Бухгалтерский учет и аудит денежных средств (на примере ООО «Ландыш» г. Ставрополя)

     В зависимости от назначения и статуса  нормативные документы целесообразно  представить в виде четырехуровневой системы.

     Первый  уровень – законы Российской Федерации  о бухгалтерском учете. К данному  уровню  относится Федеральный  закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. №129- ФЗ (в ред. Федерального закона от  08.05.2010 № 83-ФЗ), который регулирует основные положения бухгалтерского учета в Российской Федерации: объекты, задачи, понятия в учете, учетную политику, права и обязанности главного бухгалтера, основные требования к бухгалтерскому учету, содержание первичной документации регистров бухгалтерского учета, проведение инвентаризации, оценку имущества и обязательств, состав бухгалтерской отчетности, адреса и сроки ее представления, порядок хранения документов бухгалтерского учета. Кроме того, здесь же необходимо выделить Федеральный закон от 10.12.03 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (в ред. от ред. от 15.11.2010 № 294-ФЗ), а также Федеральный закон от 22.05.03 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (в ред. от 27.07.2010 N 192-ФЗ).

     Гражданский кодекс РФ, ч.I от 30.11.94г. № 51-ФЗ (в ред. от 07.02.2011 N 4-ФЗ), часть II (в ред. Федерального закона от 07.02.2011 N 4-ФЗ с изменениями и дополнениями, вступившими в силу с 1.03.2011 г.) регулирует правоотношения, возникающие в процессе хозяйственной или иной деятельности, основанные на праве собственности, договорных, имущественных и других обязательствах участников правоотношений. Поскольку бухгалтерский учет отражает хозяйственную деятельность организаций, то, естественно, он базируется на нормах Гражданского кодекса РФ, который реализует права собственности, заключение сделок, договоров, возникновение обязательств, их исполнение и т.п. Все это достоверно и полно должен отражать бухгалтерский учет.

     Трудовой  кодекс РФ (в ред. Федерального закона от 29.12.2010 г,) является основным актом  трудового законодательства РФ, регулирующим отношения участников трудового  процесса (работников и работодателей) в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы. Трудовой кодекс определяет цели и задачи трудового законодательства (ст. 1). Важной целью трудового законодательства является установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан. Это проявляется в том, что государство устанавливает гарантии как для всех работников (гарантии при приеме на работу, переводе на другую работу, по оплате труда, продолжительности отпуска и т.д.), определяет процедуру согласия между участниками трудовых отношений, а так же порядок разрешения индивидуальных и коллективных споров. Трудовой кодекс содержит нормы, цель которых создать благоприятные условия труда, обеспечить защиту прав и интересов работников и работодателей.

     Второй  уровень – нормативные акты Президента и Правительства РФ, других правительственных органов, которым предоставлено право разрабатывать и утверждать в пределах своей компетенции обязательные для исполнения нормы. Они используются при разработке положений на этапах регулирования системы нормативных документов. На данном уровне выделяется План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению (утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, (в ред. Приказов Минфина РФ от 08.11.2010 № 142н) который представляет собой упорядоченную номенклатуру перечня счетов, который должны применять и соблюдать все организации независимо от их организационно-правовой формы собственности. План счетов – это строго иерархическая структура, основу которой составляют синтетические счета (счета первого порядка) и субсчета (счета второго порядка). Счета бухгалтерского учета в плане счетов группируются по разделам в соответствии с их экономическим содержанием. Всего план счетов включает восемь разделов.

     На  втором уровне системы нормативных документов основными нормативными документами, регулирующими порядок учета денежных средств, являются:

• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.98 г. № 34н, (в ред. приказа Минфина РФ от 24.12.2010 г.);
• «Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» от 05.01.1998 г. № 14-п (ред. от 31.10.2002) (утв. советом директоров Банка России 19.12.1997 г., протокол № 47);
• «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99 в ред. Приказа Минфина России от 08.11.2010);
• «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006. в ред. Приказа Минфина РФ от 24.12.2010 № 186н).

     Третий  уровень считается методическим и состоит из методических указаний, инструкций, рекомендаций и иных аналогичных им документов, которые подготавливаются и утверждаются федеральными органами, министерствами и иными органами исполнительной власти, профессиональным объединением бухгалтеров на основе и в развитие документов первого и второго уровня. Методические рекомендации и инструкции призваны конкретизировать учетные стандарты в соответствии с отраслевыми и иными особенностями. В этот уровень входят:

• Письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 г. N 18 (ред. от 26.02.1996) «Об утверждении «порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» вместе с «Порядком ...», (утв. ЦБ РФ 22.09.1993 N 40);
• Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49.;
• Положение Центрального банка РФ от 03.10.02 г. № 2-П. «О безналичных расчетах в Российской Федерации» (в ред. от 22.01.2008 г.);
• Инструкция об обязательной продаже части валютной выручки на внутреннем валютном рынке Российской Федерации. Утверждена Центральным банком РФ 30.03.04 г. № 111-и. (в ред. от 29.03.2006 г.);
• Приказ Центрального банка РФ от 05.01.98 г. № 14-11 «Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» (в ред. от 31.10.2002 г.);
• Указание Центрального банка РФ от 07.10.98 г. № 375-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами».

     Четвертый уровень – инициативный уровень самой организации – объединяет документы, которые носят обязательный характер по организации и ведению бухгалтерского учета в разрезе отдельных видов имущества, обязательств и хозяйственных операций. Сюда относятся рабочие документы организации, предназначенные для внутреннего пользования. Утверждаются руководителем организации в пределах принятой учетной политики (например, рабочий план счетов, порядок проведения инвентаризации активов и обязательств предприятия, правила документооборота, технологии обработки учетной информации и другие).

      Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации  денежного обращения, организации  расчетов и кредитования в народном хозяйстве, укрепления платежной дисциплины и эффективного использования финансовых ресурсов организации, что вызывает необходимость тщательного контроля за соблюдением кассовой дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств, обеспечением их сохранности.

      Исходя  из этого, основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:

• обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей и поступлений, выявление дебиторской и кредиторской задолженности;
• своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств, денежных документов и расчетов;
• обеспечение изыскания дебиторской и погашения кредиторской задолженности и ссуд кредитных учреждений в установленные сроки;
• обеспечение сохранности денежных средств, денежных документов в кассе и других местах их хранения и выдачи, бесперебойное удовлетворение денежной наличностью неотложных нужд организации;
• изыскание возможностей наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих доход;
• создание условий для повседневного контроля за наличием и движением денежных средств

      Для обеспечения учета наличия и  движения денежных средств и хозяйственных операций, связанных с денежными средствами применяется система счетов бухгалтерского учета, предусмотренных в V разделе Плана счетов бухгалтерского учета «Денежные средства». Этот раздел включает счета: 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути», 58 «Финансовые вложения», 59 «Резервы под обесценение вложений в ценные бумаги». 

3.2 Учет кассовых операций и денежных документов 

     Все свободные денежные средства организации  и другие юридические лица независимо от формы собственности и вида деятельности обязаны хранить в  учреждении банка.

     Однако  для мелких текущих производственных расходов наличными, для расчетов с работниками по оплате труда, выдачи денег под отчет и т.д. в каждой организации создается касса. Полную ответственность за сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе, несет кассир.

     ООО «Ландыш» производит расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки. Для осуществления расчетов наличными деньгами ООО «Ландыш» имеет кассу и ведет кассовую книгу по установленной форме. Прием наличных денег при осуществлении расчетов с населением производится организацией с применением контрольно-кассовых машин. При получении наличных денег в банках организация расходует денежные средства на те цели, которые обозначены в чеке.

     При приеме на работу ООО «Ландыш» заключает с кассиром договор о полной материальной ответственности работника за переданные ему под отчет материальные ценности (по форме № 191). В соответствии с приложениями к «Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации» (письмо ЦБ РФ от 04.10.93 № 18) директором организации создаются условия для обеспечения сохранности денежных средств, которые заключаются в:

• обеспечении сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке;
• технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс организации;

     При получении денег в банке, для  расчетов с работниками по оплате труда, кассиру выделяется автомашина, с целью безопасной доставки денежных средств, при этом директор организации  предоставляет кассиру охрану. При  транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

• разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
• допускать в салон транспортного средства лиц не назначенных директором организации для их доставки;
• следовать пешком, пользоваться попутным или общественным транспортом;
• посещать магазины, рынки и другие тому подобные места;
• выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставки денег и ценностей по назначению.

     Для обеспечения надежной сохранности  наличных денежных средств и ценностей  касса ООО «Ландыш» отвечает следующим требованиям:

• является изолированной от других служебных и подсобных помещений и располагается на промежуточном этаже;
• имеет капитальные стены, прочное перекрытие пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;
• закрывается на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, дощатую, однопольную, имеющую изнутри металлическую цепочку, смотровой глазок, запирающуюся на два внутренних врезных замка, внутреннюю, открывающуюся вовнутрь, изготовленную в виде стальной решетки, а также металлический засов;
• имеет специальное окошко для проведения операций с персоналом организации или клиентами, закрывающееся изнутри на деревянную дверцу, обитую с двух сторон листовым металлом. С внутренней стороны дверца запирается на металлическую накладку с надежным навесным замком;
• оконные проемы укреплены металлическими решетками в местах кассы, доступных для проникновения в нее с внешней стороны, имеется сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;
• имеется исправный огнетушитель и охранно-пожарная сигнализация.

     После окончания рабочего дня кассир пересчитывает  денежную наличность в кассе, сверяет ее с книжным остатком и опечатывает сейф и помещение кассы. Ключи от сейфа и печати хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах, – у директора организации.

     Учреждением банка устанавливается лимит  кассы лимит кассы, т.е. предельная сумма остатка денежных средств, которая может храниться в кассе организации. Лимит кассы устанавливается обслуживающим учреждением банка на основании заявления организации.

     В основе установления лимита кассы лежат  два фактора:

• сумма поступления наличной денежной выручки за последние три месяца;
• сумма выплат (выдачи) денежных средств из кассы (кроме расходов на оплату труда и выплат социального характера) за этот же период.

     В расчете устанавливаются режим  и порядок сдачи выручки, а  также указываются фонд заработной платы и срок ее выплаты. Расчет подписывается руководителем и главным бухгалтером предприятия с оттиском печати.