Контроль и ревизия расчетов с подотчетными лицами

– отсутствие учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

4. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

– некорректное составление бухгалтерских записей по операциям расчетов с подотчетными лицами;

– ведение журнала-ордера №7 не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме;

– несоответствие записей в авансовых отчетах данным журнала-ордера №7 или других регистров.

5. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов.

6. Выдача денежных средств под отчет лицам, не отчитавшимся за ранее выданные суммы.

1.5 Обобщение результатов контроля и ревизии расчетов с подотчетными лицами

По результатам проверки, в ходе которой выявлены нарушения актов законодательства, составляется акт проверки. По фактам выявленных нарушений проверяющим, в пределах его компетенции, может быть составлен протокол об административном правонарушении и (или) вынесено постановление по делу об административном правонарушении.

Результаты проверки, в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляются справкой проверки. Акт (справка) проверки оформляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается проверяющим (руководителем проверки) в срок не позднее пяти рабочих дней со дня окончания проверки.

Проверяющий несет ответственность за достоверность фактов и сведений о выявленных нарушениях, а также установленных сумм вреда, указанных в акте проверки.

За достоверность документов, сведений и фактов, указанных в представленных по требованию проверяющего справках, объяснениях и расчетах, ответственность несут должностные лица и представители проверяемого субъекта, представившие указанные справки, объяснения и расчеты.

В справке проверки не допускаются неоговоренные исправления. В случаях, когда в справке проверки обнаруживаются ошибки (описки), неполное выяснение обстоятельств либо по результатам дополнительных и встречных проверок необходимо внести изменения и дополнения в справку проверки, в такую справку вносятся изменения и дополнения.

Справка проверки подписывается проверяющим (руководителем проверки), а также:

– руководителем проверяемого субъекта либо индивидуальным предпринимателем, при их отсутствии – иным представителем проверяемого субъекта;

– лицом, осуществляющим руководство бухгалтерским учетом проверяемого субъекта (при проверках по вопросам, связанным с осуществлением проверяемым субъектом финансово-хозяйственных операций).

Направление работников в командировку, как в пределах, так и за пределы Российской Федерациии осуществляется в установленном законодательством порядке. В соответствии с действующим порядком оформляются приказы о командировании, командировочные удостоверения и другие сопровождающие документы. В организации имеется журнал регистрации работников, направленных в командировки, а также приказом руководителя организации назначен работник, ответственный за ведение данного журнала.

Возмещение командировочных расходов осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.

Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер №7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы бухгалтерского учета, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы.

1.6 Совершенствование методик ревизии расчетов с подотчетными лицами

Создание информационной аналитической системы контрольно-ревизионной деятельности позволит реализовать концепцию единого информационного пространства контрольных органов.

Применения компьютерных программ бухгалтерского учета требует усовершенствования методики контроля и разработки программ ревизии финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Для этого современная компьютерная техника имеет широкие возможности, с ее помощью, прежде всего можно выполнять расчеты и прочие логические шаги за продолжительные периоды времени и без ошибок.

Тем не менее, не следует забывать, что компьютеры не могут мыслить или проникать в суть проблемы, что является немаловажным для компетентного контроля. Базы данных содержат полную информацию о результатах деятельности, но в них не содержится информации об учетной политике или принципы учета предприятия, нет разнообразных объяснений к отчетам и т.п. Также не всегда есть возможность сопоставить данные отчетного периода с соответствующими данными других периодов. Последние чаще всего недоступные, их базы данных архивируются.

При ведении автоматизированного учета бухгалтерская служба имеет возможность быстро обрабатывать нужную информацию и получать промежуточные результаты деятельности, необходимые для потребностей управления. Такую же возможность имеет ревизор, который осуществляет соответствующую проверку предприятия.

При этом ведения автоматизированного учета в большинстве случаев само собой исключает неправильное разнесение первичных данных на учетные регистры, поскольку корректность бухгалтерских записей контролируется программой при введении первичной документации в компьютер. Исчезает также возможность допущения ошибки при подведении итогов (оборотов) и выводе конечных результатов деятельности. Ошибки могут возникать лишь в случаях, когда неправильно определяется экономическая суть хозяйственных операций. Поэтому во время проверки финансово-хозяйственной деятельности предприятия ревизор должен сначала изучить его учетную политику и выяснить, правильно ли работники бухгалтерской службы осуществляют «признание» той или другой хозяйственной операции.

Компьютеры сохраняют огромные массивы данных и обеспечивают доступ к ним, выполняют математическую обработку данных, осуществляют отбор данных в соответствии с установленными критериями, своевременно обновляют и модифицируют данные. Благодаря этому их используют как средство исследования при определении характеристик и установлении взаимозависимостей между разными данными. Компьютер также используется для анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Одним из основных вопросов научной организации работы является правильная организация рабочего места ревизора, создания благоприятных для выполнения контрольных функций условий. Творческая деятельность и высокоэффективная работа ревизоров зависит от здорового климата в коллективе: согласованность действий, взаимное уважение, доброжелательное отношение друг к другу.

Ревизор должен постоянно повышать свой профессиональный уровень и проявлять заботу о престиже своей профессии.

Научная организация работы контрольно-ревизионных работников предусматривает беспрерывный процесс совершенствования организации их работы, обеспечения наиболее эффективной их деятельности на основе достижений науки, техники и передовой практики.

Автоматизированное рабочее место ревизора позволяет решать задачи, поставленные перед ним в регламентном и запросном режимах (в диалоге с пользователем), контролировать результаты вычислений, осуществлять повторный расчет и пр. Обработка данных должна быть алгоритмизирована, характеризоваться многократностью выполнения расчетов в реальном масштабе времени, необходимостью информирования работника о ходе вычислений для устранения возможных ошибок и принятия конкретных мер по внесению изменений в методику проведения ревизии.

Диалоговый режим позволяет исключить ручную или пакетную систему обработки информации в соответствии с задачами ревизора.

Итак, на качество принятия соответствующих решений в контрольном процессе и повышение информационного обеспечения влияют на:

– увеличение количества факторов, которые массово учитываются ревизором во время исследования объекта в зависимости от вида его деятельности;

– углубление анализа хозяйственных процессов, которые определяются ревизором;

– повышения обоснованности выводов благодаря применению экономико-математических методов и модульных исследований;

– четкое и обоснованное формирование выводов ревизора, составной которых является, прежде всего, финансовое прогнозирование будущей деятельности предприятия.

Это может обеспечиваться внедрением новых компьютерных технологий обработки информации и осуществлением контроля непосредственно с использованием мощных автоматизированных систем и соответствующего программного обеспечения.

Таким образом, применение компьютерных технологий при проведении ревизии освобождает ревизующих от трудоемкой технической работы и позволяет больше внимания уделять проверке качества, достоверности и законности совершенных операций.

2.        ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

ИСХОДНЫЕ ДАННЫЕ:

Ревизором КРУ Беляевой B.C. в присутствии главного бухгалтера ООО «Торговый ряд» Васильченко О.Е. и кассира Поляновой О.П. 10.04.2010 г. произведена внезапная проверка наличия денег в центральной кассе и проверка касс операций.

Для определения выручки текущего дня ревизором сняты показания счетчика контрольно-кассового аппарата на момент инвентаризации — 5788358.00, а на начало рабочего дня — 5595650.00.

По данным отчета кассира Поляновой О.П. остаток на начало дня ее 2850 руб.

При пересчете денег в результате инвентаризации кассы их оказалось в сумме 719 руб. Лимит, установленный обслуживающим банком, состав 5000 руб. К отчету кассира приложены следующие документы.

1.   Приходный кассовый ордер № 126 от 08.04.2010 г. на сумму 50 250 руб.выручка за реализацию с лотков.

2.   Приходный ордер № 127 от 10.04.2010 г. на сумму 58 руб. — возврат не использованных подотчетных сумм Семеновым А.С.

3.   Расходный кассовый ордер № 167 от 10.04.2010 г. — на сумму выданной заработной платы лоточникам Гавриловой О.П. (450 руб.) и Алексеевой П.С. (470 руб.). Ревизором затребованы трудовые соглашения, однако главным бухгалтером они представлены не были.

4.   Расписка от 10.04.2010 г. о взятии под отчет 500 руб. продавцом отдела приемки стеклопосуды Гореловым К.А.

5.   Расходный кассовый ордер № 168 от 10.04.2010 г. — на сумму выданной ранее депонированной заработной платы бывшему сотруднику Зотову В. К (853 руб.). В ордере указаны фамилия, имя, отчество доверенного лица Воронова П.К. Однако к расходному ордеру сопроводительных документом не приложено.

6.   Платежная ведомость от 09.04.2008 г. — на сумму выданной заработной платы работникам ООО за май 2010 г. (242 874 руб.).

ЗАДАНИЕ:

1.             На основе приведенных данных составить отчет кассира за 10.04.2010г.

2.             Определить реальные остатки денежных средств в кассе ООО «Торговый ряд».

3. Составить ведомость нарушений по приведенной форме (таблица):

4. Составить акт инвентаризации наличия денежных средств.

1.                  Отчет кассира за 10.04.2010 г.

Касса за «10» апреля 2010 г.

Таблица 1