Расчеты с подотчетными лицами

 

 

Введение  ___________________________________________________   3

1.  Организация учета расчетов с подотчетными лицами  ___________   4

2.  Аналитический и синтетический учет  _________________________  6

3. Приобретение подотчетными  лицами товарно-материальных ценностей,  продукции  _____________________________________________   8

4. Служебные командировки  по России и за рубеж  _______________   15 

4.1.  Документальное оформление командировки  ________________  17 

4.2.  Сроки служебных командировок  __________________________  18 

4.3.  Рабочее время и время отдыха командированного  __________   19 

4.4.  Возмещение расходов при служебных командировках и оплата суточных  ____________________________________________________   20 

4.5.  Временная нетрудоспособность командированного  __________   23  

4.6.  Порядок выдачи и расходования авансов при командировках __  23 

4.7.  Отчет работника о командировке  _________________________  24 

4.8.  Как удержать невозвращенные или неизрасходованные суммы _ 26 

4.9.  Гарантии и компенсации при командировках  _______________  27 

4.10. Зарубежные командировки  ______________________________  30 

4.11. Выдача аванса работнику  _______________________________  34 

4.12. Отчеты о служебной  загранкомандировке  _________________   35 

4.13. Расчеты с подотчетным  лицом  ___________________________  36

5. Представительские расходы   _______________________________   37 

5.1. Оформление первичных  документов  _______________________  38 

5.2. Бухгалтерский учет  _____________________________________   40

6. Выводы и предложения  по совершенствованию учета расчетов  с подотчетными лицами  __________________________________________   43

Литература  ________________________________________________   45

Введение

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению  организации.    В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

С этих позиций выбранная  тема курсовой работы актуальна.

Цель работы: рассмотреть  на примере конкретной организации  порядок учета и организации  контроля расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования выбран Читинский областной союз потребительских  обществ – союз потребительских  обществ области, созданный ими  для координации деятельности потребительских  обществ и районных союзов потребительских  обществ, обеспечения защиты имущественных  и иных прав потребобществ и их членов, районных союзов, представления  их интересов в государственных  органах и органах местного самоуправления, а также для оказания правовых, информационных и иных услуг. Читинский  ОПС является добровольным объединением потребительских обществ – членов союза. Период исследования – ноябрь 2003 года.

Методологической основой  написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению  бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература и данные Читинского облпотребсоюза.   

1. Организация  учета расчетов с подотчетными  лицами

Не все организации  расплачиваются по безналичному расчету  – перечисляя деньги со своего счета  на счет продавца. Иногда гораздо удобней  и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный  инвентарь, бензин для служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под  отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают  в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы  не все деньги, то остатки сотрудник  должен вернуть в кассу. Если же сотрудник  добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация  должна ему компенсировать.

Перечень подотчетных  лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия. В Читинском ОПСе разрешено  получать подотчет всем работникам административно-управленческого  аппарата, директорам магазинов и  заведующим производством.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения  кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40. Так, в пункте 11 этого  документа сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и  сделать это в срок.

Таким образом, в приказе  нужно не только перечислять подотчетных  сотрудников, но и указать, какую  сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда  они должны сдавать авансовые  отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать  фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.

Сотрудник может получить деньги под отчет из кассы предприятия  только на определенные цели. Цели, на которые можно расходовать наличные деньги из выручки под отчет в  ОПСе согласовываются с учреждением  банка, где открыт расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные, на хозяйственные  нужды, ГСМ, закуп сельхозпродукции (Приложение 1).

Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда  направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит  деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В  нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также  какая сумма командировочных  ему положена.

Во-вторых, средства под отчет  получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия  с другими организациями и  предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы  для служебного автомобиля, секретарь  марки, конверты на почте, бухгалтер  – бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник  пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В  нем указывается кому и на какие  цели выдаются деньги.

Даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным  деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно  принадлежат организации, которая  их выдала. Доходом работника они  не являются и НДФЛ не облагаются.  

 

2. Аналитический  и синтетический учет 

 

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено  Планом счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина  России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти  расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер  № 7, форма которого утверждена письмом  Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.

В Читинском облпотребсоюзе применяется журнал формы К-10 (Приложение 2). В нем отражается: когда и  кому выданы деньги, в каком размере, номер расходного кассового ордера, на какие счета бухгалтерского учета  отнесены расходы подотчетника.

Бухгалтер выписывает расходный  кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71  кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник  составляет авансовый отчет, его  форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным  лицом, руководителем, главным бухгалтером  и сотрудником бухгалтерии, принявшим  этот отчет (Приложение 3). Сотрудник, который  составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои расходы оправдательными  документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и  кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без  подробной расшифровки, то можно  создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к  товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового  аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым  и задолженность не образуется.

Если же часть денег  осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу  предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у  работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

1)  руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

2)  руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в  корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». 

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом  учете он может иметь сальдо сразу  по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

В Читинском ОПСе данные по подотчетным суммам заносятся  в регистр аналитического учета - журнал формы К-10, в нем делается группировка, подсчитываются итоги  за месяц.

Выдача денег сверяется  с кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер № 18 (Приложение 4), особенностью данной формы учета является то, что мемориальные ордера пишутся  на все регистры аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих  счетов. Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета  и разносится в Главной книге (Приложение 5). Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.  

В бухгалтерском балансе  дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать  в строке 246 «Прочие дебиторы», а  кредиторскую – по строке 628 «Прочие  кредиторы».

 

3. Приобретение  подотчетными лицами товарно-материальных  ценностей, продукции 

 

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных  товаров, комплектов бланков бухгалтерской  отчетности, технической и экономической  литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин  и товарным чеком, дополнительно  содержащим отметку об оплате.

В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный  номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

Например, к авансовому отчету водителя организации необходимо приложить  чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер  и дата выдачи чека; стоимость ГСМ  с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках  указывается еще марка горюче-смазочных  материалов, оплаченное количество ГСМ  и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

Пример

В Читинском облпотребсоюзе на бензин подотчет деньги не выдаются. Выдаются талоны водителям, которые  приобретаются в организации  «Нефтемаркет» по безналичному расчету. Допустимы расходы на покупку  запчастей (Приложение 6). Комиссия, в  которую входят: специалист по транспорту, начальник АХО (состав комиссии утвержден  руководителем) признает замену запчастей  необходимым и выносит решение  о списании старых, износившихся запчастей  на новые. В учете это отражается следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50 – 500 руб. –  выданы наличные деньги водителю;

Дебет 10 Кредит 71 – 445 руб. –  на сумму закупленных запасных частей водителем; 

Дебет 44 Кредит 10 – 445 руб. –  списание замены запчасти старой на новую.

Товарный чек необходим  для расшифровки сведений, указанных  в кассовом чеке, в частности для  указания конкретного перечня приобретенных  товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).

В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных организацией товаров.

В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных  товаров представители организации  должны составить акт, фиксирующий  номенклатуру, количество приобретенных  товаров и цели их приобретения.

Таким образом, кассовый чек  фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным  лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями  организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей  за наличный расчет, будет выполнять  функции товарного чека.

При покупке товаров у  частных лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно  оформить торгово-закупочный акт, который  является в данном случае первичным  документом.