Контроль и ревизия расчетов с подотчетными лицами

5. Контроль и  ревизия расчетов с подотчетными  лицами.

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у предприятий постоянно  возникает необходимость в совершения различных операций: заключении договоров, приобретении товарно-материальных ценностей, доставки продукции, выполнении работ, оказании услуг и т.п. При этом зачастую предприятия – контрагенты находятся на удаленном расстоянии друг от друга. В этом случае уполномоченные руководителем организации лица отправляются в командировку для представления интересов предприятия. Командированным сотрудникам, как правило, выдается в подотчет аванс на предстоящие расходы.

Кроме того, у предприятия  может возникнуть необходимость  в осуществлении платежей наличными  деньгами для ускорения расчетов и получения товарно-материальных ценностей (работ, услуг). В этом случае уполномоченный руководителем работник предприятия может получить наличные денежные средства в кассе предприятия либо воспользоваться собственными денежными средствами для приобретения ценностей (работ, услуг). По возвращении из командировки либо после приобретения товарно-материальных ценностей сотрудником составляется авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

Задачи ревизии проверить:

1. Как соблюдается порядок выдачи наличных денег;
2. Правильность возмещения за служебные командировки;
3. Целесообразность и законность расходования подотчетных сумм.

Источниками ревизии  являются первичные документы, приказы  по организации (проверяются числа, суммы), авансовые суммы с приложенными отчетными документами, отчеты кассира, главная книга, данные аналитических и синтетических счетов 71.

Необходимо проверить  поступление и оприходование  материальных ценностей на склад  приобретенных во время командировки.

Данное направление  ревизии целесообразно начинать с изучения остатков задолженности на конец каждого месяца за весь проверяемый период. Одновременно проверяется правильность переноса остатков задолженности с одного месяца на другой. Это позволяет выявить необоснованное списание или искусственное уменьшение суммы задолженности и выдачу новых подотчетных денежных средств при наличии непогашенной задолженности.

Полноту отражения выданных в подотчет денег по счету 71 проверяют  путем сравнения расходов по кассовой книге с оборотами по счету 71. При проведении такого сравнения ревизор обращает внимание на эффективность контроля со стороны бухгалтерии за выдачей денег в подотчет в пределах производственной потребности. Если такой контроль осуществляется недостаточно, необходимо рассмотреть возможность скрытого авансирования работников. Особое внимание обращается на задолженность по подотчетным суммам, которые являются наиболее крупными и невозвращенными на конец проверяемого периода.

Далее ревизор исследует  материалы авансовых отчетов. Например, определяется необходимость и целесообразность направления работников в командировку. Выявленные нарушения группируются в накопительных ведомостях с указанием Ф.И.О. командированных, их должности, места и сроков командировки, суммы израсходованных средств. Целесообразно группировать командировочные расходы, связанные с недостатками работы отдельных служб предприятия. Здесь же необходимо проверить авансовые отчеты и докладные записки работников, не выполнивших командировочное задание. При многократности таких случаев они выписываются в ведомость для включения в акт ревизии. При проверке составления авансовых отчетов по командировкам, обращают внимание на наличие прилагаемых оправдательных документов, обоснованность подсчета суммы командировочных расходов и правильность их отнесения на счета затрат. Количество дней командировки должно соответствовать командировочному удостоверению, сроки пребывания сопоставляются с датой пребывания в гостинице и билетом.

Проверяя авансовые  отчеты, ревизор устанавливает назначение и фактическое использование сумм, выдаваемых отдельным сотрудникам под отчет, наличие приказов о направлении сотрудников в командировки, правильность оформления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм, правильность составления корреспонденций счетов по операциям с подотчетными лицами. В результате могут быть выявлены факты оплаты командировочных расходов (суточные, оплата проезда и проживания) сверх установленных норм. Суммы превышения установленных норм не подтвержденные документально, подлежат включению в совокупный годовой доход работника и обложению налогом на доходы физических лиц. Уплаченный по ним НДС не подлежит возмещению. Обращается внимание на оформление расчетов с водителями за приобретенные ими горюче-смазочные материалы, запасные части и т. д. Проверяется качество оправдательных документов, сроки отчетности.

Обоснованность представительских  расходов должна подтверждаться наличием оправдательных документов: приказа  о назначении лиц, ответственных за проведение мероприятий; программы встречи с представителями другой организации; сметы расходов, утвержденной руководителем; акта с приложенными документами, подтверждающими расходы и др.

Выявляя факты нарушений, ревизоры регистрируют их, определяют сумму заниженной прибыли, а также дополнительных начислений налогов.

Проверяя организацию  аналитического учета расчетов с  подотчетными лицами, следует учитывать, что сроки, на которые выдаются денежные средства под отчет, устанавливаются законодательством, а также приказом руководителя организации и фиксируются в учетной политике.

Подотчетные суммы составляют одну из статей в себестоимости продукции (работ, услуг), либо, в случае сверхнормативных расходов – не участвуют в уменьшении базы, облагаемой налогом на прибыль. Особенные сложности у бухгалтеров, как правило, вызывают расчеты с подотчетными лицами, командированными за границу.

Таким образом, аудиторская  проверка соблюдения нормативных актов, регулирующих расчеты с подотчетными лицами, постановки бухгалтерского учета, достоверности учетных данных позволяет предприятию выявить недостатки в осуществлении расчетных операций, получить рекомендации по их устранению и недопущению в будущем.

17. Контроль учета  товарно-материальных ценностей.

Складской учет и движение ТМЦ — это сфера, где нередко  происходит много злоупотреблений. В немалой степени это обусловлено  тем, что надежный контроль этой сферы  наладить бывает намного сложнее, чем  чего-либо другого.

Это неудивительно: ведь часто склад находится далеко от офиса, и если, например, кассу предприятия, «черный нал» или безналичные деньги руководитель может проверить в любой момент, вызвав к себе бухгалтера, то вот насчет склада — это уже сложнее: вызов в офис заведующего складом вряд ли даст ответы на все интересующие вопросы. Для прояснения ситуации нужно будет посетить склад и провести там некоторое время.

Среди злоупотреблений, встречающихся на складе, в первую очередь отмечают следующие: прямое хищение товарно-материальных ценностей; необоснованное (т.е. без наличия уважительных причин) списание их по акту; «липовая» усушка, утруска и естественная убыль; неполное оприходование либо излишнее списание товарно-материальных ценностей, несоответствие учетных и отпускных единиц измерения, и др.

Какие же проверки может  проводить на складе аудит предприятия, если учесть, что ему нужно сделать это как можно быстрее, чтобы оперативно получить нужную информацию?

К таким проверкам  в первую очередь следует отнести  выборочные и тематические проверки складского хозяйства.

Выборочная проверка складского хозяйства — это проверка, при которой отслеживается движение и остатки лишь некоторых товарно-материальных ценностей, выбранных в произвольном порядке, за определенный период времени. Желательно, чтобы этот период заканчивался днем проведения проверки — в данном случае появляется возможность сверить реальные остатки проверяемых товарно-материальных ценностей с остатками, которые числятся по данным бухгалтерского учета.

Основная цель выборочной проверки — проверить движение и остатки в первую очередь следующих категорий товарно-материальных ценностей:

- ТМЦ, наиболее ходовые  и востребованные у покупателей;

- ТМЦ, которые в  настоящее время являются дефицитными  товарами на рынке;

- ТМЦ, которые являются  эксклюзивными;

- ТМЦ (сырье, материалы,  товары), в состав которых входят  драгоценные металлы и камни  либо которые сами по себе  являются драгоценными металлами  и камнями.

Итак, допустим, аудитор определился с тем, движение и остатки каких именно товарно-материальных ценностей он хочет оперативно проверить, и какой период времени должна охватывать эта проверка.

Для этого в первую очередь нужно запросить в  бухгалтерии все документы, имеющие  отношение к выбранным ценностям: договоры на их поставку и отгрузку, накладные на поступление товарно-материальных ценностей, накладные на отгрузку этих ценностей покупателям, накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей, акты на списание товарно-материальных ценностей, а также копии приходных и расходных складских ордеров. Копии складских ордеров должны передаваться в бухгалтерию вместе с соответствующими товарно-сопроводительными документами (приходными и расходными накладными, накладными на внутреннее перемещение, актами на списание товарно-материальных ценностей), но это правило соблюдается далеко не всегда, что создает благоприятные условия для мошенничества.

В первую очередь нужно  сверить соответствие данных первичных  документов. Самое основное — это  чтобы количество в накладной (или  — в акте на списание товарно-материальных ценностей) соответствовало количеству, указанному в складском ордере, а также то, чтобы в этих документах соответствовали единицы измерения: не исключено, что в накладной указано 5 «десятков» товара, а оприходовано согласно складскому ордеру 5 штук товара. Затем в накладных (актах на списание) и складских ордерах нужно сверить соответствие дат. Если дата, указанная в складском ордере, не соответствует дате накладной, то следует уточнить у бухгалтера, чем это обусловлено. Кроме этого, нужно проверить соответствие наименований организации.

Подписывать накладную (акт  на списание) и складской ордер  должен один и тот же сотрудник, а  именно — тот, кто осуществляет прием (отпуск) товарно-материальных ценностей. Поэтому особое внимание следует обратить на соответствие подписей.

После того, как аудитор убедился в том, что с первичной документацией все в порядке, он просит бухгалтера предоставить ведомость движения и остатков проверяемых товарно-материальных ценностей, заверенную его подписью. В этой ведомости должен быть отражен остаток по каждой товарно-материальной ценности на начало проверяемого периода, каждый приход, каждый расход и остаток на конец проверяемого периода. В ведомости обязательно должна быть указана единица измерения каждой товарно-материальной ценности; не стоит забывать, что эта единица измерения должна соответствовать единице измерения, указанной в накладной (акте на списание) и складском ордере. В случае несоответствия единицы измерения в ведомости и в документе следует потребовать соответствующих объяснений у бухгалтера, поскольку такая ситуация создает благоприятную почву для мошенничества.

Каждую приходную и расходную  операцию следует скрупулезно сверить  с соответствующими первичными документами (накладной или актом на списание) на предмет совпадения количества товарно-материальных ценностей, цены за одну единицу измерения и суммы операции. В некоторых случаях бухгалтеры изменяют количество товарно-материальных ценностей, но итоговая сумма прихода (расхода) при этом не меняется, поскольку отклонение корректируется ценой. Рассмотрим такой пример: на предприятие поступило 20 единиц товарно-материальной ценности по цене 5 рублей за штуку; несложный подсчет показывает, что итоговая сумма прихода — 100 рублей. Однако бухгалтер может оприходовать 10 единиц товарно-материальной ценности по цене 10 рублей — и итоговая сумма операции не изменится: как и прежде, сумма прихода составит 100 рублей. В то же время 10 единиц останутся неучтенными — следовательно, их можно легко присвоить.

При обнаружении несовпадения нужно  посмотреть, что указано в складском  ордере, и после этого вызывать бухгалтера для дачи соответствующих  объяснений.

После проверки соответствия данных первичных документов, копий складских  ордеров и ведомости движения и остатков ТМЦ, рекомендуется проверить итоговые данные: остаток товарно-материальной ценности на начало проверяемого периода плюс приход за период по документам и минус расход по документам. Получившийся остаток должен равняться остатку, указанному в ведомости, а также — остатку в карточке складского учета (это аудитор проверит по прибытии на склад).

Для продолжения проверки аудитор должен отправиться на склад. При этом не рекомендуется ставить в известность заведующего складом либо иного складского работника — иначе проверка потеряет свою внезапность. Однако следует учитывать, что если бухгалтер состоит в сговоре со складским работником, то он может предупредить его о предстоящей проверке. Хотя, если злоупотребления имели место быть, за короткий срок привести все в порядок очень сложно, а иногда — невозможно.

На складе нужно потребовать  у заведующего складом все  документы по проверяемым товарно-материальным ценностям за проверяемый период. К этим документам относятся: приходные  и расходные складские ордера, а также карточки складского учета.

Отправляясь на склад нужно не забыть взять с собой все документы, которые предоставил бухгалтер. На первый взгляд может показаться, что для проверки будет вполне достаточно копий складских ордеров — ведь они уже сверены и с первичными документами (накладными и актами на списание), и с ведомостью движения и остатков товарно-материальных ценностей. Но это не всегда так: иногда в процессе проверки могут возникать вопросы, для решения которых необходимо обратиться к первичным документам либо к бухгалтерской ведомости.