятия какие-либо работы (оказывает  услуги), связанные с поездкой в  другую местность, то с этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор, который регулируется нормами  гражданского права.

  К договорам гражданско-правового  характера относятся: договоры подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский  и иной договор возмездного оказания услуг  (гл. 39 ГК РФ). В этом случае порядок и условия возмещения документально подтвержденных расходов, понесенных работником в ходе выполнения работы, может быть определен сторонами в тексте договора.

  К таким расходам могут быть, например, отнесены расходы по проезду и  найму жилья, приобретению материалов и другие.

  Под служебной командировкой, совершаемой  в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые  связаны с:

  -   покупкой материально-производственных запасов;

  -   осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);

  -   подготовкой и повышением квалификации работников;

  -   участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет вклады (акции);

  -   другими аналогичными нуждами.

  Документальное  оформление командировки

  Направление работников в командировку должно быть оформлено первичными документами. Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26 «Об  утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». К числу таких документов относятся:

  – служебное задание для направления  в командировку и отчет о его  выполнении (форма Т-10а);

  – приказ (распоряжения) о направлении  работника в командировку (форма  Т-9 или Т-9а);

  - командировочное  удостоверение (форма № Т-10).

  Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

  При направлении работника в командировку в пределах РФ издание соответствующего приказа руководителя не является обязательным (достаточно одного лишь командировочного удостоверения). Направление в командировку лиц, работающих по гражданско-правовому  договору лиц, приказом руководителя не оформляется. Этим лицам не выдается и командировочное удостоверение.

  В случае командирования работника в  страны дальнего зарубежья, включая  прибалтийские государства –  бывшие республики Советского Союза, оформлять  командировочное удостоверение не требуется, но обязательно наличие загранпаспорта.

  Сроки служебных командировок

  Срок  командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени  нахождения в пути. Такой же срок установлен для командировок для  проведения ревизий и проверок. Срок командировки работников в министерства, ведомства Российской Федерации  и в другие органы государственного управления не может превышать 5 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается  в исключительных случаях не более  чем на 5 дней с письменного разрешения руководителя органа управления, в  который командированы работники.

  Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном  удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

  В министерствах, ведомствах, объединениях, на предприятиях, в организациях и  учреждениях регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих  в командировки на данное предприятие, в организацию и учреждение, ведется  в специальных журналах по установленным  формам. Руководитель министерства, ведомства, объединения, предприятия, учреждения приказом назначает лицо, ответственное  за ведение журналов регистрации  работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, и  производство отметок в командировочных  удостоверениях.

  Днем  выезда в командировку считается  день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного  средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда  – день прибытия указанного транспортного  средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

  Рабочее время и время отдыха командированного

  На  работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени  и времени отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха по возвращении  из командировки дополнительные дни  отдыха не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за  работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

  В случаях, когда по распоряжению администрации  работник выезжает в командировку в  выходной день, ему по возвращении  из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда  в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией.

  Возмещение  расходов при служебных командировках  и оплата суточных

  Работники имеют право на возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Работодатель обязан возмещать (ст. 168 ТК РФ):

  –  расходы по проезду;

  –  расходы по найму жилого помещения,

  –  дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

  –  иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

  Порядок и размеры возмещаемых расходов определяются коллективным договором  или приказом (распоряжением).

  Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в следующем размере:

  а) стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом  общего пользования (кроме такси);

  б) страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

  в) оплату услуг по предварительной  продаже проездных документов;

  г) расходы за пользование в поездах  постельными принадлежностями.

  При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация  может предложить командированному работнику вид транспорта, которым  ему надлежит воспользоваться. При  отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

  Расходы по проживанию возмещаются командированному работнику в сумме фактически произведенных затрат. При этом стоимость  дополнительных услуг, включаемых гостиницами  в счет за проживание, в составе  расходов на проживание не возмещаются, а подлежат оплате самим командированным  за счет суточных. К таким дополнительным услугам, в частности, относятся:

  -  стоимость завтраков;

  -  услуги химчистки;

  -  пользование минибаром  и т.п.

  Кроме того, работнику возмещаются расходы  по оплате бронирования места в гостинице.

  Следует обратить внимание, что командированному сотруднику возмещаются все произведенные  им и документально подтвержденные затраты на проживание в полном объеме.