Бухгалтерский учет и аудит денежных средств (на примере ООО «Ландыш» г. Ставрополя)

     На  основании представленного расчета  учреждение банка устанавливает  лимит кассы и сумму расходования денежных средств из выручки при отсутствии задолженности в бюджеты всех уровней. Для ООО «Ландыш» лимит остатка кассы установлен в размере 3000 руб. Деньги сверх лимита могут находиться только в период выдачи заработной платы в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. Депонированная сумма заработной платы должна быть внесена в банк утром на четвертый день.

     Главный бухгалтер следит за соблюдением  лимита кассы. При выявлении нарушений  выясняется, когда, в какой сумме  и по какой причине было допущено превышение лимита денежных средств в кассе. За накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита на руководителя организации налагается штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности.

     Банки, налоговые инспекции и правоохранительные органы в обязательном порядке проводят проверки соблюдения условий работы с кассовой денежной наличностью и в случае выявления нарушений применяются штрафные санкции.

     Кроме того, проверяется соблюдение организацией предельных сумм налично-денежных расчетов. В соответствии с Указанием ЦБ РФ «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами» от 14.11.01 № 1050-У предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке предусмотрен в сумме 60 000 руб.

     Для учета движения денежных средств  в кассе установлены первичная  документация и отчетность, регламентированные порядком ведения кассовых операций в РФ.

     Единственным  документом для принятия к учету  денежных средств в кассе служит приходный кассовый ордер (ф. № КО-1). Он состоит непосредственно из приходного кассового ордера и квитанции. Одновременно с заполнением приходного кассового ордера выписывается квитанция, которая подписывается кассиром, главным бухгалтером, погашается штампом «Получено» и оттиском печати организации. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу.

     Денежные  средства могут поступать в кассу:

• со счетов в банке на выдачу заработной платы, пенсий, пособий в сумме, определенной в расчетно-платежной ведомости по графе «К выдаче», после того, как будут произведены перечисления в бюджет налога с доходов физических лиц, взносы единого социального налога и др.;
• в порядке оплаты за жилую площадь, пользование коммунальными услугами, содержание детей в детских дошкольных учреждениях и т.д.;
• в виде выручки от продажи за наличный расчет товаров, готовой продукции, товарно-материальных ценностей через собственные ларьки, магазины, столовые и буфеты, выручки от предоставления услуг обслуживающими производствами и хозяйствами (банями, прачечными, парикмахерскими, ремонтно-пошивочными мастерскими и т.д.);
• в виде взносов работников в порядке погашения задолженности по ссудам на индивидуальные нужды, за товары, купленные в кредит, при возврате неиспользованных подотчетных сумм и переполученных авансов и т.д.

     Единственным  документом на расходование денежных средств из кассы служит расходный кассовый ордер (ф. № КО-2). Он должен быть подписан главным бухгалтером, кассиром и погашен штампом «Оплачено».

     Расходный кассовый ордер выписывается в следующих случаях:

     1. На «закрытую» расчетно-платежную  ведомость при выдаче заработной  платы, пособий и т.д. В ООО «Ландыш» на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой расчетно-платежной ведомости. По истечении срока, установленного для расчетов с работниками по оплате труда, в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, следует поставить штамп «Депонировано» или сделать соответствующую надпись от руки. В конце платежной ведомости следует сделать запись о сумме выплаченной заработной платы, пенсий, пособий (прописью) и т.д., поставить штамп «Расходный кассовый ордер № ».

2. При разовой выдаче заработной платы отдельным лицам, а также при выдаче депонированной суммы заработной платы.
3. При выдаче денег под отчет должностным лицам для поездки в командировку.
4. При выдаче денег под отчет для приобретения материально-производственных ценностей (непродовольственные товары) в розничной торговле за наличный расчет без зачета в лимит мелкого опта и в других случаях.
5. При взносе денег на счета в банке кассир выписывает объявление на взнос наличными. Этот документ состоит из трех частей: объявления на взнос наличными, составляемого клиентом и остающегося в банке для бухгалтерского оформления поступивших денежных средств; квитанции, выписываемой банком для выдачи клиенту; ордера, прикладываемого к выписке банка, выдаваемой клиенту.

     Все приходные и расходные кассовые ордера в ООО «Ландыш» регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. В нем ведется регистрация отдельно как приходных, так и расходных кассовых документов в порядке, отражающем последовательность записей с начала года. В ООО «Ландыш» имеется два журнала: один – для регистрации приходных кассовых ордеров, другой – расходных кассовых ордеров. По мере составления приходных и расходных кассовых ордеров и регистрации их в журнале кассир организации производит записи в кассовой книге (ф. № КО-4), которая пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и заверена подписью главного бухгалтера ООО «Ландыш».

      Записи в  кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную  бумагу шариковой ручкой, чернилами  или химическим карандашом. Первые экземпляры листов (линованные) остаются в кассовой книге, а вторые (отрывные) – служат отчетом кассира.

     Ежедневно в конце рабочего дня кассир ООО «Ландыш» подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число, сверяет его с фактической наличностью и передает главному бухгалтеру организации в качестве отчета кассира.

     Главный бухгалтер ООО «Ландыш», получив отчет кассира, проверяет правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей подписью на неотрывном листе кассовой книги подтверждает приемку оправдательных документов.

     На  основании отчета кассира составляют один учетный регистр – журнал-ордер  № 1, поскольку в организации применяется журнально-ордерная форма учета. Записи в журнале-ордере, открываемом на месяц, ведут итогами за день на основании отчетов кассира и приложенных к ним документов. Итоги за день по корреспондирующим счетам определяются путем подсчета сумм однородных операций.

     На  лицевой стороне журнала-ордера № 1 производят записи по кредиту счета 50 «Касса» (при выдаче денег из кассы) в корреспонденции с дебетом  других счетов. Кассовые операции, отраженные по дебету счета 50 «Касса» (при поступлении  денег в кассу), записываются в ведомости, помещенной на обратной стороне журнала-ордера № 1 в корреспонденции с кредитом других счетов. В конце месяца в журнале-ордере подсчитывают обороты за отчетный период по всем синтетическим счетам, делают взаимную сверку оборотов, отраженных в других учетных регистрах (журналы-ордера № 2, 3, 4, 7, 8, 11, 12).

     Итоги кредитовых оборотов по счету 50 «Касса»  переносят с лицевой стороны  журнала-ордера № 1 в Главную книгу, а составляющие суммы по дебетуемым счетам – в дебет соответствующих  корреспондирующих счетов.

     Остаток средств в кассе отражают в  ведомости на оборотной стороне  журнала-ордера № 1 только на начало и  конец отчетного месяца. В течение  месяца для оперативного контроля за движением денежных средств в  кассе используют данные отчетов кассира.

     Бухгалтерский учет денежных средств в кассе  осуществляется на главном счете 50 «Касса», к которому в ООО «Ландыш» открыты следующие субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы».

     На  субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в отечественной валюте (руб., коп.), но при совершении в организации кассовых операций в иностранной валюте необходимо дополнительно открыть аналитические счета по видам валюты («Касса организаций в долларах США», «Касса организации в евро» и т.д.).

     На  субсчете 50-2 «Операционная касса» учитываются наличие и движение денежных средств в филиалах кассы организации, которые открываются в случае необходимости на эксплуатационных участках, остановочных пунктах, билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п.

     На  субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и другие денежные документы.

     Счет 50 «Касса», активный по отношению к  балансу, разметается во II разделе актива баланса по статье «Денежные средства (50, 51, 52, 55, 57)». По дебету счета 50 «Касса» учитываются остаток и поступление денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту – их расходование и списание.

     Журнал-ордер  № 1 и ведомость к нему открываются  по субсчетам, записи ведутся в течение  месяца. Например, в ведомости по аналитическому счету 50-1 «Касса организации» записывается сальдо на 1-е число месяца и производятся записи на поступление денег в кассу (по дебету субсчета 50-1 «Касса организации» с кредита различных счетов):

     Дебет    счета 50, субсчет 1 «Касса организации»

     Кредит  счетов 51 «Расчетные счета» – при  получении наличных денег в кассу для расчетов с работниками как по основной деятельности, так и по капитальным вложениям, по оплате труда, выдаче денег под отчет и т.д.;

                     62 «Расчеты с покупателями  и заказчиками» – при поступлении выручки наличными деньгами от покупателей и заказчиков за проданную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги;

                     66 «Расчеты по  краткосрочным кредитам и займам»  – при получении краткосрочных кредитов и займов наличными деньгами;

                     67 «Расчеты по  долгосрочным кредитам и займам»  – при получении долгосрочных кредитов и займов наличными деньгами;

                     71 «Расчеты с подотчетными  лицами» – при поступлении в кассу наличных денег в порядке возврата неизрасходованного аванса, выручки столовых, буфетов, ларьков и т.д.;

                     73 «Расчеты с персоналом  по прочим операциям» – при получении денег наличными по возмещению материального ущерба;

                     76 «Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами» – при поступлении в кассу наличных денег от родителей за содержание детей в детских учреждениях, от квартиросъемщиков за пользование жилой площадью и коммунальными услугами, при поступлении арендной платы за основные средства.

     Последовательность  обработки и ведение записей  по учету денежных средств в кассе  представлены на рисунке 7.

     В журнале-ордере № 1 делаются записи на расходование (выдачу) денег и денежных документов из кассы:

Дебет счетов 51 «Расчетные счета» – при взносе наличных денег на расчетный счет в банке;

               58 «Финансовые вложения»  – при предоставлении другим организациям денежных займов (наличными);

               70 «Расчеты с персоналом  по оплате труда» – при выдаче из кассы работникам заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий и др.;

               71 «Расчеты с подотчетными  лицами» – при выдаче работникам наличных денег под отчет на служебные командировки и хозяйственные расходы;

               73 «Расчеты с персоналом  по прочим операциям» – при выдаче работникам наличных денег в виде ссуды на индивидуальные нужды и другие счета.

Кредит  счета    50, субсчет 1 «Касса организации».

     Ежемесячно  эти учетные регистры закрываются путем подсчета итогов на поступление и расходование денег по кассе. В ведомости выводится сальдо на 1-е число следующего месяца, для чего к сальдо на начало месяца прибавляют оборот по ведомости и вычитают оборот по журналу-ордеру.  

3.3 Учет операций по расчетным счетам 

     Каждая  организация вправе открывать в  любом банке расчетные и другие счета для хранения свободных  денежных средств и осуществления  всех видов расчетных, кредитных  и кассовых операций.

     Существует  следующий порядок открытия расчетного счета. Для открытия расчетного счета организация должна представить в учреждение выбранного ею банка следующие документы: