Управління крізь призму типології управлінських задач

Слід підкреслити, що технологізація процесу управління і алгоритмізація управлінської  діяльності дуже щільно пов'язані одне з одним.

Технологія управління ЗНЗ – це сукупність взаємопов'язаних принципів, змісту, форм і методів, які  використовуються керівником при реалізації функцій управління для досягнення цілей діяльності ЗНЗ.

Алгоритм управління ЗНЗ – це процес забезпечення чіткої послідовної реалізації управлінських  функцій з боку керівника (адміністративного  органу) з урахуванням чинних законодавчих і нормативних положень, організаційної культури педагогічного колективу, зовнішнього впливу, орієнтованих на розв'язання конкретних завдань.

Для ефективної роботи ЗНЗ  кожен адміністратор повинен  відповідати в своїй повсякденній праці за управління певною кількістю підсистем діяльності ЗНЗ, що дозволить будувати управління на наукових засадах. Таким чином, кожним представником адміністрації закладу освіти використовується декілька алгоритмів управління. У зв'язку з цим нами було введено поняття блоків відповідальності адміністрації ЗНЗ (БВ).

Запропоновані алгоритми  управління спрощують процедуру  створення програмного забезпечення, яке автоматизує процес управління, особливо стосовно циклічних трудомістких дій адміністрації ЗНЗ. Виходячи з цього, була створена комплексна комп'ютеризована задача “Алгоритми управління ЗНЗ”. До її складу входять комп'ютеризовані задачі, які відповідають кожному із визначених нами алгоритмів управління ЗНЗ.

Після аналізу інформаційних  потоків і виділення циклічної трудомісткої частини роботи адміністрації ЗНЗ були створені комп'ютеризовані задачі підтримки, які систематизують, автоматизують і роблять ефективнішою діяльність учасників управління ЗНЗ. До них нами віднесені задачі: “Співробітники”, “Шкільна мережа”, “Навчальні плани”, “Контингент учнів”, “Табель використання робочого часу”, “Тарифікація”.

Створене єдине комп'ютерне забезпечення стикується з блоками  відповідальності адміністрації закладу  і є складовою частиною управління районною або муніципальною освітньою системою.

На основі розроблених  теоретичних положень нами була розроблена структурна модель системи алгоритмізованого  управління з використанням комп'ютерних  технологій. В основі запропонованої моделі знаходяться комп'ютеризовані  алгоритми управління ЗНЗ та комбінування їх з комп'ютеризованими задачами підтримки, що згруповані по АРМ, які в свою чергу, об'єднуються в програмно-технічний комплекс ЗНЗ «Ефективна школа – ХХІ».

Основною метою проведення експерименту був доказ позитивного  впливу на процес управління ЗНЗ використання розроблених алгоритмів та комп'ютеризованих задач підтримки, які складають запропоновану структурну модель системи алгоритмізованого управління ЗНЗ з використанням комп'ютерних технологій.

Невпинне збільшення управлінської інформації, зростання соціальної ролі особистості та інтелектуалізація її праці, швидка зміна техніки і технологій потребують постійного розвитку, модернізації освіти, приведення її стану і можливостей у відповідність із соціально-економічними потребами суспільства, що розвивається, з індивідуальними потребами людини, що бажає отримати освіту.

Одним з головних напрямів у цій  виключно важливій загальнодержавній  справі є удосконалення системи  галузевого управління на основі широкого впровадження в процеси управління освітою на всіх її організаційних рівнях інформаційно-комунікаційних технологій (ІКТ). У свою чергу, це передбачає розвиток методів, засобів і технологій формування й використання інформаційного забезпечення процесів галузевого планування та управління, робить необхідним створення такої будови галузевої інформаційної бази, яка б була зорієнтована на максимально можливе і продуктивне застосування ІКТ.

Як першочерговий етап удосконалювання  інформаційного забезпечення процесів галузевого планування та управління будемо розглядати етап переведення існуючого інформаційного забезпечення цих процесів у системі освіти, орієнтованого на традиційну, переважно ручну (у тому числі за допомогою електронних клавішних обчислювальних машин) технологію оброблення даних, у новий стан, відмінною стороною якого є орієнтація методів і засобів інформаційного забезпечення на автоматизовану, переважно комп’ютерну технологію оброблення даних.

Виділимо низку проблем  інформаційного забезпечення традиційних  процесів планування й управління системою освіти, які обумовлені системно-технічними й організаційно-структурними особливостями реалізації каналу (між навчальними закладами і відповідними органами галузевого і територіального управління) формування галузевої бази даних статистичної звітності загальноосвітніх навчальних закладів. До числа таких проблем слід віднести:

• недостатню пропускну здатність каналу формування галузевих баз даних відносно необхідного обсягу даних, які передаються й опрацьовуються, що змушує знижувати обсяги інформації, яка використовується в управлінні у разі переходу від нижніх рівнів управління системою освіти до верхнього. Водночас на кожному з організаційних рівнів системи освіти дані, що застосовуються для управління, агрегуються (знижується глибина деталізації інформації), що не дозволяє реалізувати в практиці управління цілу низку управлінських задач (у тому числі багаторівневих), робить необхідним істотне спрощення цих задач (суттєве зниження рівня їх адекватності реальним процесам, що протікають в освіті) і, як наслідок, приводить до зниження точності розрахунків за цими задачами (у деяких випадках навіть до неприйнятних значень);
• низький рівень оперативності передачі даних між рівнями управління і їх оброблення на різних організаційних рівнях системи освіти, що знижує оперативність формування управлінських рішень, обмежує за часом можливості розроблення необхідної і достатньої кількості варіантів таких рішень;
• обмежені операціональні можливості обробки даних на різних організаційних рівнях системи освіти (низький рівень автоматизації праці), що за великих обсягів оброблюваних даних, досить трудомістких алгоритмах їх оброблення (особливо для операцій контролю, реорганізації, пошуку й аналітичної обробки даних) і обмеженості часу, що виділяється на ці цілі, неминуче приводить до появи в управлінській інформації додаткових помилок, що не усуваються (через обмеження операціональних ресурсів)  на даному рівні управління; за цих же причин, часто не усуваються помилки в інформації, що надходить на даний рівень управління від зв'язаних з ним нижчих організаційних рівнів системи освіти;
• істотну різницю операціональних можливостей оброблення даних у межах одного організаційного рівня системи освіти, що не дозволяє досягти єдності методичного забезпечення процесів формування управлінських даних і забезпечити переважне використання типових проектних рішень щодо їх оброблення;
• багаторівневість і багатоетапність оброблення даних у разі істотних змін алгоритмів їх оброблення і форм представлення, що помітно збільшує загальну трудомісткість робіт і підвищує ймовірність внесення в управлінську інформацію перекручувань (у тому числі навмисних), особливо тих, котрі погано піддаються виявленню за результатами контролю даних;
• невідповідний часу соціальний, змістовий та організаційно-технологічний рівень (культура) праці з обробки управлінських даних в органах управління освітою (непрестижна, низькооплачувана, переважно ручна праця, що за загальної високої трудомісткості і низького рівня автоматизації робіт носить рутинний, неритмічний характер з піковими перевантаженнями), що породжує кадрові проблеми (складність підбору, висока плинність, недостатня кваліфікація кадрів) і, як результат, істотно позначається на вірогідності інформації, що використовується в управлінні.

Перераховані проблеми в цілому є основними, багато в чому взаємозалежними причинами недостатньої точності перетворення управлінської інформації під час формування галузевої бази даних статистичної звітності, роблять цю базу даних суттєво неадекватною реальним процесам і об'єктам системи освіти. Ці проблеми, практично, виражаються у відсутності єдиної та адекватної інформаційної основи прийняття рішень в багаторівневій системі галузевого управління, що в поєднанні з низьким рівнем соціально-економічної ефективності робіт з формування зазначеної бази даних помітно знижує ефективність усього галузевого управління.

Одним із продуктивних підходів, що значною мірою спрямований на розв’язання зазначених проблем, є розвиток структури комп’ютерних систем опрацювання статистичної звітності для забезпечення управління освітою. Цей підхід, власне, передбачає суттєве вдосконалення галузевого документообігу статистичної звітності, визначає і пропонує заходи щодо його розвитку відповідно до потреб практики і наявних ресурсних можливостей реалізації каналу формування галузевої інформаційної бази управління освітою.

Розглядаючи документообіг  як системний процес, можна виділити такі його основні атрибути: реквізитний  склад документів, структура документів, (сукупність взаємозв’язків між реквізитами документів), структура документообігу (сукупність взаємозв’язків між самими документами або схема документообігу), технологія оброблення документів. Визнаючи важливість удосконалення всіх складових процесу документообігу, підкреслимо, що за умов удосконалення цього процесу на основі ІКТ, на перший план висувається питання розподіленої за організаційними рівнями управління освітою технології оброблення документів, яка має врахувати особливості процесу формування складу і структури статистичної звітності на кожному з цих рівнів.

Наявна технологія оброблення статистичної звітності є основою створення інформаційного забезпечення на кожному з рівнів управління освітою. Нині для керівників районного та обласного рівнів якісне інформаційне забезпечення, основу якого складає статистична звітність є необхідною умовою підвищення ефективності управління регіональними системами освіти. Водночас якість інформаційного забезпечення управління можна визначити за такими основними критеріями: повнота інформації, її достовірність та оперативність опрацювання. Розраховувати на успіх можна тільки тоді, коли вдосконалення документообігу буде здійснюватись комплексно, за всіма трьома критеріями. Одначе, нині діюча технологія опрацювання статистичної звітності повністю не відповідає жодному з цих критеріїв. У першу чергу, це зумовлено тим, що на кожному рівні управління, майже повністю застосовуючи ручну технологію опрацювання даних статистичної звітності, створюється своє інформаційне забезпечення з відповідним рівнем інтеграції даних, що значно зменшує як оперативність і достовірність інформаційної бази, так і позбавляє можливість доступу вищих рівнів управління до найбільш об’єктивної і реальної первинної інформації.

За такою технологією  терміни оброблення даних статистичної звітності розтягуються на неприпустимо довгий час. За невеликий період працівники районних і обласних рівнів мають виконати досить великий обсяг робіт з прийому первинних статистичних звітів за формою ЗНЗ-1, їх контролю і формування районних та обласних звітів за формою 76-РВК. Тобто, зведена статистична звітність на початок навчального року з’являється на республіканському рівні тільки в кінці жовтня. Процес формування статистичних звітів за формами Д-4, Д-5, Д-6, Д-7, Д-8, Д-9 з первинної форми ЗНЗ-1 на районних і обласних рівнях продовжується аж до листопада. Останні статистичні звіти по загальноосвітніх навчальних закладах за формами Д-5 і Д-8 надходять тільки в грудні.

Таким чином, загальні терміни  оброблення статистичної звітності  загальноосвітніх навчальних закладів на початок навчального року за такою технологією розтягуються майже на чотири місяці. Чи можна розраховувати на достовірність та цінність такої інформації, чи не втратила вона свою актуальність? Так, безперечно втратила. За цей час у системі освіти відбулись суттєві зміни, а управлінці вимушені приймати свої рішення, користуючись неадекватною інформацію. Тому на практиці непоодинокі випадки, коли управлінські рішення п риймаються не тільки невчасно, а й є помилковими.

Рис.6. Технологія оброблення статзвітності від ЗНЗ по рівнях управління (станом на початок 2008 року)

Як показав аналіз, найбільш напруженим і трудомістким у діючій технології оброблення статистичної звітності є районний рівень управління освітою (районні відділи освіти), де відбувається найскладніший з технологічної точки зору процес оброблення статистичної звітності – процес формування з первинної статистичної звітності за формою ЗНЗ-1 (звітність загальноосвітніх навчальних закладів) усіх регламентованих форм статистичної звітності районного рівня управління (76-РВК, Д-4, Д-5, Д-6, Д-7, Д-8, Д-9). У свою чергу, на обласному рівні управління з цих статистичних звітів шляхом простого сумування даних районних звітів формуються обласні статистичні звіти за кожною із зазначених форм.

Розглянемо, яке ж місце  в діючій технології оброблення статистичної звітності займають ІКТ. Як видно з рис.5, комп’ютерна обробка статистичної звітності починається тільки з обласного рівня, тобто з рівня, на якому, як уже зазначалось, здійснюється тільки сумування агрегованої інформації, що представлена в районних звітах. Тому, відносно нескладні за обсягами й алгоритмами процедури оброблення статистичних даних на обласному рівні управління не дозволяють розраховувати на суттєве покращення якості інформаційного забезпечення управлінських процесів.

На наш погляд, для  успішного і якісного формування єдиного для всіх рівнів управління освітою інформаційного забезпечення впровадження ІКТ має починатись на рівні загальноосвітнього навчального закладу та на районних рівнях управління освітою. Реалізація наскрізної комп’ютерно орієнтованої технології, що розгортається, починаючи з шкільного рівня, сьогодні є можливою тільки в тих регіонах, де комп’ютеризація шкіл практично закінчена. Мова йде про ті регіони, де всі загальноосвітні навчальні заклади вже мають сучасні комп’ютерні засоби, що можуть бути застосовані для формування інформаційних баз даних з обліку педагогічних працівників, контингенту учнів, матеріальної бази та інших баз даних, які складають інформаційну основу формування первинної статистичної звітності на рівні навчального закладу [41].

Упровадження ІКТ для  забезпечення комп’ютерно орієнтованого  процесу оброблення статистичної звітності  загальноосвітніх навчальних закладів на районному рівні є справою найбільш реальною, оскільки всі (майже всі) районні відділи освіти України вже оснащені сучасними комп’ютерними засобами. Та й кількість загальноосвітніх навчальних закладів у районах відносно невелика (від 5 до 70 шкіл). За такою кількістю статистичних звітів за формою ЗНЗ-1 формування первинної інформаційної бази може бути виконано в стислі терміни (1-3 дні). Створена таким чином інформаційна база первинної статистичної звітності на районних рівнях може бути основою для створення єдиного інформаційного забезпечення всіх рівнів управління освітою. Наявність таких інформаційних баз за формою ЗНЗ-1 на обласному рівні дасть можливість доступу працівників цього рівня управління до інформації по кожному загальноосвітньому навчальному закладу області, що значно покращить інформаційне забезпечення прийняття управлінських рішень. Крім того, за такою технологією майже вдвічі скорочуються терміни загального циклу оброблення статистичної звітності при одночасному підвищенні достовірності статистичної інформації.

Одначе, найбільш результативним напрямом удосконалення технології формування галузевої статистичної звітності є впровадження ІКТ  на рівні загальноосвітніх навчальних закладів. Водночас досягається найбільший ефект щодо комплексного слідування критеріям ефективності формування єдиної інформаційної галузевої бази статистичних даних по загальноосвітніх навчальних закладах. І, як наслідок, достовірність інформаційної бази й оперативність її оброблення в галузі досягає найвищого рівня.

На рис. 6 (дивись додаток) представлено розвиток структури інформаційних потоків каналу формування галузевої бази статистичних даних під час переходу від традиційної до автоматизованої технології галузевого управління. Забезпечуючи такий розвиток інформаційної структури каналу формування галузевої інформаційної бази, вдається значно позбавитись перерахованих вище проблем. Водночас, що особливо важливо, галузеві й територіальні органи управління на кожному з організаційних рівнів системи освіти одержують доступ до всієї бази даних (до рівня її елементів, що в деякій їх сукупності характеризують окремі навчальні заклади), у той час як органи управління освітою цілком звільняються від робіт з формування цієї бази даних.