Контроль и ревизия расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные суммы имеют природу денежных авансов, которые выдаются работникам организации из кассы на хозяйственные или командировочные расходы.

Проверка расчетов с подотчетными лицами производится, как правило, сплошным порядком, то есть проверке подлежат все расчеты с подотчетными лицами в хронологической последовательности, и включает контроль за проведенными операциями по расходованию средств, выданных в подотчет.

Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, необходимо сначала проверить остатки подотчетных сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и сопоставить их с Главной книгой по данному счету на первое число месяца начала проверки и одновременно установить сроки образования задолженности. При наличии расхождений надо установить их причины и одновременно проверить, все ли денежные средства, выданные в подотчет из кассы (проведенные по кредиту счета 50 в журнале-ордере №1) или с расчетного счета (проведенных по кредиту счетов 51, 52, 55 в журналах-ордерах №2, 2/1, 3), записаны в журнал-ордер №7.

Выдача наличных денег под отчет на хозяйственные расходы производится в размере и на сроки, определяемые руководителями субъектов хозяйствования, но не более предельного размера, установленного законодательством при осуществлении расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, а также правилами ведения кассовых операций.

На данном этапе проверки надо установить, имеется ли утвержденный руководителем организации список лиц, которым выдаются суммы под отчет.

Для получения наличных денежных средств с текущего расчетного счета предприятие в лице бухгалтера должно оформить в установленном порядке денежный чек. Денежный чек должен быть подписан руководителем организации и главным бухгалтером. На обратной стороне чека указывается, на какие цели может быть использована денежная наличность, что позволяет банку контролировать целевое использование денежных средств.

Для того чтобы использовать наличные денежные средства, полученные юридическим лицом в банке, их необходимо сначала оприходовать в кассу предприятия. Для оформления данной операции используется приходный кассовый ордер – документ типовой формы, которым оформляется поступление денежных средств в кассу.

Для выплаты из кассы наличных денежных средств под отчет необходимо оформить в установленном порядке расходный кассовый ордер – документ типовой формы, которым оформляется выдача (выплата) наличных денежных средств. Поэтому на данном этапе проверки ревизор должен проверить, надлежащим ли образом оформлены все кассовые документы, расходуются ли наличные денежные средства, выдаваемые под отчет по целевому назначению.

Затем надо проверить авансовые отчеты и установить, своевременно ли они представляются подотчетными лицами, все ли требуемые реквизиты заполняются в них и имеются ли подписи подотчетных лиц.

В процессе проверки документов, приложенных к авансовым отчетам, надо установить их достоверность и законность, если приобретались материальные ценности через подотчетных лиц, надо проверить оприходованы ли они на склад организации. То есть, необходимо проверить, имеются ли в организации внутренние документы, подтверждающие факт оприходования материальных ценностей на склад: акт о приемке оборудования, приходный ордер.

В случае оплаты работ и услуг необходимо проверить документы, подтверждающие факт выполнения работ (оказания услуг), к которым относятся: акт или иной документ, подтверждающий факт выполнения работ (оказания услуг), а также платежные документы.

Порядок расчета и учет командировочных расходов всегда оказываются предметом пристального внимания всех контролирующих органов. Об этом, прежде всего, говорит количество нормативно-правовых актов, устанавливающих меры ответственности субъектов хозяйствования за нарушение порядка расчетов по командировочным расходам. Направление работника в командировку, как и любую другую хозяйственную операцию, необходимо правильно оформить документально. Сделать это грамотно, без ошибок.

При этом работнику кадровой службы, бухгалтерии и иных подразделений необходимо составить целый комплекс документов, часть которых предшествует направлению в командировку, другие – ее сопровождают, третьи – оформляются после прибытия из командировки.

При проверке данных документов, следует помнить, что приказ о направлении работника в служебную командировку должен содержать следующие сведения:

– фамилию, имя, отчество работника;

– наименование должности, профессии, структурного подразделения;

– указание страны и места командирования;

– срок и цель командировки;

– основание для издания приказа.

При проверке командировочных удостоверений, следует помнить, что данный документ отражает время прибытия работника к месту командировки и время выбытия из него. Поэтому надо установить имеются ли на командировочных удостоверениях отметки о пребывании в пунктах командировок, нет ли подчисток или неоговоренных исправлений дат. С этой целью даты на удостоверении сверяются с датами на проездных билетах. Также следует помнить, что отметки в командировочном удостоверении заверяются печатью организации, предприятия, учреждения, в которые направлялся работник, а также подписью уполномоченного должностного лица. При выезде работника в несколько пунктов назначения отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них. При отсутствии данных отметок в командировочном удостоверении расчеты по командировке не должны производиться.

Ревизор проверяет правильность оформления и использования типовой формы командировочного удостоверения: наличие необходимых реквизитов, указание цели командировки, наличие отметок о прибытии и выбытии, заверенных печатью организации, в которую командирован работник. Ревизор проверяет правильность определения срока командировки и законность ее продления, правильность подсчета дней (полных суток) пребывания в командировке, правильность возмещения документально подтвержденных расходов по найму жилого помещения, проезду к месту командировки и выплаты суточных. Если в счетах за проживание указаны расходы на питание, дополнительные услуги (например, сауна, бильярд и пр.), то такие расходы должны быть санкционированы руководителем. Такие расходы в целях налогообложения на себестоимость не относятся. Проверяются также отнесение на себестоимость расходов в пределах утвержденных норм, наличие и правильность ведения журнала регистрации командировок лиц, отбывающих и прибывающих в командировки в данную организацию.

В командировочном удостоверении в обязательном порядке указываются:

– фамилия, имя и отчество работника;

– наименование структурного подразделения, в котором он работает, а также его должность (профессия);

– место назначения и цель командировки;

– продолжительность командировки в календарных днях.

В случае если работник направляется в командировку по приглашению зарубежного предприятия, учреждения, организации, то командирование за границу в данном случае производится на основании не только приказа нанимателя, но и соответствующего приглашения. При проверке необходимо помнить, что в приглашении обязательно должны содержаться условия пребывания работника в командировке: оплата труда, расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и другие. Также необходимо проверить осуществляет ли наниматель регистрацию указанных приглашений в соответствии с законодательством и обеспечивает ли их перевод с иностранного языка на русский язык. В ряде случаев приглашение может быть заменено иными документами, полученными от иностранного предприятия, учреждения, организации и подтверждающими необходимость направления работника в командировку.

Наниматель при командировании работников за границу устанавливает задание на командировку, которое должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. Задание на служебную командировку является основным документом, подтверждающим, что направление работника в командировку обусловлено производственной необходимостью. Именно этот аспект позволит правильно отразить сумму командировочных расходов на соответствующих счетах бухгалтерского учета, а в необходимых случаях произвести соответствующие корректировки для целей налогового учета.

Ревизор должен знать, что в задании на командировку указываются:

– государство и цель командировки;

– время нахождения за границей;

– план встреч и переговоров;

– перечень вопросов, подлежащих решению или изучению;

– предмет договора;

– иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки.

Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем.

При возращении из командировки работник обязан не позднее 3 рабочих дней представить в бухгалтерию авансовый отчет.

В ходе проверки авансовых отчетов обращается внимание на:

– правильность оформления авансовых отчетов;

– порядок проведения расчетов с подотчетными лицами;

– факты несвоевременности возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;

– порядок отражения в учете операций с подотчетными лицами.

Документальная проверка ведется по двум направлениям: по форме и по существу отраженных операций.

При проверке авансовых отчетов по форме анализируются наличие номера и даты составления документа; факт указания подотчетного лица и суммы полученного аванса; израсходованной суммы; суммы остатка или перерасхода; назначение аванса; наличие подписей; порядок заполнения оборотной стороны авансового отчета.

В авансовом отчете в строке «назначение платежа» указывается один из вариантов расходов, это могут быть командировочные расходы, расходы на хозяйственные нужды, на закупку ТМЦ, на оплату услуг и др.

Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы в подлинниках:

– командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования;

– проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

– оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

– письменный отчет по выполнению задания на командировку.

Осуществляется сверка данных документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными авансового отчета.

Одновременно надо проверить, имеется ли в организации журнал регистрации командировок, утверждено ли приказом лицо, на которое возложено его ведение.

При командировании работников на автотранспорте необходимо проверить, имеется ли надлежаще оформленный путевой лист.

Если работник организации представляет ее интересы при подписании документов, заключении договоров, то необходимо убедиться имеется ли у подотчетного лица доверенность.

Также следует помнить, что при оформлении табеля учета рабочего времени в составе отработанного времени отдельно учитывается время сверхурочных работ, повременной работы сдельщиков, служебных командировок и работы по совместительству.

1.4 Виды нарушений в расчетах с подотчетными лицами

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются такие контрольные процедуры, как просмотр и сравнение документов, наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и др.

Перечислим основные виды нарушений, которые могут быть выявлены в результате проверки проведения расчетов с подотчетными лицами.

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм:

– выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

– выдача денежных средств из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками организации;

– выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;

– несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

– систематическая выдача подотчетных сумм без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу;

– списание подотчетных сумм по первичным документам неустановленной формы;

– списание подотчетных сумм по неправильно оформленным первичным документам;

– списание подотчетных сумм по первичным документам, выписанным на другое лицо.

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:

– отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

– отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке;

– несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

– отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3. Нарушения порядка учета представительских расходов:

– несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);