Бухгалтерский учет и аудит денежных средств (на примере ООО «Ландыш» г. Ставрополя)

     По  данным бухгалтерского учета и отчетности организация может быть прибыльной и в то же время испытывать определенные трудности в оплате срочных обязательств. Одна из причин такого положения – специфика отражения информации в отчетности о финансовых результатах, которая не всегда связана с непосредственным движением денежных средств и зависит от метода начислений. Информация о потоке денежных средств в отличие от финансовых результатов формируется по кассовому методу, т.е. по факту их движения на счетах в банке, поэтому реальный чистый поток денежных средств не соответствует сумме прибыли, отраженной в отчетности.

     Принципиальные  различия между суммой полученной прибыли (финансового результата) и чистым денежным потоком заключаются в следующем. Финансовый результат признается после совершения продажи, а продажа не всегда сопровождается одновременным поступлением денежных средств на счета организации. При расчете финансового результата издержки признаются после реализации товаров (продукции, работ, услуг), а не в момент осуществления затрат. Денежный поток выражает движение денежных средств, не все из которых учитываются при расчете финансового результата, включая капитальные вложения, налоги, штрафы, кредиторскую задолженность, заемные и авансированные средства.

     Прибыль отражает прирост авансированной стоимости, что характеризует эффект управления организацией. Однако наличие прибыли еще не означает наличия у организации свободных денежных средств. Денежные средства, как правило, – наиболее ограниченный ресурс, и успех фирмы во многом зависит от способности руководства эффективно использовать денежные средства.

     В целом остаток денежных средств  вырос на 82 тыс. руб. в течение отчетного года (таблица 6). На это изменение положительно повлиял приток денежных средств по текущей деятельности на 76 тыс. руб. и по финансовой деятельности – на 1893 тыс. руб. Однако по инвестиционной деятельности наблюдается отток денежных средств в размере 1887 тыс. руб., т.е. в инвестициях средства генерируются в недостаточном объеме для покрытия расходов по данному направлению. Недостаток средств от инвестирования покрывается чистыми денежными потоками от текущей (операционной) и финансовой видов деятельности ООО «Ландыш», позволяющими осуществлять необходимые расходы по всем видам деятельности организации. При этом наличие положительного чистого потока по текущей деятельности (76 тыс. руб.) наиболее важно для перспективной финансовой устойчивости и платежеспособности ООО «Ландыш», так как этот вид деятельности является основным.

     Таблица 6 – Движение денежных средств организации по видам деятельности

(тыс.  руб.)

     В процессе исследования было выявлено, что приток денежных средств в некоторой степени произошел за счет увеличения краткосрочных обязательств, что потребует их погашения (оттока) в ближайшем будущем. В целом это вызывает отрицательные последствия в оценке положительных потоков.

     В ООО «Ландыш» увеличение краткосрочных обязательств в отчетном году составило в сумме 10383 тыс. руб. Чистый денежный поток (82 тыс. руб.) значительно ниже приращения краткосрочных обязательств (82 < 10383). Следовательно, на погашение краткосрочной задолженности в предстоящем периоде потребуется большая сумма, чем чистый поток денежных средств отчетного периода.

     С целью оптимизации денежных потоков  и принятия оперативных мер по устранению недостатков в деятельности организации, укреплению ее платежеспособности рекомендуется применять дневник движения денежных средств на счетах и в кассе (платежный баланс).

     Данный  документ предлагается разрабатывать  на предстоящий месяц, с разбивкой по декадам и пятидневкам, что позволит организации планировать выполнение своих обязательств перед государством, кредиторами, поставщиками, инвесторами и иными партнерами, состояние собственных средств, определять потребность в привлечении банковских или коммерческих кредитов, а также контролировать реализацию товаров. При этом в расходной части платежного баланса необходимо выделить первоочередные платежи, что будет иметь большое значение для платежеспособности организации (особенно при возникновении финансовых затруднений).

     При составлении платежного баланса  финансовая служба координирует свою работу с бухгалтерией и другими управленческими структурами организации. Бухгалтерия обеспечивает сбор информации по операциям на счетах организации о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности, о срочных и просроченный банковских ссудах, о состоянии расчетов по налогам и сборам, расчетов с поставщиками и подрядчиками, с персоналом по оплата труда и т.д. Отчет об исполнении платежного баланса необходимо составлять на основе оперативных финансовых сведений и документов, представляемых бухгалтерией: выписок со счетов в банках, кассовой книги, платежных поручений и др.

     Данные  об исполнении платежного баланса позволят руководству принимать оперативные меры по устранению недостатков в деятельности организации, укреплению ее платежеспособности. Они также послужат базой для разработки плана движения денежный средств на предстоящий период. 

3.8 Автоматизация бухгалтерского  учета денежных  средств 

     Для учета наличия и движения денежных средств в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организации, утвержденным приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, предусмотрены следующие активные счета: 50 «Касса»; 51 «Расчетные счета»; 52 «Валютные счета»; 55 «Специальные счета в банках»; 57 «Переводы в пути».

     В типовой конфигурации программы  «1С : Бухгалтерия» содержится один план счетов, принятый в РФ для хозрасчетных организаций. План счетов открывается  через меню Операции \ План счетов или с помощью кнопки План счетов панели инструментов Команды бухгалтерии.

     Фрагмент  настройки плана счетов в среде  программы «1С : Бухгалтерия – 7.7», которая используется в ООО «ЛАНДЫШ» представлен на рисунке 8.

Рисунок 8 – Фрагмент плана счетов в среде

программы «1С: Бухгалтерия – 7.7» 

     В плане счетов указывается два  параметра, определяющие вид счета  по отношению к балансу: Заб. –  признак забалансового счета; Акт. – признак активности счета (А  – активный, П – пассивный, АП – активно – пассивный).

     Отдельные субсчета к счетам 50 «Касса», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в  пути» и счет 52 «Валютные счета» имеют пометку «+» в графе  Вал. Данная пометка указывает на возможность ведения валютного  учета по тому или иному счету (субсчету). Если не производить перенастройку существующего плана счетов, то во всех операциях, затрагивающих данные счета, обязательно потребуется указывать номер субсчета. Компонента «Бухгалтерский учет» системы «1С : Предприятие» позволяет вести валютный учет по нескольким видам валют, при этом для каждой валюты открывается отдельный субсчет. Список валют хранится в справочнике Валюты. 

     Для учета кассовых операций в ООО «ЛАНДЫШ» предусмотрен счет 50 «Касса». В соответствии с рабочим планом счетов к нему открыты следующие субсчета:

     Субсчет 1 – Касса организации (в рублях) – для учета денежных средств  в российских рублях в кассе организации;

     Субсчет 2 – Операционная касса – для  учета наличия и движения денежных средств в рублях в кассах товарных контор, билетных, багажных кассах и т.п.;

     Субсчет 3 – Денежные документы (в рублях) – для учета находящихся в кассе организации денежных документов;

     Субсчет 11 – Касса организации (в валюте) – для учета денежных средств  в иностранных валютах в кассе  организации;

     Субсчет 33 – Денежные документы (в валюте) – для учета находящихся в кассе организации денежных документов, стоимость которых выражена в иностранной валюте.

     В целом по счету 50 «Касса» аналитический  учет не ведется. На субсчетах 50.1 и 50.11 аналитический учет ведется по субконто «Движение денежных средств». Субконто вида «Движение денежных средств» соответствует одноименный справочник (меню: Справочники \ Прочие \ Движения денежных средств). Каждый элемент справочника представляет собой описание одного вида движения денежных средств при помощи трех реквизитов Наименование, Вид движения, Разрез деятельности (рисунок 9). Справочник используются для ведения учета денежных средств в разрезе определенного списка видов движения. Это необходимо для того, чтобы программа могла автоматически формировать форму №4 регламентированной отчетности «Отчет о движении денежных средств».

Рисунок 9 – Справочник: Движения денежных средств  

     В графу Наименование может вводиться  неограниченное число различных  наименований, которые в процессе работы будут выбираться для включения в кассовые и платежные документы. В реквизитах Вид движения и Разрез деятельности выбираются соответствующие определяемому виду движения характеристики согласно требованиям регламентированной отчетности. Вид субконто «Движение денежных средств» используется на субсчетах к счету 50 «Касса» как «оборотный», т. е. система накапливает лишь обороты по данному субконто и не формирует итоги. Это позволяет, используя стандартную отчетность, получать развернутые аналитические отчеты по видам движения денежных средств в кассе только по оборотам.

     Движение  средств организации отражается в документах. Программа «1С: Бухгалтерия» позволяет совместить процесс ввода, регистрации первичного документа и формирования, связанных с ним бухгалтерских проводок. Для этой цели в программе предусмотрен режим ввода документов. Для автоматизации ввода кассовых операций в конфигурации предусмотрены документы Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер.

     Обращение к форме диалога для ввода документа выполняется с использованием меню (Документы – Приходный кассовый ордер). Рассмотрим порядок заполнения данной формы. Первое поле «№» предназначено для ввода номера документа. Первому документу автоматически присваивается номер «000001». Это поле может быть откорректировано. Во втором поле проставляется дата документа, которая должна обязательно соответствовать дате поступления денежных средств в кассу. В поле «Касса» необходимо выбрать тип кассы: рублевая (дебет 50.1) или валютная (дебет 50.11). Если выбран тип кассы – валютная – то необходимо выбрать валюту, в которой будет сформирован кассовый ордер. Поле «Корр. счет» предназначено для ввода счета, корреспондирующего по кредиту со счетом 50. Данное поле заполняется путем выбора значения из соответствующего списка. В зависимости от выбранного корреспондирующего счета ниже автоматически появляются поля для ввода аналитических объектов, в разрезе которых ведется учет на выбранном счете (например  Контрагенты). В графе «Движение денежных средств» необходимо выбрать вид движения денежных средств, используя одноименный справочник. Графа «Принято от» заполняется либо вручную, либо путем выбора значения из справочника «Сотрудники». В поле «Основание» указывается основание поступления денег в кассу. В поле «Приложение» перечисляются документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру. В поле «Сумма» вводится сумма, полученная от плательщика. Следующее поле, подлежащее заполнению – «Формировать проводки». Если в данном поле установлен флаг, то по окончании ввода документа программа автоматически сформирует проводку по приходу денежных средств в кассу. В зависимости от того, включает или не включает сумма налог на добавленную стоимость в поле «Указать в тексте НДС», устанавливают или отключают соответствующий флаг. Кроме того, в поле «Ставка НДС» необходимо установить соответствующее значение.

     Сформированный  и проведенный документ позволяет  вывести на экран печатную форму  Приходного кассового ордера. При  этом бухгалтер должен проверить правильность составления документа, после чего его можно вывести на печать (рисунок 10).