Бухгалтерский учет и аудит денежных средств (на примере ООО «Ландыш» г. Ставрополя)

     В кассе могут храниться денежные документы. К ним относятся путевки  в санатории и дома отдыха, почтовые марки, проездные билеты, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие документы. Учет денежных документов ведется на субсчете 50-3 «Денежные документы», при этом аналитический учет ведется по каждому виду денежных документов.

     Аудитору  необходимо проверить:

• правильность учета денежных документов (поступление и списание денежных документов оформляется кассовыми приходными и расходными документами и отражается в книге по движению денежных документов; кассир составляет отчет по движению денежных документов и сдает его главному бухгалтеру);
• правильность составления бухгалтерских проводок по счету 50-3 «Денежные документы» и записей в книге по учету и движению денежных документов.

     В ООО «Ландыш» бывают случаи, когда кассиром-операционистом был ошибочно пробит чек на одну и ту же сумму дважды. В случае совершения ошибки при вводе суммы и невозможности погашения чека в течение смены неиспользованный чек актируется в конце смены. Такое требование установлено п. 4.3 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104. В разделе 4 «Работа кассира в течение смены» указанных Типовых правил определено, что в случае ошибки кассира-операциониста и невозможности погашения чека в течение смены чек актируется в конце смены (составляется акт по форме № 54, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»).

     Ошибочно  пробитые кассовые чеки погашаются, наклеиваются на лист бумаги и прикладываются к сдаваемым в бухгалтерию актам. На суммы, ошибочно пробитые по контрольно-кассовой машине, по которым оформлены акты по форме № 54 и имеются в наличии подтверждающие документы (чеки), организация имеет право уменьшить фактически полученную за текущий рабочий день (смену) выручку.

     Данные  суммы отражаются по графе 15 журнала кассира-операциониста, графе 8 справки-отчета кассира-операциониста и строке «выдано покупателям (клиентам) по возвращенным им чекам (ошибочно пробитым чекам)» сведений о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации.

     Особое  внимание следует уделить проверке правильности отражения сумм самостоятельно обнаруженных недостач в операционной кассе магазинов.

     Также в ООО «Ландыш» иногда возникает ситуация, когда нужно вернуть деньги покупателю из операционной кассы. В таких случаях следует потребовать чек. Директор должен поставить на нем свою подпись. После этого на сумму возврата оформляют акт по форме № КМ-3.

     Возвращенный  кассовый чек и акт по форме № КМ-3 наклеивают на лист бумаги и сдают в бухгалтерию магазина. Бухгалтер прикладывает этот лист к тому приходному кассовому ордеру, которым оформляет получение выручки магазина за день. Из-за того, что деньги покупателю возвращают не из главной, а из операционной кассы предприятия, в учете выручка за день отражается за минусом выданных покупателю денег.

     Суммы, выплаченные покупателям по неиспользованным кассовым чекам, кассир вписывает в графу 15 журнала кассира-операциониста. Сумму выявленной недостачи бухгалтерия должна отразить в акте о проверке наличных денежных средств кассы унифицированной формы № КМ-9. Следует отметить, что в журнале кассира-операциониста отсутствуют графы и строки для указания суммы недостачи. Однако для того чтобы отразить недостачу денег в операционной кассе, можно ввести в журнал дополнительную графу или строку.

     Основная  информация по расчетному счету содержится в банковских выписках и приложенных к ним первичных документах. Аудитор должен проверить, подтверждена ли каждая операция, отраженная в выписке, соответствующими первичными документами.

     При аудите операций по расчетному счету  обращается внимание на следующее:

• соответствие сумм в выписках банка суммам, указанным в приложенных к ним первичных документах;
• правильность и полнота зачисления денег, сданных в банк наличными;
• правильность отражения конвертации рубля;
• наличие штампа банка на первичных документах, приложенных к выпискам (в случае выявления документов без штампа банка проводится встречная проверка в банке);
• обоснованность перечисления денежных средств акцептованными платежными поручениями через почтовые отделения связи, а также достоверность почтовых адресов получателей (депонированные заработные платы, алименты и т.п.);
• полнота и достоверность банковских выписок и документов к ним (остаток средств на конец периода в предыдущей выписке банка по счету должен равняться остатку средств на начало периода в следующей выписке);
• правильность составления бухгалтерских проводок по операциям в банке (особое внимание следует уделить тем операциям, которые списываются сразу, минуя счета расчетов, на производственные затраты или расходы на продажу);
• соответствие записей в выписках банка записям в журнале-ордере № 2, ведомости № 2 по счету 51 «Расчетные счета» и в Главной книге.

     Если  в выписке будут установлены  факты подчистки и не оговоренных в письменном виде исправлений, проводят встречную проверку в учреждениях банка.

     При аудите операций по валютным счетам обращают внимание на то, что транзитный валютный счет выполняет в основном функции счета, аккумулирующего поступающие в пользу организации средства в иностранной валюте и контролирующего эти поступления в части осуществления организацией обязательной продажи валютной выручки. Функции счета расчетов транзитный валютный счет выполняет очень ограниченно. Резиденты могут иметь счета в иностранной валюте в банках за пределами Российской Федерации. Движение средств по этим счетам отражается по счету 52, субсчет «Валютные счета за рубежом».

     Аудитор обращает внимание на следующее:

• как зачислялась валютная выручка от реализации и других валютных операций при совершении внешнеэкономических операций;
• законность открытия валютных счетов;
• соответствие сумм по выпискам банка суммам, отраженным в первичных документах;
• правильно ли применялись формы расчетов при внешнеэкономической деятельности;
• своевременно ли предоставляются платежные поручения на продажу выручки,
• если зачисление валютной выручки прошло по транзитному счету;
• правильно ли оплачено комиссионное вознаграждение за открытие валютных счетов;
• правильно ли отражены в учете операции по покупке и продаже валюты;
• правильно ли рассчитаны и отнесены курсовые разницы;
• правильно ли перечислены авансы за импортную продукцию.

     В ходе аудита также обращают внимание на особенности операций с наличной валютой. По российскому законодательству операции с наличной валютой по расчетам с юридическими и физическими лицами запрещены. Однако при командировании сотрудников организации за границу эти операции допускаются.

     Если  в организации ведутся операции по прочим счетам в банках, то аудитор проверяет:

• правильность и законность применения аккредитивной формы расчетов;
• правильность документального оформления операций, оплаченных чеками из лимитированных и не лимитированных чековых книжек;
• наличие депозитных сертификатов, приобретенных у банка;
• полноту и правильность документального оформления операций по движению средств целевого финансирования, поступивших на содержание социальных учреждений (детского сада, яслей и т.д.) от родителей и прочих источников;
• предоставлены ли балансы и другие необходимые документы от структурных подразделений, выделенных на самостоятельный баланс;
• правильность составления бухгалтерских проводок.

     Если  на специальном счете учитывается  иностранная валюта, то операции по ней осуществляются в таком же порядке, как и по валютному счету. Соответствие записей в выписках банка по операциям счета 55 «Специальные счета в банках» сверяется с Главной книгой и журналом-ордером № 3.

     При аудите учета средств в пути аудитору необходимо проверить:

• наличие первичных документов;
• правильность составления бухгалтерских проводок по операциям со средствами в пути;
• правильность ведения аналитического учета по счету 57 «Переводы в пути»;
• правильность учета денежных документов, из каких источников они приобретаются;
• правильность составления бухгалтерских проводок;
• ведение аналитического учета движения денежных документов по их видам.

Выводы и предложения 

     Приумножение, правильное использование, контроль за сохранностью денежных средств – важнейшая задача бухгалтерии, от успешности решения которой во многом зависит платежеспособность организации, своевременность выплаты заработной платы ее персоналу, расчетов с поставщиками и подрядчиками: платежей в бюджет и др. Таким образом, на современном этапе ключевой задачей руководителя и главного бухгалтера является тщательный контроль движения денежных потоков, рациональное использование денежных средств, своевременная выплата заработной платы работникам, уплата налогов, сборов и иных платежей в бюджет и внебюджетные фонды, предотвращение «кризиса неплатежей» и других негативных факторов.

     На  основании проведенного исследования были сформулированы следующие выводы:

• За исследуемый период заметно увеличилась прибыль от оптовой продажи, которая выросла на 45 тыс. руб. и составила в отчётном периоде 50 тыс. руб., тогда как в 2008 году этот показатель составлял 5 тыс. руб. Прежде всего это связано с тем, что предприятие в 2008 г. только начинало заниматься этим видом деятельности и постепенно наращивало обороты оптовой продажи, по всей видимости такое увеличение будет происходить и в будущем.
• Прибыль от розничной продажи уменьшилась на 3% и в 2010 г. составила 556 тыс. руб., что на 13 тыс. меньше, чем в 2008 году, когда этот показатель составлял 569 тыс. руб. Частично такое уменьшение вызвано тем, что осуществлялось больше затрат на приобретение товаров для оптовой продажи. Несмотря на это доля прибыли от розничной торговли несравнимо выше, чем от оптовой, которая всё же не является основным видом деятельности ООО «Ландыш».
• В период с 2008 г. по 2010 г. стоимость основных средств уменьшилась на 65,8%. Произошло данное уменьшение в связи с износом основных средств. Но в структуре основных средств здания в 2010 г. составляют 21,1%, тогда как в 2008 г. 15,4%. Сооружения составляют малую часть основных средств предприятия – 2,9% (2008 г.), 3,5% (2010 г.). Стоимость машин и оборудования предприятия также уменьшились с 52690 руб. до 30554 руб. В целом стоимость транспортных средств уменьшилась на 19%.
• Стоимость собственных средств предприятия в рассматриваемом периоде, увеличилась на 26,6%, и составила в 2010 г. 604 тыс. руб., тогда как в 2008 г. этот показатель составлял 477 тыс. руб.. Но в процентах к имуществу предприятия на долю собственных средств в 2008 году приходилось 82,7%, тогда как в 2010 г. – 79,1%.  Это произошло из-за того, что незначительно уменьшилась стоимость основных средств, которая в  2008 г. составляла 139 тыс. руб., тогда как в 2010 г. – 121 тыс. руб.
• Заёмные средства ООО «Ландыш» в 2010 г. увеличились по сравнению с 2008 г. на 60%, в связи с увеличением краткосрочных займов также на 60%, со 100 тыс. руб. в 2008 г. до 160 тыс. в отчётном периоде.
• Активы предприятия возросли на 524 тыс. руб., или 86%, но недвижимое имущество уменьшилось – на 12 тыс. руб. Иначе говоря, за отчетный период в недвижимое имущество было вложено меньше средств, чем в текущие активы. При этом предприятие в течение отчетного периода не пользовалось долгосрочными займами, можно сделать вывод о том, что предприятие не осуществляло инвестиционных вложений, хотя могло это сделать за счёт собственных источников. Следует отметить, что в целом структура текущих активов характеризуется значительным превышением в их составе доли оборотных средств, которые составили 29% в начале года и 16,5% – в конце, в том числе товаров, предназначенных для перепродажи, доля которых в составе оборотных средств составляет 77,6%.
• Валовая выручка  по основным видам деятельности предприятия увеличилась с 2723 тыс. руб. в 2008 г. до 4386 тыс. руб. в 2010 г., заметно и то, что в общей структуре выручки преобладает выручка от розничной продажи, которая заметно выросла за анализируемый период на 119%. Также заметный скачёк произошёл и в оптовой продаже, выручка от которой увеличилась с 24 тыс. руб. в 2008 г. до 1023 тыс. руб. в 2010 г. Выручка от прочей деятельности в 2010 г. составила 127 тыс. руб., это 2,9% от общей выручки предприятия. Таким образом, предприятие пытается расширить сферу своей деятельности, за счёт выпуска ассортиментной продукции. В свою очередь заметна тенденция понижения рентабельности во всех видах деятельности ООО «Ландыш», это связано с увеличением затрат предприятия и расширением товарооборота. В целом же прибыль в отчётном периоде выросла с 574 тыс. руб. до 616 тыс. руб. Этот факт говорит о том, что размеры предприятия постепенно растут, увеличивая доходы предприятия.

     Специальная часть исследования была посвящена  изучению организации бухгалтерского учета и аудита денежных средств. В ходе изучения постановки данного раздела бухгалтерского учета в ООО «Ландыш» сформулированы следующие выводы и рекомендации:

     1) В организации применяется авансовая форма расчетов (наличными деньгами) за продаваемые товары и оказываемые услуги. При этом возникает вопрос о необходимости применения контрольно-кассовой техники. В процессе изучения нормативных актов было выявлено, что при получении от покупателей аванса наличными деньгами за услуги по наладке и монтажу оборудования, необходимости в применении контрольно-кассовой машины не имеется, поскольку в данной ситуации услуги не оказаны. Кроме того при получении денежных средств от физических и юридических лиц по предоставленным займам в кассу организации, необходимость в применении контрольно-кассовой техники также отсутствует.

     2) С целью оптимизации денежных  потоков, а также для принятия оперативных мер по устранению недостатков в деятельности организации, укреплению ее платежеспособности, в организации необходимо разработать дневник движения денежных средств на счетах и в кассе (платежный баланс). Данный документ предлагается разрабатывать на предстоящий месяц, с разбивкой по декадам и пятидневкам, что позволит организации планировать выполнение своих обязательств перед государством, кредиторами, поставщиками, инвесторами и иными партнерами, состояние собственных средств, определять потребность в привлечении банковских или коммерческих кредитов, а также контролировать реализацию товаров. При этом в расходной части платежного баланса необходимо выделить первоочередные платежи, что будет иметь большое значение для платежеспособности организации (особенно при возникновении финансовых затруднений).

     3) В организации необходимо повысить  оперативность получения необходимой  информации с целью повышения внутреннего контроля за движением денежных средств на расчетном счете, при этом предлагается следить за проведением опроса банка на получение выписки в течение суток и ежедневно разносить выписки банка.

     4) Существует необходимость усиления системы внутрихозяйственного контроля денежных средств путем проверки степени соблюдения действующего законодательства в области бухгалтерского учета денежных средств и соблюдения кассовой дисциплины, а также посредством повышения периодичности проведения инвентаризации кассы.