Расчет с подотчетными лицами

Для выявления  каждого из возможных нарушений  или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных  процедур. Основными контрольными процедурами  являются:

Процедура 1.1.1 -- проверка соответствия подотчетных  лиц, получающих наличные деньги их кассы  на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному  руководителем предприятия.

Процедура 1.1.2 -- проверка получения подотчетных  сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

Процедура 1.1.3. -- проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям на которые  они выданы.

Процедура 1.1.4. -- наличие подотчетных лиц в  штате предприятия.

Процедура 1.1.5. -- проверка правильности списания подотчетных  сумм за счет чистой прибыли предприятия. В случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под  отчет, не возвращена и списывается  за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно  существует, во-вторых, что с подотчетных  сумм удержан подоходный налог, а  также начислены все соц. фонды.

Процедура 2.1.1 -- проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к  авансовым отчетам.

Процедура 2.1.2. -- проверка наличия приказов о направлении  работников в командировку.

Процедура 2.1.3 -- проверка правильности возмещения командировочных  расходов. Нормы возмещения командировочных  расходов определяются в соответствие с нормативными документами, действующими на период действия командировки:

Процедура 2.1.4. -- проверка правильности ведения учета  командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

Процедура 2.2.1 -- проверка удержания подоходного  налога с сумм превышения командировочных  расходов сверх установленных норм.

Процедура 3.1.1 -- проверка правильности отражения в  учете НДС по приобретенными подотчетным  лицами материальным ценностям. НДС  выделяется и относится на счет 19 лишь при покупке ТМЦ у организаций  оптовой торговли при наличии  приходного кассового ордера, накладной  и счета-фактуры с выделенной отдельной строкой НДС При  покупки ТМЦ в розничной торговой сети суммы НДС не выделяются и  относятся на себестоимость вместе с их стоимостью.

Процедура 4.1.1 -- проверка соответствия фактических  размеров представительских расходов сметам. Представительские расходы -- это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Включение представительских  расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия, которые не должны превышать нормативно утвержденных норм, и только при  наличии оправдательных первичных  документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обоих сторон.

Процедура 4.1.2 -- проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм.

Процедура 5.1.1 -- проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность  подотчетных лиц предприятию  и предприятия подотчетным лицам  должна быть показана в регистрах  учета развернуто.

Процедура 6.1.1 -- проверка соответствия записей в  авансовых отчетах и журнале-ордере № 7.

Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором  с использованием специальной карточки, приведенной в Приложении 2.

При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений, чтобы сделать вывод  о значительном распространении  данной ошибки. Дальнейший поиск таких  несоответствий можно опустить.

Для проверки правильности отражения операций по расчетам с  подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает  взаимоувязку данных аналитического и  синтетического учета. Схема такого анализа приведена на рис 1

Рис. 1 Схема проверки взаимоувязки аналитического и  синтетического учета  расчетов с подотчетными лицами (15)

При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить  следующие ключевые моменты.

1. Соответствие  дат и сумм, указанных в документах  относящихся к одной командировке  или одному авансовому отчету.

2. Соответствие  предоставленных документов правилам  оформления, установленных действующими  законодательными актами.

3. Правильность  отнесения проверяемых сумм на  бухгалтерские счета.

2.2 Типичные нарушения  при осуществлении  расчетов с подотчетными  лицами

Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области  расчетов с подотчетными лицами могут  быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм: .1) Отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетным средств; 2). В приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения; 3) Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы; 4) Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия; 5) Выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам; 6) Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия; 7) Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы; 8) Допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому;

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов: 1) Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку; 2) Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке; 3) Несоблюдение установленных норм командировочных расходов; 4) Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм; 5) Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;

3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов: 1). Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм; 2) Некорректное выделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов;

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами: 1) Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети; 2) Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенный через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле;

5. Нарушения порядка учета представительских расходов: 1) Несоответствие фактического размера представительский расходов утвержденной смете (или ее отсутствие); 2) Отсутствие учета представительский расходов в пределах норм и сверх норм;

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами: 1) Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами; 2) Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода; 3) Журнал-ордер № 7 ведется не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме одновременно; 4) Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 или других регистрах;

7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов

Нарушения, связанные с несоблюдением  порядка выдачи денег  под отчет возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. В соответствие с которым, выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому.

Нарушения, связанные с неправильным оформлением авансовых  отчетов, которые выражаются в том, что к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

Первичными оправдательными  документами, подтверждающими расходование подотчетны средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции  к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей  у физических лиц.

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском  учете» установлено, что первичные  документы принимаются для отражения  имеющихся в них данных в бухгалтерском  учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной  операции. К обязательным для первичных  бухгалтерских документов реквизитам относятся: наименование документа; дата составления документа; наименование организации, составившей документ; содержание хозяйственной операции; денежные и натуральные измерители хозяйственной операции; наименование должностей ответственных лиц и  их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей  услуги, выполнившей работы;

Кроме того, в  акте закупки материальных ценностей  у физического лица должны быть приведены  дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного  местожительства и паспортные данные.

При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы  за счет наличных денежных средства, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными  реквизитами нет оснований для  отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы  организация не имеет право включать в состав затрат по производству и  реализации продукции (работ, услуг).

Ошибка: расчет с другими юридическими лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты.

Расчеты между  юридическими лицами за приобретенные  для производственных целей товары (работы, услуги) наличным деньгами, в  том числе и выданными из кассы  организации под отчет, необходимо производить с соблюдением установленных  нормативными актами пределов. В соответствии с разъяснениями Центрального банка  РФ от 16 марта 1995 г. № 14-4/95 термин «один  платеж» означает расчеты наличными  деньгами одной организации с  другой в один день по одному или  нескольким денежным документам в рамках утвержденных лимитов.

Ошибка: внесение на расчетный счет в банк другого юридического лица наличных денежных средств, полученных под отчет на приобретение материальных ценностей для хозяйственных нужд.

Указом Президента РФ от 18 августа 1996 г. №1212 «О мерах по повышению собираемости налогов  и других обязательных платежей и  упорядочению наличного и безналичного денежного обращения» запрещены  расчеты наличными деньгами между  организациями, в том числе посредством  полученных под отчет денежных средств  путем их прямого внесения на расчетный  счет путем их прямого внесения на расчетный счет другого юридического лица -- контрагента, минуя свой расчетный  счет.

Наличные денежные средства в оплату за товары (работы, услуги) можно вносить только в  кассу организации, реализующей  продукцию (товары), выполняющей работы, оказывающей услуги.

Ошибка: бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

Принцип временной  определенности фактов хозяйственной  деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете  и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок отражения  финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета  в том отчетном периоде, в котором  данные операции имели место.

На основании  этого Положения даты, проставленные  на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных  работ, квитанциях к приходным кассовыми  ордерам и т.п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем  на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм.