Аудит расчетов с подотчетными лицами

 
1. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ  ЛИЦАМИ 
1.1. Цель и задачи аудита расчетов с подотчетными лицами, источники информации для проверки 
В соответствии со ст. 1 Федерального закона Российской Федерации «Об аудиторской деятельности» аудиторская деятельность, аудит – это предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организации и индивидуальных предпринимателей.  
 
Проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия. 
 
Актуальность данной темы заключается в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избежание ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами. 
 
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:  
 
· приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;  
 
· оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;  
 
· расходы на командировки по территории РФ и за границу;  
 
· представительские расходы. 
 
Цель аудита расчетов с подотчетными лицами – установление правильности и достоверности данных операций и определение их влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность, установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения по этим операциям нормативным документам, действующим в Российской Федерации. 
 
Достижение поставленной цели обуславливает решение следующих задач: 
 
- рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами; 
 
- подтверждение своевременности погашения и правильности отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов по подотчетным суммам; 
 
- проверка порядка проведения инвентаризации расчетов; 
 
- на основании полученных знаний провести аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами и сделать выводы по ведению учета и осуществлению контроля над расчетами с подотчетными лицами. 
 
Раскрытие информации в рамках поставленных задач опирается на соответствующие источники, с помощью которых аудитор может получить ответ о предмете проверки.  
 
На ознакомительном этапе аудитором изучаются документы, раскрывающие информацию об операциях с подотчетными лицами. К таковым относятся учетная политика организации, где указываются сроки предоставления отчета об использовании подотчетных денежных средств. Кроме того, аудитор на этом этапе знакомится с приказами и служебными заданиями, выписанными на сотрудников аудируемого лица, направляющихся в командировки, а также другими документами, в том числе подтверждающими израсходованные для этих целей суммы денежных средств. 
 
Основной этап проверки заключается в проведении соответствующих аудиторских процедур по операциям, совершенным на основании первичных учетных документов, подтверждающих использование денежных средств, выданных под отчет сотрудникам организации. Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам предприятия на хозяйственные, командировочные, представительские расходы, оплату поставщикам за продукцию (работы и услуги) и др. Их учет осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». 
 
При проверке операций по сету необходимо проконтролировать следующие вопросы:

•  
  Наличие приказа руководителя организации, устанавливающего сроки выдачи денежных средств подотчет;
•  
  Существование внутреннего контроля по расчетам с подотчетными лицами;
•  
  Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами допускаются на сумму до 60 тыс. руб. в течение одного дня по каждой сделке;
•  
  Утверждение авансовых отчетов руководителем и наличие подписи главного бухгалтера;
•  
  Ведение регистров учета по расчетам с подотчетными лицами;
•  
  Своевременность отражения операций по расчетам с подотчетными лицами;
•  
  Тождественность записей в учетных регистрах и авансовых отчетов.

 
Проверка правильности ведения учета  расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность. Источниками информации для аудиторской проверки учета  расчетов с подотчетными лицами могут  быть как внешними, к ним относят  сообщения третьих лиц о проведении расчетов с аудируемым предприятием, информация о курсах иностранных валют, установленных Центральным банком Российской Федерации, так и внутренние. К внутренним источникам относится: 
 
· перечень подотчетных лиц, утвержденный приказом руководителя предприятия на текущий год; 
 
· заявления на имя руководителя организации от подотчетных лиц о выдаче необходимых сумм под отчет; 
 
· приказы руководителя о разрешении выдачи подотчетным лицам необходимых сумм под отчет; 
 
· приказы руководителя предприятия о направлении работников в командировки; 
 
· командировочные удостоверения работников предприятия; 
 
· расходные кассовые ордера (по выданным подотчетным суммам); 
 
· авансовые отчеты и приложенные к ним оправдательные документы (билеты, проездные документы, товарные чеки, счета за гостиницу, кассовые чеки, бланки строгой отчетности и др.); 
 
· отчеты о командировках, предоставляемые работниками по возвращении из командировок; 
 
· акты на списание в производство материалов, купленных за счет подотчетных сумм; 
 
· журнал-ордер №7 или другие аналитические регистры, если же на предприятии автоматизированный учет, то используются аналитические карточки счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; 
 
· Главная книга организации, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обороты, сальдо; 
 
· Бухгалтерская отчетность: бухгалтерский баланс организации, строки 240, 625; отчет о движении денежных средств строка «Средства, направленные на оплату приобретенных товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов» и т.д. 
 
В результате выявляются факты оплаты командировочных расходов установленных норм. Суммы превышения установленных норм подлежат включению в совокупный доход работника и обложению подоходным налогом. Эти суммы не уменьшают налогооблагаемую прибыль предприятия, а уплачиваемый по ним НДС относится за счет чистой прибыли или фондов. 
 
Особое внимание должно быть обращено на такие операции, как расчеты с водителями за приобретение ими горюче-смазочных материалов, запасных частей и пр. Списание израсходованных на эти цели сумм без оправдательных документов на себестоимость не допускается. В этом случае необходимо наличие внутреннего приказа и первичные бухгалтерские документы, подтверждающие приобретение ГСМ и запчастей для транспорта, используемого в целях производственной необходимости. 
 
Обоснованность произведенных через подотчетное лицо представительских расходов должна подтверждаться наличием оправдательных документов: приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятия, программы встречи с представителями другого предприятия; сметы расходов, утвержденной руководителем; акта с приложенными документами, подтверждающими расходы; списка участников встречи. В том случае, если представительские мероприятия для организации являются систематическими, то форму подобных документов рекомендуется утвердить в учетной политике. 
 
Выявляя факты нарушений, аудитор регистрирует их в рабочих документах и определяет сумму заниженной для налогообложения прибыли, а также дополнительных платежей в Пенсионный фонд и подоходного налога. 
 
При проверке правильности корреспонденции счетов по данному объекту учета важно исследовать также сторнированные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться отдельные ошибки. Для этого кредитовые обороты по счету 71 «расчеты с подотчетными лицами» сверяют с суммами дебетовых оборотов по счетам учета материальных ценностей (10), затрат (20,25, 26 и др.), денежных средств (50), расчетов (60,76 и др.). Дебетовые обороты по счету 71 сверяются с суммами по кредиту счета 50 «Касса». 
 
Все суммы, выданные подотчетному лицу сверх норм, относятся на уменьшение чистой прибыли предприятия, остающейся после налогообложения. 
 
В том случае, если при проверке подотчетных сумм выявлен перерасход, то необходимо убедиться в целесообразности перерасхода, его необходимости для производственных нужд предприятия. В этом случае необходимо проконтролировать наличие дополнительных внутренних приказов или распоряжений, обосновывающих целесообразность и необходимость перерасходов. 
1.2. Законодательное и нормативное регулирование аудита расчетов с подотчетными лицами 
При аудите учета расчетов с подотчетными лицами аудитору необходимо руководствоваться следующими документами: 
 
Закон РФ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г. (ред. От 03.11.2006) 
 
Закон РФ «Об аудиторской деятельности» от 7 августа 2001 № 119-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 02.02.2006 № 19-ФЗ, от 03.11.2006 № 183-ФЗ, от 30.12.2008 № 307-ФЗ)  
 
Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (в ред. Федеральными законами от 30.12.2008 № 309-ФЗ и от 30.12.2008 № 313-ФЗ) 
 
Налоговый кодекс РФ часть первая от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ (ред.26.11.2008 г.), и часть вторая от 5 августа 2000 г. № 117-ФЗ (в ред. От 30.12.2008 г.) 
 
Постановление Правительства РФ №696 от 23.09.02 «Об утверждении Федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности», Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности (в ред. От 04.07.2003 №405, от 07.10.2004 №532, от 16.04.2005 №228, от 25.08.2006 №523, от 22.07.2008 №557, от 19.11.2008 № 863) 
 
Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н) (в ред. Приказов Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н, от 24.03.2000 № 31н, от 18.09.2006 № 116н, от 26.03.2007 № 26н, с изменениями, внесенными решением Верховного Суда РФ от 23.08.2000 № ГКПИ 00-645) 
 
Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99 (утв. Приказом Минфина РФ от 6 июля 1999 г. № 43н) (в редакции Приказа Минфина РФ от 18.09.2006 №115н). 
 
Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01 (утв. Приказом Минфина РФ от 9 июня 2001 г. № 44н) (в редакции Приказ Минфина РФ от 26 марта 2007 г. № 26н). 
 
Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99 (утв. Приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. № 32н) (с изменениями от 30 декабря 1999 г., 30 марта 2001 г.)) 
 
Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 (утв. Приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. № 33н) (с изменениями от 30 декабря 1999 г., 30 марта 2001 г.) 
 
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий (Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н) (в ред. Приказов Минфина РФ от 07.05.2003 № 38н, от 18.09.2006 № 115н) 
 
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров ЦБ РФ № 40 от 22.09.1993 г.) (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.96 № 247). 
 
Письмо Минфина РФ №15н от 04.03.02 (с изменениями от 02.08.04) Размеры предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран. 
1.3. Типичные нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами 
Нередко в организациях допускаются ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за учетом расчетов данного вида. Данные ошибки значительно влияют на налогообложение организации, следует их избегать. 
 
Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом: 
 
1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм; 
 
1.1 Выдача денежных средств лицам, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы; 
 
1.2 Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам; 
 
2. Нарушения при оформлении командировочных расходов: 
 
2.1 Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку; 
 
2.2 Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке; 
 
2.3 Несоблюдение установленных норм командировочных расходов; 
 
2.4 Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм. 
 
3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов: 
 
3.1 Нарушение порядка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм; 
 
3.2 Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов. 
 
4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами: 
 
4.1 Выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети; 
 
4.2 Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле. 
 
5. Нарушения порядка учета представительских расходов: 
 
5.1 Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете; 
 
5.2 Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм. 
 
6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами 
 
6.1 Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами; 
 
6.2 Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода; 
 
6.3 Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах. 
 
Выявленные в ходе проверки существенные и несущественные нарушения действующего законодательства отражаются в рабочих документах аудитора. 
 
2. ПЛАН И ПРОГРАММА АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ 
2.1. Расчет уровня существенности 
Таблица 2.1 
 
Расчет уровня существенности ООО «Север» по итогам 2009 г.

 
Поскольку значение 4416,49 тыс.руб. является наибольшим значением аудитор принимает решение отбросить его при расчетах, а наименьшее оставить (0,011 тыс.руб.). 
 
Расчет уровня существенности показателей составляет: средние арифметические показатели уровня существенности: (0,011 + 176,64 + 0,837 + +524,212) / 4=175,425 тыс. руб.; 
 
Полученную величину допустимо округлить до 176 тыс. руб. и использовать количественный показатель в качестве значения существенности. 
 
Различие между значениями уровня существенности до и после округления 15оставляяет: (176 – 175,425): 175,425 * 100% = 0,33%, что находится в пределах 2% (единого показателя уровня существенности, который может использовать аудитор в своей работе). 
 
Аудиторский риск принятый индивидуальным аудитором составляет 2%. 
 
Объем аудита проводимого на организации определяется произведением количества рабочих дней аудитора, продолжительности рабочего дня, количества аудиторов: Объем аудита = 7 дней * 8 часов * 1 аудитор = 56 часов. 
2.2. План аудита 
План аудита расчетов с подотчетными лицами 
 
ООО «Север» в 2011 г. 
 
Состав аудиторской группы: 
 
- аудитор –  
 
Период аудита: декабрь 2010 года 
 
Фактическая проверка: 12.01.2011 – 20.01.2011 
 
Количество человеко-часов: 56 часа 
 
Планируемый риск – 2% 
 
Планируемый уровень существенности – 0,33 %

 
 
Руководитель аудиторской группы ____________________  
2.3. Программа аудита 
Программа аудиторской проверки 
 
ООО «Север» в 2011 г. 
 
Состав аудиторской группы: 
 
- аудитор –  
 
Период аудита: декабрь 2010 года 
 
Фактическая проверка: 12.01.2011 – 20.01.2011 
 
Количество человеко-часов: 56 часа 
 
Планируемый риск – 2% 
 
Планируемый уровень существенности – 0,33 %

 
Руководитель аудиторской группы ____________________  
 
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1.  
   Мерзликина Е. М. Аудит: учебник для вузов / Е. М. Мерзликина, Ю. П. Никольская. – 3-е изд., перераб и доп. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 368 с.
2.  
   Кочинев, Ю. Ю. Аудит: теория и практика / Ю. Ю, Кочинев; под ред. Н. Л. Вещуновой. – 3-е изд. – СПб.: Питер, 2007. – 378 с.
3.  
   Парушина, Н. В. Аудит: основы аудита, технология и методика проведения аудиторских проверок: учебное пособие / Н. В. Парушина, Е. А. Кыштымова. – М.: ФОРУМ, 2009. – 559 с.
4.  
   Суйц, В. П. Аудит: учебник для вузов / В. П. Суйц. – М.: Высш. Образование, 2007. – 398 с.
5.  
   Миргородская, Т. В. Аудит: учебное пособие для вузов / Т. В. Миргородская. – 2-е изд., перераб и доп. – М.: КНОРУС, 2008. – 252 с.