Расчет с подотчетными лицами

Введение

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически  на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и  за границу; представительские расходы.

Как правило, в  практической деятельности любого предприятия  расчеты с подотчетными лицами носят  массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей  и т.д., что обуславливает высокую  трудоемкость и актуальность аудита расчетов с подотчетными лицами.

Целью данной работы является изучение действующего порядка  аудиторской проверки на предприятии  и применения полученных знаний для  анализа правильности отражения  в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами в ООО «Приоритет»  за 2004 год.

Достижение поставленной цели обуславливает решение следующих  задач:

рассмотреть порядок  учета, состав первичных и учетных  регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета  и нормативными документами;

рассмотреть этапы  проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами;

на основании  полученных знаний провести аудиторскую  проверку расчетов с подотчетными лицами в ООО «Приоритет» и сделать  аудиторское заключение.

При аудиторской  проверке расчетов с подотчетными лицами используются различные методы получения  аудиторских доказательств, к которым  можно отнести следующие: наблюдение или участие в инвентаризации; наблюдение за выполнением хозяйственных  или бухгалтерских операций; устный опрос; получение письменных подтверждений; проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц; проверка документов, подготовленных на предприятии клиента; проверка арифметических расчетов; анализ.

Объектом настоящего исследования является состояние учета  расчетов с подотчетными лицами в  ООО «Приоритет» в 2004 году.

Практическая  значимость настоящего исследования состоит  в том, что бы определить соответствие отражения расчетов с подотчетными лицами в ООО «Приоритет» действующим  нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного заключения.

Данная работа состоит из трех глав. В первой главе  будут рассмотрены основы отражения  расчетов с подотчетными лицами в  бухгалтерском учете, основные первичные  документы и нормативные акты, касающиеся данного раздела учета, а также основные ошибки, возникающие  в процессе ведения данного раздела  учета. Во второй главе будет рассмотрен порядок проведения аудита расчетов с подотчетными лицами. В третьей  главе будет проведен аудит расчетов с подотчетными лицами предприятия  оптовой ООО «Приоритет» за 2004 г.

1. Характеристика расчетов  с подотчетными  лицами

1.1 Понятие и бухгалтерский  учет расчетов  с подотчетными  лицами

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете  понимают работников организации (в  том числе и совместителей), которым  выданы из кассы наличные деньги с  условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под  отчет").

Список подотчетных  лиц, а также порядок выдачи в  организации наличных денег под  отчет устанавливает руководитель.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее  отчитаться, представив в бухгалтерию  авансовый отчет (с приложением  документов, подтверждающих расходы).

При этом организация  может выдавать денежные средства подотчетным  лицам на следующие цели: на хозяйственные  нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

К расходам на хозяйственные  нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Командировочные расходы возникают в следствие  оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный  работник организации, с которым  заключен трудовой договор. Поездка  в другую местность работника, с  которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда  или поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим законодательством  командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту  командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи  или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Представительские расходы - это затраты организации  по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в  переговорах для установления и  поддержания сотрудничества, а также  участников, прибывших на заседания  совета (правления) организации.

Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ (1).

Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или  другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи  и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время  переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты  на организацию развлечений и  отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров  представительскими расходами не являются.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности  подотчетных лиц предприятию  или сумму возмещенного перерасхода  и вновь выданные под отчет  средства на основании расходных  кассовых ордеров, по кредиту -- суммы, использованные согласно авансовым  отчетам и сданные в кассу  по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных  сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование  к установке», 08 «Вложения во внематериальные  активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные  расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие  расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки  неиспользованных сумм списывают с  подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». (План счетов бухгалтерского учета (6))

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой  выдаче.

1.2 Обзор законодательства, регламентирующего  расчеты с подотчетными  лицами

В силу того, что  расчеты с подотчетными лицами затрагивают  несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Основные положения  по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете  регламентированы в Федеральном "О  бухгалтерском учете" (3)

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды  и правила оформления выдачи оговорены  в «Порядке ведения кассовых операций» (5).

В связи с  тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка  РФ (7), в соответствие с которым  предельный размер расчетов наличными  по одной сделке с одним юридическим  лицом не должен превышать 60 000 руб.

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение  предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную  стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального  налога, т.е. они находят свое отражение  в следующих главах Налогового Кодекса  РФ (1). Глава 21 «Налог на добавленную  стоимость», регламентирует правила  списания НДС при осуществлении  расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентируют порядок обложения  НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль  организаций» оговаривает порядок  учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при  расчете налогооблагаемой прибыли.

Кроме того, расчеты  с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому чету № 10/99 «Расходы организации» (12)

При оформлении командировочных расходов учитываю нормы Трудового Кодекса РФ (2), который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в  командировку, а также порядок  оплаты командированного сотрудника в  выходные и праздничные дни.

Размер суточных для бюджетных организаций устанавливается  Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93.

При направлении  сотрудника в командировку за границу  РФ применяют следующие нормативные  акты: Закон РФ «О валютном регулировании  и валютном контроле» (4), Положение  Банка России (8), Инструкцию Банка  России (9), Положение по бухгалтерскому учету № 3/200 «Учет активов и  обязательств, выраженных в иностранной  валюте» (11)

1.3 Состав первичных  документов и учетных  регистров по расчетам  с подотчетными  лицами

Основными документами, которые применяются при оформление расчетов с подотчетными лицами, и  подлежат изучению при аудиторской  проверке, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников  в командировки; командировочные  удостоверения; копии загранпаспортов  с отметками о пересечении  границы; список лиц, которым разрешено  получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских  расходов; оправдательные первичные  документы.

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят  свое отражение в следующих бухгалтерский  регистрах: журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический  учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости  от принятой на предприятии форме  ведения бухгалтерского учета.

2. Аудит расчетов  с подотчетными  лицами

2.1 Подготовительная  деятельность, последовательность  и содержание отдельных  этапов аудиторской  проверки

Подготовительная  деятельность до начала проверки предполагает получение аудитором  материалов заседаний  акционеров и отчетности по хозяйственной  деятельности, выяснение  направления и  масштаба работы, проведение беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии, получение необходимой  информации от банков, налоговой службы и других организаций, с которым клиент имеет деловую  связь.

В результате предварительного ознакомления аудитор  делает вывод о  степени деловой  безупречности клиента  и принимает решение  о проведении аудиторской  проверки или отказе от нее.

После принятия решения о проведение аудиторской  проверки, перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную  программу изучения документов в  зависимости от состояния данного  раздела учета на предприятии. Для  сбора информации при составлении  программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно  использовать вопросник, приведенный  в Приложении 1 .

По результатам  проведенного опроса у аудитора должно сложиться определенное мнение о  состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать  аудитору целый ряд промежуточных  выводов, на основании которых он в последствии определит достоверность  отчетных данных.