Расчеты с подотчетными лицами

Данный акт должен содержать  реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения  по бухгалтерскому учету и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина  России от 29.07.1998 N 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и  проверить достоверность расхода  подотчетным лицом выданной ему  суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения  налогом на доходы физических лиц.

Следует подчеркнуть, что  сделки, в которых подотчетное  лицо выступает от своего имени, а  прием денег за оказанные ему  услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются  сделками между юридическими лицами.

На практике встречаются  случаи, когда работник организации  закупает товар за счет своих собственных  средств, а уже затем организация  возмещает работнику потраченные  на эти цели денежные средства. При  этом налоговые органы в отдельных  случаях рассматривают такую  операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют  включить выплаченные работнику  средства в расчет налога на доходы физических лиц.

Во избежание подобных споров с налоговыми органами при  приобретении товаров не для собственных  нужд, а для организации работнику  следует оформить покупку от имени  организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах  организации может быть как прямое указание на данную организацию в  документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим  право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

При этом после одобрения  сделки у организации возникает  задолженность по возмещению работнику  произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств  производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых  первичных документов, подтверждающих данную покупку.

В этом случае подобные операции могут отражаться следующими записями:

Дебет 10, 41  Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дебет 19  Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением его отдельной строкой);

Дебет 60  Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Дебет 71  Кредит 50 - погашена задолженность перед физическим лицом по приобретенным товарно-материальным ценностям.

Возможен и другой вариант, когда работник может также заранее  заключить договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретаемых товаров.

В этом случае в бухгалтерском  учете организации должны быть сделаны  следующие записи:

Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом товарно-материальных ценностей за организацию (момент предоставления ссуды);

Дебет 10, 41  Кредит 71 - оприходованы товарно-материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом;

Дебет 19  Кредит 71 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям;

Дебет 73  Кредит 50 - работнику организации возмещены из кассы расходы по приобретению товарно-материальных ценностей.

Авансовый отчет в этом случае должен быть утвержден в общеустановленном  порядке.

Пример    

В Читинском облпотребсоюзе если сумма закупа небольшая (до 100 руб.) выписывается требование начальником  АХО куда расходованы средства, руководитель подписывает разрешение на списание закупленных материалов. В учете это отражается:        

 Дебет 44 Кредит 71 –  44 руб. 60 коп, –  на сумму закупленных канцтоваров (Приложение 3). В учетной политике указана возможность ведения таких записей.          

 Дебет 71 Кредит 50 –  44 руб. 60 коп. – сотруднику возмещены  наличные деньги на расходы.   

Организация рассчитывается с физическими лицами за товары, как правило, наличными деньгами через подотчетных лиц (или же напрямую через кассу). При этом лимита расчетов в 60 000 рублей по одной сделке можно не соблюдать (этот лимит, установленный  ЦБ РФ, касается только расчетов с юридическими лицами). В Читинском ОПСе возможен закуп сельскохозяйственного сырья  у юридического лица (ООО «Крупка») подотчетным лицом (Приложение 7). Продавцом  выписывается счет-фактура.

Операции по закупке должны оформляться первичными документами, а именно – закупочным актом. Каждая организация вправе разработать  свою форму этого документа, так  как унифицированной нет. Выплата  денег физическим лицам может  оформляться и специальной приемо-закупочной ведомостью.

Пример (Приложение 8)

Подотчетным лицом – Мордвинцевой И.В. в сентябре 2003 года произведена  закупка сельхозпродукции. Операция оформлена закупочным актом от 24 сентября. В нем указано, что продукция (мясо говядина) закуплена именно у  физического лица (Дашидондоковой С.Б.) с указанием его паспортных данных, количества, цены продукции, соответствующих  подписей. Право на сдачу мяса подтверждается соответствующей справкой. Право  реализации (с ограничениями или  без) в определенном количестве дает ветеринарное свидетельство, выписываемое органами госветнадзора.

В бухгалтерском учете  даются проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 9 576 руб. – выданы деньги подотчет из кассы;

Дебет 10 Кредит 71 – 9 756 руб. – подотчетным лицом произведен закуп сельхозпродукции.

Остатка или перерасхода  нет.   

Но прежде чем выплатить  физическому лицу денежные средства, следует отметить, что удерживать с этих денег НДФЛ не нужно.

Пример

В октябре 2003 года организация  выдала под отчет своему сотруднику 80 000 руб. на закупку у населения бывших в употреблении компьютеров. В этом же месяце работник нашел продавца – физическое лицо и приобрел у него ЭВМ за 32 000 руб. Компьютеры предназначены для работы самой организацией.

Остаток неизрасходованных  средств сотрудник сдал в кассу  организации.

В октябре 2003 года в бухгалтерском  учете предприятия будут сделаны  следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 80 000 руб. – выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы на закупку компьютеров;

Дебет 41 Кредит 71 – 32 000 руб. – оприходованы два компьютера на основании авансового отчета и закупочного акта;

Дебет 50 Кредит 71 – 48 000 руб. – возвращен остаток неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации.

4. Служебные командировки  по России и за рубеж

Служебная командировка –  это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для  выполнения служебного поручения вне  места постоянной работы (ст. 166 Трудового  Кодекса, далее - ТК РФ).

Инструкция не указывает, что следует считать местом постоянной работы. На практике местом постоянной работы считается расположенное  в определенном населенном пункте предприятие, либо отдельная его часть, участок, отделение, объект предприятия, работа в котором обусловлена трудовым договором. В тех случаях, когда  филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации находятся  в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное объединение, работа в котором обусловлена  трудовым договором.

Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер (ст. 166 ТК РФ).

Рабочие и служащие обязаны  выполнять распоряжение руководителя учреждения или вышестоящего органа о направлении в командировку. Отказ от такой поездки считается  нарушением трудовой дисциплины. Уважительными  причинами признаются, например, болезнь  самого работника, члена его семьи, нуждающегося в уходе, обучение без  отрыва от производства и др.

Нельзя направлять в командировки беременных женщин и работников до 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций  кинематографии, театров, театральных  и концертных организаций, цирков и  иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с  перечными профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, ст. 259, 268 ТК РФ).

Направлять в служебные  командировки женщин, имеющих, имеющих  детей в возрасте до трех лет, допускаются  только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено  им медицинскими рекомендациями. При  этом женщины, имеющие детей в  возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены  в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную  командировку.

Сказанное выше относится  и к работникам, имеющим детей-инвалидов  или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет, а  также работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в  соответствии с медицинским заключением, а также, согласно ст. 264, распространяется на отцов, воспитывающих детей без  матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних.

Для остальных работников распоряжение руководителя о выезде в служебную командировку является обязательным. Отказ представляет собой  дисциплинарный проступок, за который  на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание.

Работник - совместитель может  также быть направлен в командировку. Средний заработок сохраняется  ему только в той организации, которая его командировала. В  случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой  работе средний заработок сохраняется  по обеим должностям, а расходы  по оплате командировки распределяются между командирующими организациями  по соглашению между ними (п. 9 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и  ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках  в пределах СССР» далее – Инструкция № 62).

Только штатные работники, заключившие с предприятием трудовой договор, находятся в административном подчинении у руководителя и могут  быть направлены им в командировку.

Если физическое лицо не состоит в штате предприятия, но выполняет для этого предприятия  какие-либо работы (оказывает услуги), связанные с поездкой в другую местность, то с этим физическим лицом  должен быть заключен гражданско-правовой договор, который регулируется нормами  гражданского права.

К договорам гражданско-правового  характера относятся: договоры подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский  и иной договор возмездного оказания услуг  (гл. 39 ГК РФ). В этом случае порядок и условия возмещения документально подтвержденных расходов, понесенных работником в ходе выполнения работы, может быть определен сторонами в тексте договора.

К таким расходам могут  быть, например, отнесены расходы по проезду и найму жилья, приобретению материалов и другие.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном  порядке, понимаются также поездки  работника, которые связаны с:

-   покупкой материально-производственных запасов;

-   осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);

-   подготовкой и повышением квалификации работников;

-   участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет вклады (акции);

-   другими аналогичными нуждами.

Документальное оформление командировки

Направление работников в  командировку должно быть оформлено  первичными документами. Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26 «Об  утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». К числу таких документов относятся:

– служебное задание для  направления в командировку и  отчет о его выполнении (форма  Т-10а);

– приказ (распоряжения) о  направлении работника в командировку (форма Т-9 или Т-9а);

- командировочное удостоверение  (форма № Т-10).

Командировочное удостоверение  может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот  же день, в который он был командирован.

При направлении работника  в командировку в пределах РФ издание  соответствующего приказа руководителя не является обязательным (достаточно одного лишь командировочного удостоверения). Направление в командировку лиц, работающих по гражданско-правовому  договору лиц, приказом руководителя не оформляется. Этим лицам не выдается и командировочное удостоверение.

В случае командирования работника  в страны дальнего зарубежья, включая  прибалтийские государства –  бывшие республики Советского Союза, оформлять  командировочное удостоверение  не требуется, но обязательно наличие  загранпаспорта.

Сроки служебных командировок

Срок командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Такой же срок установлен для командировок для проведения ревизий и проверок. Срок командировки работников в министерства, ведомства Российской Федерации  и в другие органы государственного управления не может превышать 5 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается  в исключительных случаях не более  чем на 5 дней с письменного разрешения руководителя органа управления, в  который командированы работники.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении  о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне  прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.