Ревизия расчетов с подотчетными лцами

ign:justify">В  случае  отказа  уполномоченного представителя организации от подписания  акта  проверки  (ревизии) в нем делается соответствующая запись.  Представитель  организации вправе письменно изложить мотивы отказа от подписания акта.

При    наличии   возражений  по  акту  проверки   (ревизии) подписывающие его должностные лица проверяемой организации делают об этом  запись перед своей подписью и не позднее 5 рабочих дней со дня подписания  акта  представляют  в  письменном виде возражения по его содержанию  в  контролирующий орган, назначивший проверку (ревизию).

Проводивший  проверку  (ревизию)  работник  контролирующего   органа (руководитель ревизионной  группы)  вправе  потребовать   также письменные  объяснения  по  выявленным  нарушениям у должностных лиц организации  и  у  иных лиц, действия (бездействие) которых повлекли нарушение организацией законодательства, регулирующего экономические отношения.  Данные  объяснения  и  возражения  прилагаются  к   акту проверки  (ревизии). 

В  акте проверки (ревизии) с учетом особенностей проведения отдельных видов проверок (ревизий) должны быть указаны:

-основание    назначения   проверки  (ревизии),  дата  и   номер предписания  на  ее  проведение,  должности, фамилии и инициалы лиц, проводивших проверку (ревизию);

- даты  начала  и  завершения  проверки  или  ревизии  (в  случае перерывов  указывается  их  период),  а также место составления акта проверки (ревизии);

- наличие  книги  учета  проверок (ревизий), а также информации о произведенной в ней записи о данной проверке (ревизии);

- кем  и  когда  были  проведены предыдущие проверки (ревизии) за проверяемый  период  по  аналогичной тематике, какие приняты меры по выявленным фактам нарушения актов законодательства;

- факты  сокрытия  или  несвоевременного  перечисления  в  бюджет платежей  и других  сумм,  прочих  нарушений финансовой дисциплины, неправильного ведения бухгалтерского учета и составления отчетности, невыполнения  требований по осуществлению внутрихозяйственного учета и контроля;

- размер причиненного   вреда  (при  его  наличии)  и   другие последствия выявленных нарушений;

- иные  сведения,  необходимые  для  рассмотрения  материалов   о совершенном правонарушении  [ 2, стр. 282].

На заключительном этапе проведенной ревизии  составлен акт  по следующей форме.

АКТ РЕВИЗИИ

«По бухгалтерской отчетности расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям РУПТП «Оршанский льнокомбинат» 10 июня 2011г. г. Орша№.

Адресат:                             

Директор РУПТП «Оршанский льнокомбинат»                                         

Проверяемое лицо:                                                                                Шумилов С.Н.

наименование: РУПТП «Оршанский льнокомбинат»;

местонахождение: 211382, Витебская обл., г. Орша, ул. Молодежная,3.

Ревизор:

Главный ревизор – контролер:                                                                                       Кохно О.Л.

Ревизия начата 01 июня  2011 года и закончена 10 июня 2011 года. Ревизия проведена выборочном методом.

Расчеты с подотчетными лицами

Мною, главным ревизором-контролером Кохно О.Л., была проведена проверка операций  по расчетам с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям РУПТП «Оршанский льнокомбинат» за период с 1 января 2011г. по 1 апреля 2011г. включительно. Бухгалтерская отчетность по расчетам с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям в РУПТП «Оршанский льнокомбинат» состоит из:

1. Бухгалтерского баланса на 1 января 2009 г.;

2. Отчета о движении денежных средств с 1 января 2008 г. по 31 декабря 2008 г.;

3. Журнала-ордера № 7;

4. Журнала-ордера № 1;

5. Командировочных удостоверений;

6. Авансовых отчетов;

7. Расходного кассового ордера;

8. Приходного кассового ордера;

9. и др.

              Руководство РУПТП «Оршанский льнокомбинат» несет ответственность за подготовку и преставление бухгалтерской отчетности по расчетам с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям в соответствии с законодательством Республики Беларусь по бухгалтерскому учету и отчетности. Данная ответственность распространяется на разработку, внедрение и поддержание надлежащего функционирования системы внутреннего контроля, которая должна обеспечивать подготовку достоверной бухгалтерской отчетности, не содержащей существенных искажений в результате ошибок или недобросовестных действий; выбор и применение надлежащей учетной политики, а также обоснованных оценочных значений.

              В ходе проверки установлены факты нарушения законодательства в порядке расчетов по служебным командировкам:

- имеет место факт несвоевременного предоставления авансовых отчетов об израсходованных суммах, так водитель Матыль Ю.В командирован в г. Минск. Отметка о прибытии в г. Минск датирована 22.06.2011г. Авансовый отчет предоставлен 23.07.2011г.

- имеет место факт оплаты чеков на проезд, по датам, не совпадающим с датами командировки, что влечет за собой неверный расчет суточных. Так в командировочном удостоверении Якуть Т.Г.  отметки о прибытии и выбытии в (из) г. Лида датированы 13.02.2011г., т.е. командировка однодневная. Оплачен чек на проезд Минск-Лида от 14.02.2011г. на сумму 20000 руб. Авансовый отчет рассчитан следующим образом:

- суточные 22000 * 2  = 44000

- ночные 6500

- проезд Лида-Минск (чек от 13.02.2011г.) – 18000

- проезд Минск-Лида (чек от 14.02.2011г.)- 20000

Сумма переплаты составила 48500 бел. руб.

Для учета расчетов с работником, по вине которого был допущен брак, должен применяется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»), к которому в этом случае можно открыть отдельный аналитический счет – например, «Расчеты по возмещению ущерба работниками, допустившими брак», с ведением аналитического учета по каждому работнику.

Удержание за спецодежду с работников предприятия производится проводкой:

Дт 70-1   Кт 10-11

Дт 70-1              Кт 68-2

Данная проводка является некорректной. Отражение в учете данной операции должно быть следующим:

Дт 94                            Кт 10-11              на остаточную стоимость спецодежды;

Дт 94                            Кт 68                            исчислен НДС от остаточной стоимости;

Дт 73                            Кт 94                            на сумму недостачи, подлежащую возмещению

                                                        работником

Дт 70-1              Кт 73                            удержана из зарплаты стоимость спецодежды.

              По нашему мнению, бухгалтерская отчетность по расчетам с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям в РУПТП «Оршанский льнокомбинат», сформированная с требованиями законодательства Республики Беларусь по бухгалтерскому учету и отчетности, достоверно во всех существенных аспектах отражает финансовое положение РУПТП «Оршанский льнокомбинат» и результаты его финансово-хозяйственной РУПТП «Оршанский льнокомбинат» деятельности, при этом совершенные РУПТП «Оршанский льнокомбинат» финансовые (хозяйственные) операции соответствуют законодательству.

Главный ревизор – контролер»                                                                                 О.Л. Кохно

Директор РУПТП «Оршанский льнокомбинат»                                           С.Н. Шумилов

В качестве рекомендаций по совершенствованию контроля предлагаю тщательно следить за сроками выдачи под отчет денежных средств, а также более детально проверять авансовые отчеты подотчетных лиц. Проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов. Для этого можно предложить выделить человека именно для расчетов с подотчетными лицами, чтобы он один следил за этим учетом.

Предприятие полностью компьютеризировано в связи с этим есть возможность внедрения программы, более детального отслеживания выдачи и расхода подотчетных сумм.

В результате совершенствования бухгалтерского учета при расчетах с подотчетными лицами уточняется и убыстряется порядок учета подотчетных сумм.

 

 

 

3.2 Совершенствование ревизии расчетных операций

 

Внедрение компьютерной обработки данных субъектами хозяйствования  на базе современных ПЭВМ вносит существенные изменения в организацию и методику проведения ревизии расчетных операций. Бухгалтерский учет в условиях применения ПЭВМ является не только информационной, но и контрольной подсистемой. Ее функция - обеспечить все уровни управления необходимой информацией для непрерывного контроля за различными сторонами финансово-хозяйственной деятельности управляемого объекта. Создание информационного банка плановых, нормативных и фактических данных позволяет использовать в любой период времени большие объемы экономической информации для контроля за выполнением плановых (прогнозных) заданий, выявления и устранения нарушений и недостатков в расходовании ресурсов.

Применение компьютерной обработки данных расширяет круг задач ревизии расчетных  операций. Прежде всего, в тщательном изучении нуждаются используемая на предприятии программа автоматизации бухгалтерского учета и ее применение в части учета кассовых операций, достоверность носителей входящей информации и выходных документов на машиночитаемых носителях. Неотъемлемым элементом проверки расчетных операций становится изучение качества самой программы и предусмотренной ею системы контроля, регистров аналитического и синтетического учета, выявление и исправление ошибок, возникающих при выверке исходной информации. В процессе проверки необходимо установить, насколько эффективна применяемая система текущего контроля на следующих сталях технологического процесса обработки учетно-аналитической информации по затратам производства:

-приемка и регистрация первичной документации по учету расчетных операций;

- арифметическая обработка документов (таксировка);

- создание учетных регистров по расчетным  операциям.

Источниками получения доказательств при проведении проверки расчетных операций являются данные, подготовленные в системе компьютерной обработки данных субъекта предпринимательской деятельности в виде таблиц, ведомостей, регистров бухгалтерского учета проверяемой организации. Ревизор имеет возможность применять их, их копии, в том числе фотокопии, в качестве рабочей документации, сопровождая обработку этих документов ссылками, пометками, специальными символами. В случае работы проверяющего непосредственно в системе компьютерной обработки данных субъекта предпринимательской деятельности (без вывода на печать) рабочие документы, подтверждающие факт сбора доказательств, составляются ревизором самостоятельно [22, с. 39-43].

Для повышения эффективности проверки ревизору целесообразно изучить основные программы бухгалтерского учета, наиболее широко применяемые предприятиями Республики Беларусь. Знание программы позволит проверяющему самостоятельно формировать необходимые учетные регистры по учету кассовых операций, наиболее полно отражающие информацию, проверяемую в данный момент. При этом сократиться время, затрачиваемое на ожидание документов, их распечатку.

В условиях использования ПЭВМ при проверке расчетных  операций применение такого способа получения доказательств, как проверка арифметических расчетов клиента, становится бессмысленным. Расширяется сфера применения способа прослеживания. Прослеживание - это процедура, в ходе которой ревизор проверяет некоторые первичные документы по учету кассовых операций и их отражение в регистрах синтетического и аналитического учета, находит заключительную корреспонденцию счетов и убеждается в том, что соответствующие операции отражены в учете правильно (или неправильно).

Помимо использования бухгалтерских программ, ПЭВМ может применяться ревизором для получения нормативно-правовой, справочной и другой информации, необходимой для качественной проверки правильности кассовых операций в проверяемой организации. Проверяющими сегодня широко используются возможности информационно-аналитических систем «Консультатн-плюс», «Эксперт», «Главбух-инфо» и других.

Таким образом, применение средств автоматизации повышает эффективность проверки расчетных операций, сокращая при этом время на ее проведение и трудоемкость.

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В ходе исследования рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по России, расходы на представительские цели, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.