Контроль и ревизия расчетов с подотчетными лицами

2

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ                                                                                                                                                          3

1. ОРГАНИЗАЦИЯ И МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ КОНТРОЛЯ И РЕВИЗИИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ                                                        4

1.1 Значение и задачи контроля и ревизии расчетов с подотчетными лицами              4

1.2 Планирование и организация проведения контроля и ревизии расчетов с подотчетными лицами                                                                                                                                            7

1.3 Проверка соблюдения порядка и правильности документального оформления выдачи наличных денежных средств в подотчет                                          10

1.4 Виды нарушений в расчетах с подотчетными лицами                                                        16

1.5 Обобщение результатов контроля и ревизии расчетов с подотчетными лицами                                                                                                                                                                        18

1.6 Совершенствование методик ревизии расчетов с подотчетными лицами              21

2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ                                                                                                                              24

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                                                                                          29

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ                                                                                    31

ВВЕДЕНИЕ

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки, представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность контроля расчетов с подотчетными лицами.

Проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

Актуальность данной темы заключается в необходимости изучения контроля и ревизии расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов.

Цель работы – рассмотреть контроля и ревизию расчетов с подотчетными лицами и определить их роль в деятельности организации.

1.                  ОРГАНИЗАЦИЯ И МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ КОНТРОЛЯ И РЕВИЗИИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1 Значение и задачи контроля и ревизии расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость командировки сотрудника в другую местность или приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы или непосредственно из банка на мелкие административно-хозяйственные расходы, а также средства для предстоящих командировочных расходов.

Практика проведения проверок показывает, что наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета, а также недостаточного контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают руководители организаций. Это связано с некоторыми особенностями учета данных операций, в частности с многообразием первичных документов, которые работник представляет в бухгалтерию для оправдания произведенных расходов, и сложностью и изменчивостью законодательства, особенно по учету зарубежных командировок.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в каждой организации. Денежные средства выдаются в подотчет работкам организации на административно-хозяйственные и операционные расходы и служебные командировки.

Целью проверки расчетов с подотчетными лицами является установление правильного и целевого использования подотчетных сумм, выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов, соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В зависимости от количества подотчетных лиц и от величины оборотов  по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» необходимо определить метод проведения проверки – сплошной или выборочный.

При ревизии расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить:

– соблюдение действующего порядка выдачи в подотчет наличных денежных средств;

– наличие случаев выдачи в подотчет сумм лицам, не состоящим в списочном составе организации, и выдачи авансов без представления отчета по ранее выданным суммам;

– соблюдение установленных норм возмещения командировочных расходов;

– своевременность представления авансовых отчетов и возврата неиспользованных сумм;

– наличие случаев возврата подотчетных сумм без их использования и возможного скрытого авансирования подотчетных лиц, наличие случаев передачи подотчетных сумм от одного лица другому;

– порядок погашения оправдательных документов, приложенных к авансовым отчетам, с целью предотвращения их повторного использования;

– полноту оприходования товарно-материальных ценностей, приобретенных за счет подотчетных сумм;

– правильность отражения расчетов с подотчетными суммами в аналитическом и синтетическом учете.

При проведении проверки ревизор во всех случаях должен обращать внимание на наличие в организации первичных оправдательных документов, относящихся к данному виду расчетов, а также на правильность и законность их оформления.

Таким образом, операции по отражению в учете расчетов с подотчетными лицами - привычные, можно сказать повседневные для бухгалтеров предприятий всех форм собственности и видов деятельности. В то же время расчеты с подотчетными лицами затрагивают достаточно широкий круг операций – это операции, связанные с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте; оплатой услуг; формированием затрат и себестоимости продукции; удержаниями из заработной платы работников, а также операции с использованием как типовых форм первичных документов, так и нестандартных документов, разработанных на предприятии и т.д. В результате, как показывает практика, ошибки и погрешности, возникающие при проведении расчетов с участием подотчетных лиц, не редкость.

Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами.

Следует отметить, что соблюдение определенных правил осуществления таких расчетов, предполагающих последовательность и точность заполнения первичных документов, получение и выдачу наличных денег подотчетным лицом, заполнение учетных регистров, контроль за проведением расчетов, отражение операций на счетах бухгалтерского учета позволяет в значительной мере повысить надежность проведения операций на данном участке учета и снизить потери.

Таким образом, большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств, а также позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с проверяющими органами

1.2 Планирование и организация проведения контроля и ревизии расчетов с подотчетными лицами

Планирование – это разработка контролирующим органом общего плана проверки с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения контроля, в том числе разработка программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления контрольных процедур, необходимых для осуществления поставленных задач.

Планирование контрольного мероприятия должно проводиться в соответствии с общими принципами организации контроля, а также в соответствии со следующими частными принципами:

– комплексности планирования;

– непрерывности планирования:

– оптимальности планирования;

– действенности планирования;

– конкретности плановых заданий;

– реальности планирования;

– гибкости и мобильности планирования.

Контролирующий орган вправе назначить плановые проверки в отношении проверяемых субъектов, отнесенных:

– к высокой группе риска – не чаще одного раза в течение календарного года;

– к средней группе риска – не чаще одного раза в три года;

– к низкой группе риска – по мере необходимости, но не чаще одного раза в пять лет.

Планирование контрольной деятельности начинается с составления координационных и сводных планов.

Не допускается включение в сводные планы проверок на второе полугодие субъектов, включенных в координационные планы на первое полугодие текущего года.

При проведении совместной плановой проверки контролирующие органы обязаны приступить к ее проведению в течение календарного месяца, указанного в координационном плане.

О назначении плановой проверки проверяемый субъект должен быть письменно уведомлен не позднее, чем за 10 рабочих дней до начала ее проведения. Проверяемому субъекту направляется уведомление, которое считается полученным им по истечении трех дней со дня его направления.

Проверяемый субъект обязан обеспечить возможность проведения плановой проверки в срок, указанный в уведомлении.

Перед началом проведения проверки проверяющий (руководитель проверки) обязан предъявить проверяемому субъекту или его представителю служебное удостоверение, предписание на проведение проверки, а также внести необходимые сведения в книгу учета проверок.

Как форма отражения информации в процессе проведения проверки проверяющим (руководителем проверки) может использоваться контрольный список вопросов. Контрольный список вопросов или его часть заполняется проверяющим (руководителем проверки) по вопросам, подлежащим проверке, и является неотъемлемой частью акта проверки.

Перед началом проверки контролер должен провести подготовительную работу, связанную с изучением данной организации, подготовкой программы и плана проведения контроля. При этом изучаются нормативные акты, касающиеся особенностей деятельности проверяемого объекта. Такое изучение дает возможность контролеру заранее определить наиболее неблагополучные участки в работе этого предприятия, и таким образом, очертить основное направление работы во время контрольной проверки.

Программа ревизии может включать перечень основных вопросов, подлежащих проверке, период, за который должна быть проведена ревизия, и используемые способы и приемы контроля.

При согласовании программы проведения ревизии уточняются вопросы, относящиеся к компетенции контрольного органа, круг должностных и материально ответственных лиц ревизуемой организации, присутствие которых необходимо при производстве ревизии, а также специалистов (экспертов) других ведомств и организаций, привлечение которых необходимо для проведения проверок и экспертиз, дачи заключений по вопросам, не входящим в компетенцию контрольных органов.

На основании полученных заданий члены ревизионной группы составляют рабочие планы (графики) проведения ревизии порученных им участков деятельности организации, которые утверждаются руководителем ревизионной группы.

Таким образом, ревизионный процесс состоит из целого ряда последовательных этапов. Каждый из этапов имеет свое содержание, функциональное назначение и  отделен по времени.

Планирование контрольно-ревизионного процесса является неотъемлемой, составной частью порядка проведения проверки на всех уровнях ее осуществления.

1.3 Проверка соблюдения порядка и правильности документального оформления выдачи наличных денежных средств в подотчет