Бухгалтерский учет и аудит денежных средств (на примере ООО «Ландыш» г. Ставрополя)

Рисунок 10 – Просмотр проводок документа в журнале «Касса» 

     Выписку расходного кассового ордера следует выполнять с использованием документа «Расходный кассовый ордер». Первое поле «№» предназначено для ввода номера документа. Первому документу автоматически присваивается номер «000001». Это поле может быть откорректировано. Во втором поле проставляется дата документа, которая должна обязательно соответствовать дате расходования денежных средств из кассу. В поле «Касса» необходимо выбрать тип кассы: рублевая (кредит 50.1) или валютная (кредит 50.11). Если выбран тип кассы – валютная – то необходимо выбрать валюту, в которой будет сформирован кассовый ордер. Поле «Корр. счет» предназначено для ввода счета, корреспондирующего по дебету со счетом 50. В зависимости от того, какой корреспондирующий счет выбран, ниже появляются поля для ввода аналитических объектов, в разрезе которых ведется учет на выбранном счете. Данные поля заполняются путем выбора значений из соответствующих справочников. В поле «Движение денежных средств» необходимо выбрать вид движения денежных средств. В поле «Выдать» указывается ФИО лица, получившего наличные, или, в случае сдачи наличных в банк, указывается «На расчетный счет». В поле «Основание» указывается содержание хозяйственной операции по выдаче денег из кассы. В поле «Приложение» перечисляются документы, прилагаемые к расходному кассовому ордеру. Поле «По документу» заполняется, если наличные выдаются физическому лицу, в нем указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность. В поле «Сумма» вводится сумма, выданная получателю, перечисленная на расчетные, валютные счета.

     После заполнения всех полей документа  и проверки правильности его составления документ можно распечатать.

     Выписка расходного кассового ордера может  не сопровождаться формированием проводок, поскольку они вводятся на основании  банковской выписки. В связи с этим при сохранении документа имеется возможность отказаться от его проведения; в этом случае проводки сформированы не будут. После получения банковской выписки можно повторно обратиться к документу в журналах компьютерной бухгалтерии и выполнить его проведение.

     Помимо  регистрации кассовых документов в  журнале Касса предусмотрен режим печати ежедневного отчета кассира, который представляет собой один лист кассовой книги, составляемый программой на основании проводок по счету 50 «Касса».

     Для формирования данного отчета необходимо обратиться к нему через меню Отчеты – Кассовая книга. На экран выдается запрос настройки параметров отчета.

     На  каждый кассовый день оформляется отдельный  вкладной лист кассовой книги (отчет  кассира). Особенностью кассовой книги  является то, что она строится единой для рублевых и валютных кассовых ордеров, при этом в кассовую книгу также попадают записи о переоценке наличных валютных средств. Если в организации ведется касса в валюте, то в листах кассовой книги остатки на начало и конец периода будут показаны развернуто по каждой валюте.

     После указания необходимых параметров для формирования отчета можно нажать кнопку OK или кнопку Сформировать. Сформированный отчет открывается в виде табличного документа, содержащего сальдо на начало дня, все проводки по счету за день, итоговые обороты и сальдо на конец дня. Данный отчет можно вывести на печать.

     Бухгалтерский учет денежных средств на банковских счетах ведется на балансовом счете 51 «Расчетные счета». Для отражения операций по расчетному счету организации в банке в типовой конфигурации  предназначен документ Банковская выписка (меню Документы \ Выписка) (рисунок 11).

     Данный  документ позволяет обрабатывать выписки, как по рублевым счетам, так и по валютным. В поле «Тип выписки» указывается тип выписки «рублевая» или «валютная». Для того чтобы ввести новый элемент в табличную часть необходимо нажать клавишу Insert, при этом будет активизировано поле «Движение денежных средств», которое заполняется путем выбора соответствующего элемента из одноименного справочника.Состав и количество реквизитов «Вид субконто» определяются корреспондирующим счетом проводки, которая формируется по строке выписки. Кнопки «Поступление по документам» и «Подбор по плат. документам» позволяют заполнить строки выписки на основании выбранных документов.

     Нажатие кнопки «Записать» приводит к отражению  остатков на начало и конец дня, за который вводится банковская выписка. Этот документ регистрируется в журнале  документов Операции по расчетному счету. Получение наличных денежных средств  с расчетного счета в кассу, сдача наличных денежных средств на расчетный счет производится по распоряжению руководителя организации и оформляются документами Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер.

     Для оформления расчетов безналичным путем  используется документ «Платежное поручение» (рисунок 12).

Рисунок 12 – Документ «Платежное поручение» 

     Обращение к данному документу осуществляется через меню Документы / Платежное поручение. В поле «№» вводится номер платежного поручения. В поле «от» вводится дата выписки платежного поручения. В поле «Получатель» указывается получатель платежа (используется справочник Контрагенты). Поле «Счет получателя» заполняется путем выбора из подчиненного справочник Расчетные счета. В поле «Основание» вводится документ, на основании которого выполняется платеж. В поле «Сумма» вводится сумма, подлежащая перечислению, включая НДС. Сумма налога рассчитывается автоматически исходя из установленной ставки.

     В поле «Назначение платежа» вводится краткое содержание операции, которая  проводится данным документом. В поле «Вид платежа» – способ осуществления платежа – почтой, телеграфом, электронно. Если платеж осуществляется в пределах одного расчетно-кассового центра, то реквизит можно не заполнять. Поле «Срок платежа» содержит дату, до которой должен быть выполнен платеж. В поле «Очередность платежа» проставляется цифрой (1 – 6) приоритет платежа в соответствии с Гражданским Кодексом РФ. После заполнения всех полей документа его можно вывести на печать.Данный документ регистрируется в журнале документов Платежные поручения.

     Если документ не оплачен, т.е. по данному платежному поручению не была введена банковская выписка поле «Оплачено / не оплачено» не содержит никаких отметок. После того, как данный документ будет использован для ввода банковской выписки, в данном поле появится символ, который свидетельствует о том, что платежное поручение оплачено и проведено. Запись об оплате документа находит отражение в журналах документов Банк, Общий, Операций и отражается соответствующими бухгалтерскими записями в Журнале проводок.

     Аналогичным образом оформляются операции с  использованием документов Платежное  требование, Инкассовое поручение, Аккредитив.

     С помощью имеющихся в типовой  конфигурации стандартных отчетов  можно сформировать различные аналитические отчеты по движению и состоянию наличных и безналичных денежных средств. При этом можно использовать следующие аналитические отчеты – Анализ счета, Карточка счета, Анализ счета по субконто, Анализ счета по датам, Анализ субконто и др. В программе предусмотрена возможность составления внешней регламентированной отчетности о состоянии и движении денежных средств – форма № 4 «Отчет о движении денежных средств». 

4. Аудит денежных средств и денежных документов

     Кассовые  операции носят массовый характер, поэтому этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. В то же время кассовые операции отличаются однообразностью, а методы их проверки простотой.

     В первую очередь аудитор должен проанализировать состояние внутреннего контроля, дать предварительную оценку соблюдения кассовой дисциплины, определить наиболее уязвимые места, в которых возможны нарушения. Признаками недостаточности или полного отсутствия системы внутреннего контроля за движением наличных денежных средств в кассе являются:

• отсутствие приказа, устанавливающего периодичность внезапных проверок кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности, а также проверки других ценностей, которые могут храниться в кассе;
• назначение в комиссии по проведению проверки одних и тех же лиц, отсутствие прилагаемых к акту записей о полистном пересчете банкнот, т.е. наличие признаков формального проведения проверки кассы;
• предоставление права подписи кассовых документов другим лицам помимо руководителя и главного бухгалтера, не отраженное в приказе;
• отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром; отсутствие в штатном расписании кассира и исполнение его обязанностей другим работником без приказа или письменного распоряжения руководителя.

     Наличие одного или нескольких из этих признаков свидетельствует о том, что вероятность нарушений при ведении кассовых операций является очень высокой.

     Основными аудиторскими процедурами, используемыми  при проверке кассовых операций, являются: инвентаризация кассы, обследование помещения  кассы, опрос, проверка соблюдения установленных правил совершения некоторых операций, проверка и сравнение документов.

     На  практике наиболее часто имеют место  следующие виды нарушений кассовой дисциплины:

• неоприходование и присвоение денежных сумм из банка (выявляется путем применения метода проверки документов, подготовленных аудируемым лицом, и метода проверки документов, полученных от третьих лиц);
• неоприходование и присвоение денежных сумм, поступивших от различных физических и юридических лиц по приходным ордерам (для выявления такого рода фактов необходимо получить письменные подтверждения от третьей стороны, т.е. от тех сторон и лиц, за которыми числится непогашенная задолженность, а также провести устный опрос сотрудников, за которыми также числится непогашенная задолженность: наличные деньги под отчет выдаются при условии полного расчета по ранее выданному авансу);
• прямое ничем не замаскированное изъятие денежных средств (выявляется методом инвентаризации кассовой наличности);
• недостача денежных средств, маскируемая расписками должностных лиц, работников бухгалтерии и других сотрудников (выявляют путем проверки документов, подготовленных аудируемым лицом);
• повторное использование одних и тех же документов для списания денег по кассе (следует проверить, не предъявлен ли кассиром уже проведенный по кассе в прошлые отчетные периоды расходный документ; в результате этой операции в кассе образуется излишек, который присваивается кассиром; такое нарушение обычно сопровождается подчисткой номеров, дат и сумм);
• излишнее списание денег по кассе путем неправильного подсчета итогов в кассовых документах и кассовых отчетах (выявляют методом арифметических расчетов);
• излишнее списание денег по кассе без оснований или по подложным документам (выявляют путем проверки обоснованности включения лиц в расчетно-платежные ведомости);
• присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям (выявляют путем сверки данных аналитического учета с данными синтетического учета на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонентам»: обращая особое внимание на те операции, которые списаны, минуя счета расчетов, на производственные затраты или расходы на продажу, а также путем проверки соответствия записей в кассовой книге записям в журнале-ордере № 1 и ведомости № 1 по счету «Касса» и Главной книге).

     При проведении сплошной проверки проверяют, соответствует ли принятый на предприятии  порядок учета денежных средств  порядку, установленному нормативными документами. Порядок хранения, расходования и учета денежных средств в кассе установлен указанием Банка России от 14 ноября 2001 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке».

     Во  время проверки устанавливается, соблюдает ли предприятие установленный лимит хранения наличных денег, так как в кассе можно хранить лишь незначительные денежные суммы для выдачи авансов на командировки, для оплаты мелких хозяйственных расходов и других небольших платежей. Если организация хранит в кассе деньги сверх установленного лимита, или по одному договору расплачивается наличными с юридическим лицом, и сумма этого платежа превышает 60 000 руб., то для организации это влечет наложением административного штрафа: на должностных лиц – в размере от 40 до 50 МРОТ; на юридических лиц – в размере от 400 до 500 МРОТ.

     Административная  ответственность за превышение лимита расчетов наличными между юридическими лицами распространяется как на организацию, которая осуществила платеж, так и на организацию, которая этот платеж получила.

     По  желанию аудитора или директора  предприятия проводится инвентаризацию, которая должна проходить в присутствии  кассира и главного бухгалтера. Кассир должен составить кассовый отчет. При  инвентаризации кассы необходимо проверить:

• имеется ли приказ о назначении кассира;
• заключен ли с кассиром договор о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы;
• соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств, по технической оснащенности средствами охранно-пожарной сигнализации.

     После инвентаризации кассы аудитору необходимо проверить:

• созданы ли условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств при доставке их из банка и при сдаче в банк;
• полноту и своевременность оприходования денег, полученных по чекам;
• правильность оформления приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;
• имеются ли подписи в получении денег (для этого надо выборочно проверить на соответствие подписи в расходных ордерах и ведомостях);
• правильность ведения кассовой книги и остатков денег по ней; наличие или отсутствие штампов на кассовых документах («Получено», «Оплачено»);
• соответствие фамилий в платежных ведомостях фамилиям в других документах;
• соблюдается ли лимит хранения наличных денег в кассе;
• правильность выдачи денег по доверенностям;
• соблюден ли порядок регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах;
• наличие в организации действующей системы проведения ревизии кассы.