Впоследствии, в случае если эти суммы могут быть удержаны из оплаты труда работника, то они  списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в  дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Необходимо помнить, что в соответствии со ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при  каждой выплате заработной платы  не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся  работнику.

Если данные суммы  не могут быть удержаны из оплаты труда  работника, то они списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей» в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Согласно п. 2 ст. 266 Налогового кодекса РФ безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации.

При признании долга  сотрудника безнадежным (нереальным ко взысканию) в соответствии с подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности суммы безнадежных долгов, приравниваются к внереализационным расходам.

Налоговая база по налогу на прибыль организации уменьшается  на суму внереализационных расходов, следовательно, препятствий, связанных с действием п. 3 ст. 236 НК РФ, в данном случае не возникает, а значит, организации следует начислить единый социальный налог на сумму долга сотрудника, признанного безнадежным.

Вместе с тем  существует позиция суда, согласно которой не возвращенные физическими  лицами денежные средства, выданные под  отчет, были правомерно квалифицированы  налоговым органом при проведении выездной налоговой проверки в качестве выплат в пользу физических лиц и  включены в налоговую базу по единому  социальному налогу. (Постановление  Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 18.01.05 №А74-1931/04-К2-Ф02-5672/04-С1).

В вышеуказанном  случае руководству организации  придется самостоятельно принимать  решение о начислении единого  социального налога, но необходимо учесть, что имеется риск отстаивания  своей позиции в суде.

Устюжанин Владимир Владимирович 
 
Информационное Агентство "Финансовый Юрист"

http://www.financial-lawyer.ru/newsbox/buhgalteru/buhushet_i_nalogooblogenie/133-528172.html

ЦЕНТРОСОЮЗ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ЗАБАЙКАЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА

  СИБИРСКОГО  УНИВЕРСИТЕТА ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ

Кафедра бухгалтерского учета  и аудита

  Курсовая  работа    
 
 

  На  тему:  «Учет и организация контроля расчетов с подотчетными лицами»                                                                    

    Исполнитель: Калинникова Е.В.

 

                                                            группа 201  БХ – 00 – 287

 

                                                            Научный руководитель: Коренева Е.Б.

  Чита 2003

План

 

 

  Введение  ___________________________________________________   3

  1.  Организация учета расчетов с подотчетными лицами  ___________   4

  2.  Аналитический и синтетический учет  _________________________  6

  3. Приобретение подотчетными лицами  товарно-материальных ценностей,  продукции  _____________________________________________   8

  4. Служебные командировки по России  и за рубеж  _______________   15 

  4.1.  Документальное оформление командировки  ________________  17 

  4.2.  Сроки служебных командировок  __________________________  18 

  4.3.  Рабочее время и время отдыха командированного  __________   19 

  4.4.  Возмещение расходов при служебных командировках и оплата суточных  ____________________________________________________   20 

  4.5.  Временная нетрудоспособность командированного  __________   23 

  4.6.  Порядок выдачи и расходования авансов при командировках __  23 

  4.7.  Отчет работника о командировке  _________________________  24 

  4.8.  Как удержать невозвращенные или неизрасходованные суммы _ 26 

  4.9.  Гарантии и компенсации при командировках  _______________  27 

  4.10. Зарубежные командировки  ______________________________  30 

  4.11. Выдача аванса работнику  _______________________________  34 

  4.12. Отчеты о служебной загранкомандировке  _________________   35 

  4.13. Расчеты с подотчетным лицом  ___________________________  36

  5. Представительские расходы   _______________________________   37 

  5.1. Оформление первичных документов  _______________________  38 

  5.2. Бухгалтерский учет  _____________________________________   40

  6. Выводы и предложения по совершенствованию  учета расчетов с подотчетными  лицами  __________________________________________   43

  Литература  ________________________________________________   45

  Введение

  В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению  организации.    В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

  С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.

  Цель  работы: рассмотреть на примере конкретной организации порядок учета и  организации контроля расчетов с  подотчетными лицами.

  Объектом  исследования выбран Читинский областной  союз потребительских обществ –  союз потребительских обществ области, созданный ими для координации  деятельности потребительских обществ  и районных союзов потребительских  обществ, обеспечения защиты имущественных  и иных прав потребобществ и их членов, районных союзов, представления их интересов в государственных органах и органах местного самоуправления, а также для оказания правовых, информационных и иных услуг. Читинский ОПС является добровольным объединением потребительских обществ – членов союза. Период исследования – ноябрь 2003 года.

  Методологической  основой написания курсовой работы являются нормативные документы  по ведению бухгалтерского учета  и отчетности, учебная литература и данные Читинского облпотребсоюза.   

  1. Организация учета  расчетов с подотчетными  лицами

  Не  все организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее  оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и  другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.

  Перечень  подотчетных лиц и правила  расчетов с ними можно включить в  учетную политику, определяющую правила  бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия. В Читинском  ОПСе разрешено получать подотчет всем работникам административно-управленческого аппарата, директорам магазинов и заведующим производством.

  Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать  правила работы с наличностью. Они  предусмотрены Порядком ведения  кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40. Так, в пункте 11 этого  документа сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.

  Таким образом, в приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.

  Сотрудник может получить деньги под отчет  из кассы предприятия только на определенные цели. Цели, на которые можно расходовать  наличные деньги из выручки под отчет  в ОПСе согласовываются с учреждением банка, где открыт расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные, на хозяйственные нужды, ГСМ, закуп сельхозпродукции (Приложение 1).

  Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам  наличные, когда направляет их в  командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем  сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена.

  Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными  от имени своего предприятия с  другими организациями и предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС  горюче-смазочные материалы для  служебного автомобиля, секретарь марки, конверты на почте, бухгалтер – бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник  пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В  нем указывается кому и на какие цели выдаются деньги.

  Даже  если сотрудник не отчитался в  срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц  не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника  они не являются и НДФЛ не облагаются.   

  2. Аналитический и  синтетический учет  

  Расчеты с подотчетными лицами учитываются  на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических  регистрах эти расчеты нужно  отражать подробно – отдельно по каждому  сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.

  В Читинском облпотребсоюзе применяется журнал формы К-10 (Приложение 2). В нем отражается: когда и кому выданы деньги, в каком размере, номер расходного кассового ордера, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетника.

  Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а  подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71  кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

  Потратив  деньги, сотрудник составляет авансовый  отчет, его форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

  Эту форму с 1 января 2002 года должны применять  все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был  правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет (Приложение 3). Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.