Аудит расчетов с подотчетными лицами

Содержание

1 Аудит  расчетов с подотчетными лицами 3

1.1 Цель  и задачи аудита расчетов с  подотчетными лицами, источники  информации для проверки 3

1.2 Законодательное  и нормативное регулирование  аудита расчетов с подотчетными  лицами 8

1.3 Типичные  нарушения в учете расчетов  с подотчетными лицами 10

2 Практическая  часть 12

Задача 11 12

Вариант 5 14

Список  используемых источников 19

1 Аудит расчетов с подотчетными лицами

1.1 Цель и задачи  аудита расчетов с подотчетными  лицами, источники информации для  проверки

В соответствии со ст. 1 Федерального закона Российской Федерации «Об  аудиторской деятельности» аудиторская  деятельность, аудит – это предпринимательская  деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организации  и индивидуальных предпринимателей.

Проблема правильного  отражения в учете расчетов с  подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как  в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

Актуальность данной темы заключается в необходимости  изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы  избежание ошибок, допускаемых при  учете расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы  на мелкие административно-хозяйственные  и операционные расходы, которые  не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы  по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически  на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории РФ и за границу;
• представительские расходы.

Цель аудита расчетов с  подотчетными лицами – установление правильности и достоверности данных операций и определение их влияния  на финансовую (бухгалтерскую) отчетность, установление соответствия применяемой  в организации методики учета  и налогообложения по этим операциям  нормативным документам, действующим  в Российской Федерации.

Достижение поставленной цели обуславливает решение следующих  задач:

• рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами;
• подтверждение своевременности погашения и правильности отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов по подотчетным суммам;
• проверка порядка проведения инвентаризации расчетов;
• на основании полученных знаний провести аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами и сделать выводы по ведению учета и осуществлению контроля над расчетами с подотчетными лицами.

Раскрытие информации в рамках поставленных задач опирается на соответствующие источники, с помощью  которых аудитор может получить ответ о предмете проверки.

На ознакомительном этапе  аудитором изучаются документы, раскрывающие информацию об операциях  с подотчетными лицами. К таковым  относятся учетная политика организации, где указываются сроки предоставления отчета об использовании подотчетных  денежных средств. Кроме того, аудитор  на этом этапе знакомится с приказами  и служебными заданиями, выписанными  на сотрудников аудируемого лица, направляющихся в командировки, а  также другими документами, в  том числе подтверждающими израсходованные  для этих целей суммы денежных средств.

Основной этап проверки заключается  в проведении соответствующих аудиторских  процедур по операциям, совершенным  на основании первичных учетных  документов, подтверждающих использование  денежных средств, выданных под отчет  сотрудникам организации. Расчеты  с подотчетными лицами возникают  по суммам денежных средств, выданных работникам предприятия на хозяйственные, командировочные, представительские  расходы, оплату поставщикам за продукцию (работы и услуги) и др. Их учет осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При проверке операций по сету необходимо проконтролировать следующие  вопросы:

• Наличие приказа руководителя организации, устанавливающего сроки выдачи денежных средств подотчет;
• Существование внутреннего контроля по расчетам с подотчетными лицами;
• Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами допускаются на сумму до 60 тыс. руб. в течение одного дня по каждой сделке;
• Утверждение авансовых отчетов руководителем и наличие подписи главного бухгалтера;
• Ведение регистров учета по расчетам с подотчетными лицами;
• Своевременность отражения операций по расчетам с подотчетными лицами;
• Тождественность записей в учетных регистрах и авансовых отчетов.

Проверка правильности ведения  учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так  как в расчетах данного вида задействована  денежная наличность. Источниками информации для аудиторской проверки учета  расчетов с подотчетными лицами могут  быть как внешними, к ним относят  сообщения третьих лиц о проведении расчетов с аудируемым предприятием, информация о курсах иностранных валют, установленных Центральным банком Российской Федерации, так и внутренние. К внутренним источникам относится:

• перечень подотчетных лиц, утвержденный приказом руководителя предприятия на текущий год;
• заявления на имя руководителя организации от подотчетных лиц о выдаче необходимых сумм под отчет;
• приказы руководителя о разрешении выдачи подотчетным лицам необходимых сумм под отчет;
• приказы руководителя предприятия о направлении работников в командировки;
• командировочные удостоверения работников предприятия;
• расходные кассовые ордера (по выданным подотчетным суммам);
• авансовые отчеты и приложенные к ним оправдательные документы (билеты, проездные документы, товарные чеки, счета за гостиницу, кассовые чеки, бланки строгой отчетности и др.);
• отчеты о командировках, предоставляемые работниками по возвращении из командировок;
• акты на списание в производство материалов, купленных за счет подотчетных сумм;
• журнал-ордер №7 или другие аналитические регистры, если же на предприятии автоматизированный учет, то используются аналитические карточки счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• Главная книга организации, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обороты, сальдо;
• Бухгалтерская отчетность: бухгалтерский баланс организации, строки 240, 625; отчет о движении денежных средств строка «Средства, направленные на оплату приобретенных товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов» и т.д.

В результате выявляются факты  оплаты командировочных расходов установленных  норм. Суммы превышения установленных  норм подлежат включению в совокупный доход работника и обложению  подоходным налогом. Эти суммы не уменьшают налогооблагаемую прибыль  предприятия, а уплачиваемый по ним  НДС относится за счет чистой прибыли  или фондов.

Особое внимание должно быть обращено на такие операции, как  расчеты с водителями за приобретение ими горюче-смазочных материалов, запасных частей и пр. Списание израсходованных  на эти цели сумм без оправдательных документов на себестоимость не допускается. В этом случае необходимо наличие  внутреннего приказа и первичные  бухгалтерские документы, подтверждающие приобретение ГСМ и запчастей  для транспорта, используемого в  целях производственной необходимости.

Обоснованность произведенных  через подотчетное лицо представительских  расходов должна подтверждаться наличием оправдательных документов: приказа  о назначении лица, ответственного за проведение мероприятия, программы  встречи с представителями другого  предприятия; сметы расходов, утвержденной руководителем; акта с приложенными документами, подтверждающими расходы; списка участников встречи. В том  случае, если представительские мероприятия  для организации являются систематическими, то форму подобных документов рекомендуется  утвердить в учетной политике.

Выявляя факты нарушений, аудитор регистрирует их в рабочих  документах и определяет сумму заниженной для налогообложения прибыли, а  также дополнительных платежей в  Пенсионный фонд и подоходного налога.

При проверке правильности корреспонденции счетов по данному  объекту учета важно исследовать  также сторнированные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться отдельные ошибки. Для этого кредитовые обороты по счету 71 «расчеты с подотчетными лицами» сверяют с суммами  дебетовых оборотов по счетам учета  материальных ценностей (10), затрат (20,25, 26 и др.), денежных средств (50), расчетов (60,76 и др.). Дебетовые обороты по счету 71 сверяются с суммами по кредиту счета 50 «Касса».

Все суммы, выданные подотчетному лицу сверх норм, относятся на уменьшение чистой прибыли предприятия, остающейся после налогообложения.

В том случае, если при  проверке подотчетных сумм выявлен  перерасход, то необходимо убедиться  в целесообразности перерасхода, его  необходимости для производственных нужд предприятия. В этом случае необходимо проконтролировать наличие дополнительных внутренних приказов или распоряжений, обосновывающих целесообразность и  необходимость перерасходов.

1.2 Законодательное  и нормативное регулирование  аудита расчетов с подотчетными  лицами

При аудите учета расчетов с подотчетными лицами аудитору необходимо руководствоваться следующими документами:

• Закон РФ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г. (ред. От 03.11.2006)
• Закон РФ «Об аудиторской деятельности» от 7 августа 2001 № 119-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 02.02.2006 № 19-ФЗ, от 03.11.2006 № 183-ФЗ, от 30.12.2008 № 307-ФЗ)
• Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (в ред. Федеральными законами от 30.12.2008 № 309-ФЗ и от 30.12.2008 № 313-ФЗ)
• Налоговый кодекс РФ часть первая от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ (ред.26.11.2008 г.), и часть вторая от 5 августа 2000 г. № 117-ФЗ (в ред. От 30.12.2008 г.)
• Постановление Правительства РФ №696 от 23.09.02 «Об утверждении Федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности», Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности (в ред. От 04.07.2003 №405, от 07.10.2004 №532, от 16.04.2005 №228, от 25.08.2006 №523, от 22.07.2008 №557, от 19.11.2008 № 863)
• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н) (в ред. Приказов Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н, от 24.03.2000 № 31н, от 18.09.2006 № 116н, от 26.03.2007 № 26н, с изменениями, внесенными решением Верховного Суда РФ от 23.08.2000 № ГКПИ 00-645)
• Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99 (утв. Приказом Минфина РФ от 6 июля 1999 г. № 43н) (в редакции Приказа Минфина РФ от 18.09.2006 №115н).
• Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01 (утв. Приказом Минфина РФ от 9 июня 2001 г. № 44н) (в редакции Приказ Минфина РФ от 26 марта 2007 г. № 26н).
• Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99 (утв. Приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. № 32н) (с изменениями от 30 декабря 1999 г., 30 марта 2001 г.))
• Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 (утв. Приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. № 33н) (с изменениями от 30 декабря 1999 г., 30 марта 2001 г.)
• План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий (Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н) (в ред. Приказов Минфина РФ от 07.05.2003 № 38н, от 18.09.2006 № 115н)
• Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров ЦБ РФ № 40 от 22.09.1993 г.) (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.96 № 247).
• Письмо Минфина РФ №15н от 04.03.02 (с изменениями от 02.08.04) Размеры предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран.

1.3 Типичные нарушения  в учете расчетов с подотчетными  лицами