Расчеты с подотчетными лицами

В министерствах, ведомствах, объединениях, на предприятиях, в организациях и учреждениях регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих  в командировки на данное предприятие, в организацию и учреждение, ведется  в специальных журналах по установленным  формам. Руководитель министерства, ведомства, объединения, предприятия, учреждения приказом назначает лицо, ответственное  за ведение журналов регистрации  работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, и  производство отметок в командировочных  удостоверениях.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного  средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда  – день прибытия указанного транспортного  средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного  средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются  текущие сутки, а с 0 часов и  позднее – последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Рабочее время и время  отдыха командированного

На работников, находящихся  в командировке, распространяется режим  рабочего времени и времени отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха по возвращении  из командировки дополнительные дни  отдыха не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за  работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

В случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в  командировку в выходной день, ему  по возвращении из командировки предоставляется  другой день отдыха в установленном  порядке. Вопрос о явке на работу в  день отъезда в командировку и  в день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией.

Возмещение расходов при  служебных командировках и оплата суточных

Работники имеют право  на возмещение расходов, связанных  со служебной командировкой. Работодатель обязан возмещать (ст. 168 ТК РФ):

–  расходы по проезду;

–  расходы по найму жилого помещения,

–  дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

–  иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещаемых  расходов определяются коллективным договором  или приказом (распоряжением).

Расходы по проезду к месту  командировки и обратно к месту  постоянной работы возмещаются командированному работнику в следующем размере:

а) стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным  транспортом общего пользования (кроме  такси);

б) страховые платежи по государственному обязательному страхованию  пассажиров на транспорте;

в) оплату услуг по предварительной  продаже проездных документов;

г) расходы за пользование  в поездах постельными принадлежностями.

При наличии нескольких видов  транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация  может предложить командированному работнику вид транспорта, которым  ему надлежит воспользоваться. При  отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

Расходы по проживанию возмещаются  командированному работнику в сумме  фактически произведенных затрат. При  этом стоимость дополнительных услуг, включаемых гостиницами в счет за проживание, в составе расходов на проживание не возмещаются, а подлежат оплате самим командированным за счет суточных. К таким дополнительным услугам, в частности, относятся:

-  стоимость завтраков;

-  услуги химчистки;

-  пользование минибаром  и т.п.

Кроме того, работнику возмещаются  расходы по оплате бронирования места  в гостинице.

Следует обратить внимание, что командированному сотруднику возмещаются  все произведенные им и документально  подтвержденные затраты на проживание в полном объеме.

Суточные выплачивается  командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая  выходные и праздничные дни, а  также дни нахождения в пути, в  том числе за время вынужденной  остановки в пути (п. 14 Инструкции № 62). При расчете суточных следует  учитывать, что днем отъезда считается  день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда  – день прибытия указанного транспортного  средства в место постоянной работы.

Размер суточных, как говорилось выше, достаточно оговорить в приказе, распоряжении руководителя или в  коллективном договоре. Норма суточных утверждена Постановлением Правительства  РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 и равна 100 руб. в день.

Пример

Организация отправила товароведа Калашникову О.К. в недельную командировку. Ее цель – заключить договор о  поставке товаров. Руководитель организации  издал приказ, в котором установил: суточные для командировок по России составляют 300 руб. в день. Перед поездкой Калашниковой О.К. выдали суточные – 2100 руб. Вернувшись из командировки, сотрудник  представил в бухгалтерию авансовый  отчет. В учете на сумму суточных делается проводка:

Дебет 44 Кредит 71 – 6100 – включены в расходы суточные.     

При командировках в такую  местность, откуда командированный  работник имеет возможность ежедневно  возвращаться к месту своего постоянного  жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Командировка, расположенная недалеко от места  работы и жительства работника может  быть признана однодневной. Определение  такой командировки производится руководителем  в приказе на основании данных о дальности расстояния, условиях транспортного сообщения, характере  выполняемого задания, а также необходимости  создания для работника условий  для отдыха. Командировка за пределы  России также может быть однодневной, если работник, который выехал за границу, возвратился в Россию в тот  же день.

Если командированный  работник по окончании рабочего дня  по своему желанию остается в месте  командировки, то при предоставлении документов о найме жилого помещения  расходы по найму ему возмещаются  в размере расходов, установленных  при найме жилого помещения для  командировок на территории Российской Федерации.

Вопрос о том, может  ли работник возвращаться из места  командировки к месту своего постоянного  жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем объединения, предприятия, учреждения, организации, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий  транспортного сообщения, характера  выполняемого задания, а также необходимости  создания работнику условий отдыха.

Временная нетрудоспособность командированного

В случае временной нетрудоспособности работника ему на общем основании  возмещаются расходы по найму  жилого помещения (550 руб., кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение  всего времени, пока он не имеет возможности  по состоянию здоровья приступить к  выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к  месту своего постоянного места  жительства. При этом законодатель ограничивает продолжительность времени, в течение которому нетрудоспособному  работнику возмещаются расходы  по найму жилого помещения и выплачиваются  суточные: это срок не может превышать  двух месяцев.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также  невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного  жительства должны быть удостоверены в установленном порядке. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачиваются на общих  основаниях пособие по временной  нетрудоспособности. Дни временной  нетрудоспособности не включаются в  срок командировки.

Порядок выдачи и расходования авансов при командировках

Согласно пункту 19 Инструкции № 62 «О служебных командировках  в пределах СССР», командированному работнику перед отъездом в командировку должен быть выдан аванс на оплату командировочных расходов (кроме  случаев, указанных в п. 17 Инструкции).

Основанием для выдачи аванса является «Приказ (распоряжение) о направлении работника в  командировку». Его сумма рассчитывается исходя из:

– стоимости проезда к  месту командировки и обратно;

– срока нахождения в  командировке;

– предполагаемой суммы  расходов на проживание и установленного размера суточных и других расходов.

При составлении сметы  учитываются нормы командировочных  расходов, установленные законодательно либо утвержденные локальным актом  организации. Расчет суммы аванса или  смета должны содержать все необходимые  реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Аванс, как правило, выдается наличными из кассы предприятия. Выдача наличных денег под отчет  производится только штатным работникам при условии полного отчета конкретного  лица по ранее выданному любому авансу (на командировочные, хозяйственные  и другие расходы). Передача выданных под отчет наличных денег одним  работником другому запрещается.

Отчет работника о командировке

В течение трех дней после  возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию  авансовый отчет об израсходованных  в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.

К авансовому отчету прилагаются  командировочное удостоверение, оформленное  в установленном порядке; документы  о найме жилого помещения, документы, подтверждающие фактические расходы  по проезду, включая плату за пользование  постельными принадлежностями в  поездах и другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы (п. 19 Инструкции № 62, п. 11 Порядка ведения  кассовых операций).

Для утверждения и списания израсходованных подотчетных сумм применяется авансовый отчет  по унифицированной форме № АО-1.

Работник должен представить  в качестве приложения к авансовому отчету служебное задание с заполненным  и подписанным отчетом о его  выполнении (форма № Т-10а, утвержденная постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26). На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (билеты на транспорт, счета на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время  командировки) и суммы расходов.

В бухгалтерии проверяются  законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных  к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

При проверке документов, прилагаемых  к авансовому отчету, устанавливается  наличие обязательных реквизитов документов, предусмотренных статьей 9.2 Закона о бухгалтерском учете. Проверенный  авансовый отчет  утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Как правило, передача отчета на утверждение осуществляется в день получения отчета от подотчетного лица. Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов.

Если работник произвел расходы  в валюте из наличных денежных средств, выданных ему в валюте, стоимость  расходов пересчитывается в рубли  по курсу ЦБ РФ на дату утверждения  авансового отчета руководителем.

Таким образом, при учете  задолженности подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу  ЦБ РФ на день выдачи, при отчете и  возврате неиспользованных сумм по курсу  на дату утверждения отчета.

Возникающие в бухгалтерском  учете по операциям в иностранной  валюте курсовые разницы отражаются в соответствии с пунктом 13 ПБУ 3/2000 как внереализационные доходы или  внереализационные расходы, которые  учитываются на счете 91 «Прочие доходы и расходы». Курсовые разницы фиксируются  на авансовом отчете.

Как удержать невозвращенные или неизрасходованные суммы

Удержание из зарплаты работника  для погашения его задолженности  работодателю может производиться  для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного  аванса, выданного в связи со служебной  командировкой (ст. 137 ТК РФ).

Трудовое законодательство РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты. Согласно статье 139 ТК РФ, при  каждой выплате заработной платы  общий размер всех удержаний не может  превышать 20%, а в случаях, предусмотренных  федеральным законодательством, – 50% заработной платы, причитающейся  работнику. Удержания возможны только в том случае, если физическое лицо не оспаривает основания и размера удержания. Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее  одного месяца со дня окончания срока (от даты утверждения авансового отчета), установленного для возвращения аванса, погашения задолженности (ст. 137 ТК РФ). Для этого необходимо издать приказ (распоряжение) о производстве удержаний. В противном случае удержания возможны только в судебном порядке.

Если администрация не издала распоряжение об удержании из заработной платы работника, то данные суммы подлежат включению в совокупный доход, полученный данным физическим лицом (в отчетном периоде возникновения  просроченной задолженности). Согласно ст. 210 НК РФ, при определении налоговой  базы надо учесть все доходы налогоплательщика, которые он получил как в денежной, так и в натуральной форме. В последующем при предоставлении работником авансового отчета производится перерасчет причитающейся к уплате суммы налога на доходы.