Ревизия расчетов с подотчетными лцами

Трудовой Кодекс Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 296-З (с изменениями и дополнениями от 9 ноября 2009 г. № 51-З). Он представляет собой кодифицированный закон, призванный обеспечивать полное системное регулирование трудовых и тесно связанных с ними иных общественных отношений.

Кодекс Республики Беларусь от 21.04.2003 г. № 194-З «Об административных правонарушениях». Кодексом определено, что нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок средств в иностранной валюте, выданных под отчет, в том числе на оплату расходов по командировкам за пределы Республики Беларусь, влекут наложение штрафа на индивидуального предпринимателя или юридическое лицо в размере до десятикратной суммы этих средств.

Второй уровень: положения (стандарты) по бухгалтерскому учету и аудиту, утверждаемые Министерством финансов Республики Беларусь и другими органами, на которые законодательно возложены функции нормативного регули­рования бухгалтерского учета.

К этому уровню относятся:

Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь 17.01.2008 № 4 «Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь» (с изменениями и дополнениями 13.10.2008 № 150).

Инструкция определяет сроки предоставления подотчетным лицом, прибывшим из командировки, отчет об израсходованных суммах в различных ситуациях (при получении под отчет наличных денежных средств, при использовании корпоративной или личной пластиковой карточки и т.п.), сроки и порядок возврата неизрасходованных денежных средств.

Постановлением Министерства финансов  Республики Беларусь от 24.01.2011 г. № 2 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» установлены следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь [17]:

- суточные – 22 000 рублей за каждый день командировки;

- суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства, – 11 000 рублей;

- по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов – 6500 рублей в сутки.

Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 35 "Об утверждении инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь».

Инструкцией определены условия, порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах РБ. Согласно п.8 в случае использования командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производятся на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.

Третий уровень: методические указания и рекомендации, разрабатываемые Министерством финансов Республики Беларусь и другими органами в соответст­вии с действующим законодательством и содержащие более детальные рекомен­дации по организации учета соответствующих объектов.

К данному уровню относятся:

Постановление Минсельхозпрода РБ от 31.05.2004 № 41 «Об утверждении перечня регистров журнально-ордерной формы учета в организациях агропромышленного комплекса и Инструкции по применению регистров журнально-ордерной формы учета в организациях агропромышленного комплекса».

Четвертый уровень: рабочие инструкции и указания по учету соответст­вующих операций и объектов непосредственно в организации, в которых на основе общеустановленных и правил и принципов формируется учетная политика организации, свои подходы к раскрытию бухгалтерской информации в отчетах, представляемых заинтересованным пользователям.

К этому уровню относятся:

Учетная политика РУПТП «Оршанский льнокомбинат» на 2011 год. Учетной политикой определены основные положения по ведению бухгалтерского учета данной организации.

Должностные инструкции работников бухгалтерии. В инструкциях указываются права, обязанности, а также участки выполняемой работы, закрепленные за каждым работником бухгалтерии.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета № 45 от 01.01.2009 года разработан на  основании Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003  № 89.

Организация бухгалтерского учета и отчетности  в РУПТП «Оршанский льнокомбинат» осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми данными нормативными правовыми актами к ведению бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Однако в нормативные правовые документы постоянно вносятся изменения и дополнения, поэтому работники бухгалтерии должны учитывать происходящие изменения в законодательстве Республики Беларусь по бухгалтерскому учету и отчетности.    

Таким образом, методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности с подотчетными лицами предприятия, учебная литература и данные РУПТП «Оршанский льнокомбинат».

2 Ревизия расчетных операций

2.1 Ревизия расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам

При прибытии в РУПТП «Оршанский льнокомбинат» ревизор  предъявил  документ, подтверждающий его полномочия, директору РУПТП «Оршанский льнокомбинат» и ознакомил его с задачами предстоящей проверки. На начальном этапе ревизии  директор РУПТП «Оршанский льнокомбинат» представил членов ревизионной группы  ответственным должностным работникам РУПТП «Оршанский льнокомбинат», обеспечил ревизоров помещением для формальной работы, издал приказ по организации о том, чтобы должностные лица проверяемой организации выполняли все требования и распоряжения ревизора, вытекающие из общих задач приведения ревизии. Эту информацию директор РУПТП «Оршанский льнокомбинат» довел до сведения подчиненных путем проведения совещания с руководителями отделов, функциональных служб и структурных подразделений, на котором представил членов ревизионной группы, сообщил цели, задачи и программу  ревизии.

Следовательно, все процедуры ревизии расчетов с подотчетными лицами и расчетов по прочим операциям  должны быть осуществлены с учетом факторов, определяющих особенности установленных нарушений законодательства при заключении сделок, ошибок при отражении операций в учете. Необходимо учесть, что ошибки в учете допускаются главным образом по причине недостатка опыта в учете мало известных операций по учету расчетов с подотчетными лицами и расчетов по прочим операциям.

На начальном этапе ревизии необходимо убедиться в наличии распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организациях. Ревизору следует запросить приказ об установлении учетной политики организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах, журнал учета работников, выбывающих в командировки. Фактически произведенные операции сверяются с положениями, отраженными в приказах руководителя. В процессе контроля проверяется законность и целесообразность возмещения командировочных расходов, устанавливается правильность ведения журнала учета работников, направленных в командировки.

В процессе проверки авансовых отчетов детальному исследованию подлежат следующие операции: приобретение материально-производственных запасов, командировочные и представительские расходы, операции по приобретению и списанию горюче-смазочных материалов.

На заключительном этапе осуществляется проверка организации синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами. При этом сверяются записи в ведомости аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных лиц. Устанавливается наличие суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Все нарушения, которые могут встречаться при проверке  операций с подотчетными суммами, делятся на две группы: допускаемые бухгалтерской службой и руководством организации и возникающие по вине подотчетных лиц. Далее проведена ревизия  по предложенной схеме.

Так для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами РУПТП «Оршанский льнокомбинат» по суммам, выданным им под отчет, использует счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Как правило, в РУПТП «Оршанский льнокомбинат» деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Проверка расчетов с подотчетными лицами по командировкам в пределах Республики Беларусь и за границу проведена за период c 01.01.2008г. по 31.05.2011г. выборочным методом.

При направлении работника в командировку, руководитель устанавливает задание по командировке, в котором указывается цель, время нахождения в командировке, срок командировки.  Задание, согласно п.52 Постановления Министерства труда Республики Беларусь  от 14.04.2000г. №55 «Об утверждении положения о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу» должно быть подписано руководителем и командированным работником.

Регистрация работников, отбывающих в командировку, ведется в журнале учета работников, выбывающих в командировки. Его форма утверждена Постановлением Министерства Финансов РБ от  12.04.2000г. № 35 «Об утверждении инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках  в пределах РБ». Приказом нанимателя не назначено лицо, ответственное за ведение журнала учета  работников, выбывающих в командировки.

Таблица 2.1 - Журнале учета работников, выбывающих в командировки

Примечание – Источник: собственная разработка на основании приложения Д

При выбытии работника в командировку в хозяйстве выписывается командировочное удостоверение образца разработанного в РУПТП «Оршанский льнокомбинат» [Приложение Д]. Форма командировочного удостоверения утверждена приказом № 5 от 06.01.2009г.

Имеет место факт несвоевременного предоставления авансовых отчетов об израсходованных суммах, что в свою очередь влечет за собой несвоевременное отнесение командировочных расходов на затраты. Несмотря на то, что срок предоставления авансового отчета в случае неполучения аванса законодательством не определен, целесообразно предоставлять его в те же сроки, что и при получении аванса, т.е. не позднее 3-х рабочих дней со дня возвращения из командировки. Водитель Матыль Ю.В. командирован в г. Минск. Отметка о прибытии в г. Минск датирована 22.06.2011г. Авансовый отчет предоставлен 23.07.2011г. [Приложение Е].

Имеет место факт оплаты чеков на проезд, по датам, не совпадающим с датами командировки, что влечет за собой неверный расчет суточных. Например, Якуть Т.Г. командирована в г. Минск по приказу № 48 от 12.02.2011г., авансовый отчет № 85 от 15.02.2011г. В командировочном удостоверении отметки о прибытии и выбытии в (из) г. Лида датированы 13.02.2011г., т.е. командировка однодневная. Оплачен чек на проезд Минск-Лида от 14.02.2009г. на сумму 20000 руб. Авансовый отчет рассчитан следующим образом:

- суточные 22000 * 2  = 44000

- ночные 6500

- проезд Лида-Минск (чек от 13.02.2011г.) – 18000

- проезд Минск-Лида (чек от 14.02.2011г.)- 20000

Сумма переплаты составила 48500 бел. руб.

Ревизором расчетов с подотчетными лицами установлено, что в ряде командировочных удостоверений отсутствуют подписи и даты о прибытии и выбытии из пунктов назначений.

Таким образом, в ходе проверки установлены факты нарушения законодательства в порядке расчетов по служебным командировкам.

2.2  Ревизия расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным и операционным расходам

В процессе хозяйственной деятельности возникает потребность выдачи наличных денег под отчет работникам организации на хозяйственно-операционные расходы.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Порядок выдачи наличных денег под отчет регулируется Трудовым кодексом Республики Беларусь и Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории РБ, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 г. № 4.